Save แฟ้มที่ลิงก์กันยังไง ให้เจ๋ง ไม่เจ๊ง

.
คุณเป็นคนหนึ่งที่ชอบ Auto save หรือติดนิสัยคลิก Save หรือเปล่าครับ ถ้าใช่ เคยเจอไหมว่า แฟ้มที่จัดเก็บลงไปนั้น ยังไม่ได้แก้ไขให้ถูกต้องหรอก กำลังแก้โน่นแก้นี่ เพิ่งลบตารางตรงนั้นตรงนี้ทิ้ง กลับเอาข้อมูลเก่ามาดูไม่ได้อีก เพราะมือไวไปคลิก Save ทับแฟ้มเดิมไปแล้ว
.
ขอให้ฝึกมือตัวเองใหม่ว่า เวลาจะ Save ให้ตั้งสติให้ดีแล้วเลือก Save as แทน โดยตั้งชื่อแฟ้มใหม่ แฟ้มเดิมก่อนแก้ไขจะได้ไม่หายไปไหน
.
ถ้าต้องการเปลี่ยนชื่อแฟ้มที่จะ Save แล้วแฟ้มนั้นเป็นแฟ้มต้นทางมีการลิงก์ข้อมูลไปใช้ที่แฟ้มอื่น ก่อนจะ Save ให้เปิดแฟ้มปลายทางที่รับข้อมูลจากแฟ้มต้นทางขึ้นมาก่อน เพื่อทำให้แฟ้มปลายทางรับรู้ว่าแฟ้มต้นทางเปลี่ยนชื่อไปแล้วนะและสูตรลิงก์ที่ทำข้ามแฟ้มไว้จะปรับแก้ชื่อแฟ้มต้นทางใหม่ให้ทันที
.
จะทราบได้ยังไงล่ะว่า แฟ้มไหนเป็นแฟ้มปลายทางหรือแฟ้มต้นทาง
.
จดไว้ครับ ทำบันทึกไว้เสมอให้เป็นแผนที่ว่าแฟ้ม A ---> แฟ้ม B ---> แฟ้ม C เพื่อแสดงว่าแฟ้ม A เป็นแฟ้มต้นทางของแฟ้ม B ซึ่งตัวแฟ้ม B เป็นแฟ้มปลายทางแต่ก็ยังเป็นแฟ้มต้นทางของแฟ้ม C
.
แม้ว่าที่เมนู Data > Workbook Links (เดิมชื่อ Edit Links) จะแสดงชื่อแฟ้มที่เป็นต้นทางหรือ Source ว่าเป็นแฟ้มชื่ออะไร แต่ก็จะแสดงแค่คู่ของแฟ้มที่ลิงก์กันเช่น A เป็น Source ของ B เท่านั้น ไม่แสดงการลิงก์ทั้งหมดไปถึง C ด้วย
.
ดังนั้นแนะนำให้จดเองทำเป็นไดอารี่บันทึกประจำวันในการสร้างงานไว้ดีกว่า เมื่อจะเปลี่ยนชื่อแฟ้ม จะได้เปิดแฟ้มทั้ง A B C ขึ้นมาก่อนแล้วจึงสั่ง Save as เปลี่ยนชื่อแฟ้มได้ตามสบาย
.
ปกติผมจะเติมท้ายชื่อแฟ้มต่อไปอีกนิด ใส่ตัวอักษร a b c ไล่ไปเรื่อยๆ หรือถ้ามีการแก้ไขนิดหน่อยก็จะเติมเลข 01 02 03 ต่อท้ายตัว a เพื่อบอกว่าแฟ้มไหนมาก่อนมาหลัง
.
เมื่อถึงเวลาจะส่งแฟ้มที่ลิงก์กันไปให้คนอื่นใช้ หรือย้ายเครื่องย้ายโฟลเดอร์ที่เก็บ จะเสียเวลาไปสั่ง Save ทีละแฟ้มผ่านเมนู Excel ก็ได้ แต่วิธีที่ง่ายกว่าคือให้ Copy ตัวโฟลเดอร์ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับแฟ้มที่ลิงก์กันไปวางที่ใหม่ได้เลย โดยมีข้อแม้ว่า หากมีการลิงก์ข้ามแฟ้มแบบข้ามโฟลเดอร์ด้วย ห้ามไปเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์ที่ใช้เก็บแฟ้มต้นทาง
.
พอเข้าใจเรื่องนี้แล้ว จะได้หมดห่วงว่าทำไมต้องลิงก์ข้ามแฟ้มด้วย แล้วเกิดประโยชน์ตามมา ดังนี้
.
1. แต่ละแฟ้มมีขนาดเล็กลง โดยเฉพาะเมื่อใช้นามสกุล xlsb จะมีขนาดเล็กกว่า xlsx
2. แยกแฟ้มให้ทำงานแต่ละเรื่อง อยากดูเรื่องอะไรก็เปิดแฟ้มนั้น
3. คำนวณเร็วขึ้น
.