🥵 "หาค่าไม่เจอว่าอยู่ตรงไหน เจอแล้วกรอกผิดที่เสียอีก" ทำยังไงให้ใส่สีสวยๆว่าอยู่ตรงนี้
ปัญหานี้เป็นกันทั้งนั้นใช่ไหม ยิ่งเดี๋ยวนี้ใช้โน้ตบุ้คจอเล็กนิดเดียว เพ่งมองแล้วมองอีก เสียเวลาตั้งนานกว่าจะหาเจอว่าเรื่องนั้นอยู่ตรงไหน พอกรอกค่าใหม่ลงไปก็ไม่แน่ใจเสียอีกว่าเมื่อตะกี้กรอกถูกเซลล์หรือไม่
เครื่องมือที่ช่วยแก้ปัญหานี้ต้องใช้ Conditional Formatting ร่วมกับ Data Validation ครับ
👉 Conditional Formatting ทำหน้าที่ใส่สีสวยๆเพื่อบอกตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการว่าอยู่ตรงนี้
👉 Data Validation ทำหน้าที่ตรวจสอบค่าที่กรอกลงไปว่ากรอกถูกที่
เครื่องมือทั้ง 2 อย่างนี้ มีวิธีการใช้งานเหมือนกัน โดยเริ่มต้นจากเลือกพื้นที่ตารางส่วนที่ต้องการลงไป จากนั้นใช้สูตรตรวจสอบตำแหน่งเซลล์แบบเดียวกัน เช่น ตามภาพนี้ต้องการหาตำแหน่งเซลล์ที่หัวตารางด้านบนเป็นคำว่า bbb ตัดกับหัวตารางด้านซ้าย nnn
- ให้เลือกพื้นที่ตาราง C3:E5
- ใช้สูตรตรวจสอบตำแหน่งเซลล์ =C$2&$B3=$B$10&$B$11
เซลล์ D4 ตรงแนวที่ตัดกัน จะเปลี่ยนเป็นสีเขียวให้เห็นชัดเจนว่าอยู่ตรงนี้ และจะกรอกค่าได้เฉพาะเซลล์ D4 นี้เพียงเซลล์เดียวเท่านั้นด้วย หากกรอกผิดตำแหน่งจะถูก Excel โวยวายขึ้นมาเตือนทันที โดยไม่จำเป็นต้องไปสั่ง Protect Sheet แม้แต้น้อย
🧐 บางคนทำตามที่เขียนนี้ไว้เป๊ะๆแต่ทำยังไงก็ไม่ได้สักที แก้แล้วแก้อีกก็ยังไม่ได้ ... เคล็ดลับของวิธีการนี้อยู่ที่วิธีการใช้เมาส์เลือกพื้นที่ครับ
👉 ต้องใช้เมาส์คลิกเลือกเซลล์จาก C3 ไล่ลงมาด้านล่างจนถึงเซลล์ E5 หรือเรียกว่าคลิกลากลงมาจากบนซ้ายมาล่างขวาสุด ตามลูกศรชี้ในภาพ
✋ ห้ามเลือกจากด้านล่างไปด้านบน ห้ามเลือกจากขวาบนมาล่างซ้ายเด็ดขาด
☝️ ทำไมน่ะเหรอ
เพราะสูตรที่ใช้ =C$2&$B3=$B$10&$B$11 จะวิ่งตรวจสอบหัวตารางให้เองทันทีตามทิศทางของการใช้เมาส์เลือกพื้นที่ครับ
➡️ C$2 ใส่ $ ไว้หน้าเลข 2 ก็จะวิ่งตรวจสอบค่าในเซลล์ C2 D2 E2 ด้านบน
⬇️ $B3 ใส่ $ ไว้หน้าตัว B ก็จะวิ่งตรวจสอบค่าในเซลล์ B3 B4 B5 ด้านข้าง
🧐 เคล็ดการสร้างสูตรแบบนี้ให้ใช้เซลล์เดียวจากแนวคู่ขนานกับพื้นที่มีใช้เมาส์ลากด้วย เช่น เลือกพื้นที่ C3:E5 ซึ่งเริ่มจากเซลล์ C3 ดังนั้นตัวสูตรก็ต้องอ้างอิงจากเซลล์ C2 กับ B3 ด้วย สูตรจะวิ่งไปให้เองตามพื้นที่ที่เลือกไว้
เมื่อจับหลักนี้ได้จะช่วยทำให้สามารถกำหนดแนวของสีและการกรอกข้อมูลได้โดยการทำตั้งตารางเพียงครั้งเดียวเสร็จ โดยไม่ต้องเสียเวลาไปทำทีละเซลล์หรือทีละแนวตั้งแนวนอน
+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++++
แฟ้มตัวอย่างนี้ชื่อ Management by Exception อยู่ในหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel ครับ บทที่ 69 "Management by Exception แล้วหัวหน้าจะชอบใจ"
