“อาจารย์ขา ช่วยหนูด้วย ทุกๆวันหนูต้องทำแฟ้มรายงานส่งให้กับสาขาหลายสิบแห่ง นี่ขนาดใช้ Pivot Table ช่วยแล้วนะคะ ยังต้องมาตัดโน่นมาต่อนี่แยกข้อมูลให้แต่ละสาขาใช้ เหนื่อยและเบื่อมากๆ”
พอถามว่าทำไมไม่ปล่อยให้สาขาทำเองบ้าง ก็ได้รับคำชี้แจงว่าเพราะพนักงานที่สาขาต้องการดูรายงานที่พร้อมใช้งานได้ทันที จึงเป็นภาระทำให้ทางนี้ต้องทำทุกอย่างแบบชงสำเร็จรูปให้เลย ผมเห็นแล้วน่าสงสารมาก แนะนำให้เปลี่ยนวิธีที่ใช้เดิมไปสร้างสูตรแทนดีกว่า
ใครก็ตามที่ใช้ Excel แล้วยังต้องเสียเวลาทั้งวันทำรายงานแบบเดิมๆซ้ำแล้วซ้ำอีก นั่นแสดงว่ายังใช้ Excel ไม่ถูกวิธี
ตัวชี้วัดความสุขว่าคุณใช้ Excel อย่างฉลาดแล้วหรือไม่ ให้ดูจากระยะเวลาที่คุณใช้ไปกับการนั่งอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์กับเวลาว่างสร้างความสุขให้กับชีวิต เวลาแบบใดมีให้มากกว่ากัน
ถ้าคุณต้องใช้เวลาจากเช้าจนเย็นก็ยังกลับบ้านไม่ได้ หรือเสาร์อาทิตย์ยังต้องเอางานกลับไปทำที่บ้านต่ออีก แม้ไม่ได้นั่งอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์แต่ยังต้องห่วงกังวลถึงงานที่ยังทำไม่เสร็จอยู่ทั้งวัน แสดงว่าคุณตกเป็นทาสของเทคโนโลยี คุณไม่ได้เป็นเจ้านายของ Excel แต่ Excel ต่างหากที่เป็นเจ้านายของคุณ แสดงอาการออกมาให้เห็นเป็นโรคกระเพาะ ตื่นเช้าแล้วไม่อยากลุกมาทำงาน อยากเปลี่ยนงาน อยากลาออก
ก่อนจะกลายเป็นเจ้านายของ Excel ได้นั้นต้องเริ่มตั้งหลักจากตัวคุณเองก่อนด้วยประโยคสั้นว่า
“ครั้งเดียวเท่านั้น”
หลักการใช้ Excel หรือโปรแกรมอื่นใดก็ตาม เมื่อสร้างแฟ้มเพื่อสร้างรายงานใดต้องเสียเวลาสร้างเพียงครั้งเดียวเท่านั้น นี่แหละจึงเรียกได้ว่าเป็นการคอมพิวเตอร์ ไม่ใช่ใช้แบบเครื่องคิดเลขหรือเครื่องพิมพ์ดีดที่ต้องเสียเวลาเริ่มต้นใหม่ทุกครั้ง
เมื่อจับเวลาที่ใช้กับ Excel คุณต้องเสียเวลามากหน่อยในการวางแผน ออกแบบตาราง เลือกใช้สูตร และสร้างแฟ้มงานขึ้นมา แต่เมื่อต้องนำแฟ้มนั้นมาใช้ซ้ำต้องหาคำตอบใหม่ได้ในทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลาแก้ไขอะไรอีก
ขอให้คิดไว้เสมอว่า เรื่องใดก็ตามที่คนในโลกนี้ต้องการจาก Excel และเป็นวิธีการที่มีขั้นตอนแน่นอนเป็นมาตรฐาน เรื่องเหล่านั้นต้องใช้ Excel ทำได้อยู่แล้ว อย่ารีบร้อนตอบว่าใช้ Excel ทำไม่ได้
ค่อยๆคิดสูตรไปทำไปแก้ไขไป ช่วงแรกๆอาจยังมีขั้นตอนเยิ่นเย้อหรือใช้สูตรยาวหน่อย แต่เมื่อคุณเก่งขึ้น รอบรู้ Excel มากขึ้น คุณจะคิดขั้นตอนและสูตรที่ลัดขึ้นกว่าเดิมได้เอง อย่าห่วงเรื่องขนาดแฟ้มหรือความเร็วที่ Excel คำนวณให้มากนัก
พยายามหลีกเลี่ยงการสร้างงานที่เกิดจากการใช้คำสั่งบนเมนูให้มากที่สุด ต่อให้คลิกเพียงไม่กี่ครั้งแต่คุณต้องทำใหม่ทุกครั้งเพื่อหาผลลัพธ์ที่ได้จากการใช้คำสั่งบนเมนู เมื่อเวลาผ่านไปนานๆใครบ้างยังจำได้ว่าต้องใช้เมนูไหนและมีขั้นตอนคลิกทีละขั้นอย่างไรบ้าง อีกทั้งจะใช้งานต่อเองไม่ได้เลยเมื่อส่งแฟ้มให้เจ้านายของคุณใช้ต่อ สุดท้ายหัวหน้าก็ต้องเสียเวลารอให้ลูกน้องทำใหม่ให้อีกแล้ว
ค่าของคน ไม่ใช่ดูแค่ผลของงาน แต่ต้องดูวิธีที่เขาสร้างงานขึ้นด้วยว่าฉลาดไหม แฟ้มงานที่สร้างขึ้นอย่างฉลาดต้องหาคำตอบใหม่ให้ทันที โดยไม่ต้องเสียเวลาใช้มือไปหยิบเมาส์มาคลิกเมนูสั่งทีละขั้น
แค่ลอกตารางข้อมูลมาใส่ลงไปในชีท โดยไม่จำเป็นต้องมัวเสียเวลาไปจัดหน้าตาตารางข้อมูลใหม่แม้แต่น้อย สูตรเพียงไม่กี่สูตรที่คุณเสียเวลาสร้างไว้เพียงครั้งเดียวเท่านั้น ได้แก่ IF And OR Choose VLookup Match Index SumIF SumArray SumProduct จะช่วยหาคำตอบให่ได้ทันที
พยายามให้มากขึ้นแล้วคุณจะมีความสุขในชีวิต
