การคำนวณแล้วได้คำตอบถูกต้อง เป็นสิ่งที่ทุกคนคาดหวังจาก Excel โดยจะถูกต้องหรือไม่นั้น ไม่ได้ขึ้นกับคำตอบที่คุณต้องการเท่านั้น แต่ยังเป็นหลักการที่ถูกกำหนดไว้ระดับประเทศอีกด้วย เป็นหลักมาตรฐานของทั้งโลก ซึ่งกำหนดไว้ว่า ตัวเลขเงินของไทย "ต้อง" ใช้ทศนิยม 2 หลัก และเมื่อคำนวณเงินของชาติใดก็ต้องใช้ให้ถูกต้องตามหลักของชาตินั้น
ค่าเงินของประเทศโดยทั่วไปใช้ทศนิยม 2 หลัก บางประเทศใช้ 3 หลัก ส่วนเงินเยนของญี่ปุ่นไม่ได้ใช้เศษทศนิยมแม้แต่หลักเดียว
ดังนั้นเมื่อใช้ Excel คำนวณเกี่ยวข้องกับค่าเงินและต้องนำค่านั้นไปแสดงกับคนทั่วไป ต้องใช้ทศนิยม 2 หลักเสมอ ซึ่งสูตรที่เกี่ยวข้อง ได้แก่
👉 สูตร =Round(ตัวเลข, จำนวนหลัก) ใช้สำหรับการปัดค่า
=Round(123.45,0) คืนค่า 123
=Round(123.45,1) คืนค่า 123.5
=Round(123.45,-1) คืนค่า 120
=Round(123.45,-2) คืนค่า 100
👉 สูตร =Trunc(ตัวเลข, จำนวนหลัก) ใช้สำหรับการตัดค่า
=Trunc(123.45,0) คืนค่า 123
=Trunc(123.45,1) คืนค่า 123.4 ต่างจาก Round
=Trunc(123.45,-1) คืนค่า 120
=Trunc(123.45,-2) คืนค่า 100
👉 สูตร =Int(ตัวเลข) ใช้สำหรับปรับเป็นตัวเลขจำนวนเต็ม(ที่น้อยกว่าค่าเดิม)
=Int(1.23) คืนค่า 1
=Int(-1.23) คืนค่า -2
😎 แล้วจำเป็นต้องใช้สูตรปรับตัวเลขเงินที่คำนวณได้ให้เป็นทศนิยม 2 หลักทุกเซลล์หรือไม่
ถ้าค่านั้นจำเป็นต้องนำไปใช้เพื่อให้ตรงกับเอกสารทางการเงิน เช่น ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี การจ่ายค่าแรงหรือเงินเดือน ก็จำเป็น แต่ถ้าใช้ตัวเลขภายในบริษัทเช่นใช้ในการทำงบประมาณก็ไม่จำเป็นต้องไปปรับค่า
นอกจากเรื่องของเงินแล้ว เรื่องจำนวนสินค้า ปริมาณ ระยะทาง ระยะเวลาก็ต้องกำหนดให้ละเอียดเท่าที่จำเป็น ถ้าไปควบคุมการทำงานให้ใช้ 234.5678 วินาทีก็อาจจะเกินไป ซึ่งเรื่องนี้ต้องกำหนดให้เหมาะสมกับเรื่องนั้นๆ
ที่สำคัญซึ่งหลายคนไม่เคยทราบกันมาก่อน คือ การคำนวณของ Excel อาจจะเพี้ยนได้อย่างที่นึกไม่ถึง อาจได้ค่าที่น้อยลงหรือมากขึ้นอีกนิดตรงเศษทศนิยม เช่น
=2.3-2.2 จะได้คำตอบเท่ากับ 0.0999999999999996
=22.3-22.2 จะได้คำตอบเท่ากับ 0.100000000000001
=Mod(123.45,1) จะได้คำตอบ 0.450000000000003
เมื่อใดที่ได้ตัวเลขจากการคำนวณ มีโอกาสได้เศษแปลกๆเกิดขึ้นได้เสมอ ดังนั้นหากต้องนำตัวเลขที่ได้จากการคำนวณไปใช้ต่อในการตัดสินใจด้วยสูตร IF VLookup XLookup Lookup Match หรือใช้เทียบกับสมการใดๆก็ตาม ไม่ว่าจะ = > < >= <= <> ก็ต้องปรับค่าด้วยสูตรก่อนให้เข้ากับเงื่อนไขที่ใช้อยู่
🖐 นอกจากนี้ต้องระวังศัตรูที่น่ากลัวที่สุดในการคำนวณ นั่นคือการใช้ Format เพื่อกำหนดรูปแบบของตัวเลข เพราะสามารถทำให้ตัวเลขที่แสดงให้เห็นนั้นไม่ตรงกับตัวเลขที่แท้จริงที่คำนวณได้ และห้ามใช้คำสั่ง Precision as Displayed เพราะจะทำให้ Excel เปลี่ยนค่าในเซลล์ตาม Format ที่ใช้ต่อไปอีก ส่งผลให้หมดความเชื่อถือได้ทันที
