☝️ เป็นแบบนี้หรือเปล่าครับว่า มือของคุณเองนี่แหละที่ทำลายแฟ้มได้บ่อยและง่ายที่สุด อยู่ดีๆมือของคุณก็ขยับเลื่อนไปคลิกสั่ง Save ทับแฟ้มเดิม ... แก้ไปแก้มาแล้วสั่ง save ทับ พอคิดอยากจะเอาแฟ้มรุ่นก่อนๆมาใช้ใหม่ก็สายไปเสียแล้ว
แม้ใน Excel 365 มีปุ่ม AutoSave ที่จะ save เองอัตโนมัติทุก 10 นาทีไปเก็บไว้ใน OneDrive ช่วยแก้ปัญหาการทำลายแฟ้มด้วยฝีมือตัวเอง แต่ก็จะพบว่ามีแฟ้มชื่อเดิมแสดงไว้ใน Version History เต็มไปหมด มีใครจำได้บ้างล่ะว่าแฟ้มที่อยากได้กลับมานั้นเป็นแฟ้มที่ save ตอนไหน
ผมเองไม่เคยใช้ AutoSave หรอกครับ แต่จะฝึกมือตัวเองว่า ในระหว่างการสร้างแฟ้มนั้น ถ้าแฟ้มไหนมีการแก้ไขอะไรเยอะๆ ก็จะใช้ Save as แล้วตั้งชื่อใหม่ที่บ่งบอกถึงลำดับการแก้ไขที่เกิดขึ้น เช่น Budget01 >> Budget01a >> Budget01b >> Budget02 แต่ถ้าเป็นการแก้ไขอะไรเล็กน้อยก็จะสั่ง Save ทับชื่อเดิม
นอกจากนั้นยังมี diary จะบันทึกไว้ด้วยว่าแฟ้มชื่อนั้นที่สั่ง Save as ด้วยชื่อที่ต่างไปนั้นมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงอะไรไปบ้าง ซึ่งในสมุด diary นี้ยังบันทึกโครงสร้างการลิงก์ของแฟ้มไว้ด้วยว่ามีการลิงก์จากแฟ้มไหนไปยังแฟ้มไหน
✋ หากเป็นแฟ้มที่มีสูตรลิงก์ร่วมกับแฟ้มอื่น ห้ามเปิดแฟ้มข้างใดข้างหนึ่งขึ้นมาเพียงข้างเดียว
☝️ ขอให้จำไว้ว่า สำหรับแฟ้มนั้นมีการลิงก์ข้ามแฟ้ม ทุกครั้งที่จะเปิดแฟ้มเพื่อแก้ไข เช่น ย้ายตำแหน่งเซลล์ เปลี่ยนชื่อชีท เปลี่ยนชื่อแฟ้ม หรือต้องการ save ไปที่โฟลเดอร์ที่ต่างไปจากเดิม
- ต้องเปิดแฟ้มต้นทาง และแฟ้มปลายทางขึ้นมาพร้อมกันเสมอ
- เมื่อสั่ง Save ต้องจัดเก็บแฟ้มต้นทาง ก่อนจัดเก็บแฟ้มปลายทาง
เมื่อทำตามกฏ 2 ข้อนี้ จะช่วยทำให้ Excel ช่วยแก้ไขสูตรลิงก์ให้รับรู้ถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นให้โดยอัตโนมัติ
นอกจากการสั่ง Save ด้วยชื่อที่ต่างไปแล้ว ควรทำแฟ้มสำเนาเก็บไว้หลายๆแห่งด้วยทั้งใน harddisk, flash drive, และในคลาวด์ป้องกันไว้ก่อน
โดยทุกครั้งจะสั่ง save ลง harddisk ไว้ก่อนแล้วจึง copy ไปเก็บที่อื่น หลีกเลี่ยงการเปิดแล้วสั่งเก็บลง flash drive ที่แฟ้มอาจไม่สมบูรณ์ได้ง่ายมาก หรือสั่งเก็บไปที่คลาวด์ ที่วันไม่ดีคืนไม่ดี ไฟอาจดับ ไวไฟอาจล่ม หรือเผลอแชร์แฟ้มที่ควรเก็บไว้ดูคนเดียวเท่านั้นเอาไว้
คำเตือนนี้มักมาเริ่มใส่ใจเริ่มใช้กันเมื่อทำแฟ้มเสียหายไปแล้ว อย่ารอให้ได้บทเรียนอันแสนเจ็บปวดก่อนเลยครับ
ศึกษาวิธีการ AutoSave และดุ History ได้จาก
https://support.microsoft.com/en-us/office/what-is-autosave-6d6bd723-ebfd-4e40-b5f6-ae6e8088f7a5?WT.mc_id=M365-MVP-4000499
