Excel Dynamic and Automatic Solutions (20 and 27 Apr 2024) Day 2

เทคนิคการสร้างรายงาน Management Reports ที่น่าประทับใจ
พร้อมกราฟและ Dynamic Dashboard ที่ยืดหยุ่นต่อการตัดสินใจของผู้บริหาร

เนื้อหา

รายงานที่ดีต้องยืดหยุ่น สามารถสนองตอบต่อความต้องการของผู้บริหาร มุ่งสร้างรายงานที่มีชีวิต ไม่เป็นแค่รายงานแบบที่เหมือนกับภาพนิ่งที่ให้ดูในหน้ากระดาษ

หลังจากนั้นกราฟที่ลิงก์ข้อมูลจากตารางไปใช้ย่อมยืดหยุ่นตามไปด้วย แสดงภาพให้เห็นความหมายของตัวเลขได้ชัดเจน ง่ายที่จะวิเคราะห์วางแผนธุรกิจต่อไป

Dashboards ที่สร้างจาก Pivot Table แม้สร้างได้ง่ายแต่ยังไม่ช่วยตอบสนองต่อความต้องการของผู้บริหาร เพราะกว่าจะทำให้ตารางหรือกราฟแสดงยอดตัวเลขที่ต้องการ ยังต้องเสียเวลามองหาข้อมูลที่ไม่ได้ใช้ตัดทิ้งไป ซึ่งหากมีรายการนับสิบนับร้อยประเภท Slicer ที่ใช้กับ Pivot Table ไม่ใช่ทางออกที่เหมาะสมแม้แต่น้อย พอผู้บริหารอยากจะดูยอดอื่นบ้างก็ต้องรอลูกน้องสร้าง Pivot Table ขึ้นมาใหม่

แทนการใช้ Pivot Table Dashboards หลักสูตร Excel Dynamic and Automatic Solutions จะพาคุณไปไกลกว่านั้น เมื่อรู้จักวิธีนำเครื่องมือต่างๆที่ Excel มีอยู่มาใช้สร้างงานร่วมกัน จะช่วยทำให้ Dashboards ที่คุณสร้างขึ้นสามารถนำเสนอตัวเลขและกราฟได้โดยอัตโนมัติ (Automatic) และยืดหยุ่นตามความต้องการของผู้บริหาร (Dynamic)

คุณจะได้เรียนรู้เทคนิคการสร้างปุ่มให้กด ทำช่องให้คลิก สร้างแถบเลื่อนแสดงรายการ พอเลือกเสร็จปั้บ กราฟที่ทำไว้ก็จะยืดได้หดได้ พร้อมกับเปลี่ยนสีเพื่อ highlight ยอดผลลัพธ์ที่คำนวณได้ให้ทันทีโดยใช้สูตร SumProduct แบบพิเศษ (ในขณะที่สูตร SumIF หรือ SumIFS ทำไม่ได้)

หลักสูตรนี้นำเนื้อหามาจาก 3 หลักสูตรเรียนออนไลน์ Excel Dynamic Reports, Excel Dynamic Charts, และ PivotTable Dashboards

หัวข้อบทเรียน ระยะเวลาอบรม 2 วัน

ภาคแรก Dynamic Tools

1. เปรียบเทียบ Dashboard ที่สร้างจาก Pivot Table กับ Dashboard ที่สร้างด้วยเครื่องมือต่างๆนำมาใช้งานร่วมกันเพื่อทำให้เกิดความยืดหยุ่นมากขึ้น
2. วิธีปรับระบบ Excel ให้พร้อมต่อการสร้างงาน
3. วิธีใช้ Workbook Style ปรับการแสดงผลพร้อมกันทั้งแฟ้ม และวิธีสร้างภาพ 3 มิติ
4. วิธีสร้างปุ่มกดจาก Form Controls เพื่อใช้ร่วมกับสูตร สูตร IF, Choose, และ Index เพื่อช่วยให้หาค่าได้สะดวกยิ่งขึ้น
5. วิธีใช้ Custom Format เพื่อช่วยในการแสดงตัวเลข
6. หลักการออกแบบฐานข้อมูลที่ดี
7. วิธีใช้ Data Validation ร่วมกับ Conditional Format ช่วยควบคุมการกรอกค่าและบอกตำแหน่งค่าที่ค้นหา
8. วิธีใช้สูตร IF, VLookup, Match, Index
9. ท้าชนสูตร SumIF, SumIFS, SumProduct
10. เคล็ดลับการใช้ SumProduct ร่วมกับ CountIF เพื่อทำให้ Data Validation ช่วยหายอดรวมแบบที่นึกไม่ถึงมาก่อนว่าจะทำได้ 

ภาคที่สอง Dynamic Charts

1. วิธีใช้สูตร Series ร่วมกับสูตร Offset เพื่อช่วยควบคุมการแสดงกราฟ
2. วิธีทำให้เส้นกราฟกราฟบนหน้า Dashboard แทนที่จะเป็นแค่ภาพนิ่ง สามารถเปลี่ยนแปลงการแสดงเส้นกราฟแบบยืดได้หดได้
3. วิธีทำให้ทุกข้อความที่เห็นบนกราฟเปลี่ยนไปตามคำที่อยากได้หรือตามผลลัพธ์จากการคำนวณที่เปลี่ยนไป
4. วิธีลิงก์ตารางในชีทไปแสดงบนกราฟ ซึ่งโดยทั่วไปจะสร้างกราฟไปแสดงบนชีท
5. วิธีกลับแกนของกราฟจาก X-Y ให้เป็น Y-X เพื่อช่วยทำให้แสดงรายละเอียดบนแกนของกราฟได้ชัดขึ้น ไม่เบียดกันหรือต้องตะแคงหน้าเพื่อมอง
6. วิธีเลือกแสดงเฉพาะเส้นกราฟที่ต้องการ หรือควบคุมค่าต่ำสุดสูงสุดของเส้นกราฟ เพื่อแสดงกราฟในช่วงค่าที่ต้องการเห็นชัดเจนโดยอัตโนมัติ

ภาคที่สาม Automatic Tools with VBA

1. วิธีทำให้แฟ้ม Excel ที่คุณใช้อยู่เปิดปุ้บติดปั้บ พอเปิดแฟ้มขึ้นมาแล้วหรือคลิกเข้าสู่ชีทใดๆแล้ว Excel ทำงานของมันเองทันที
2. วิธีทำให้ขนาดตารางหรือกราฟปรับขนาดให้พอดีกับหน้าจอไม่ว่าขนาดเล็กหรือใหญ่ได้เอง (Responsivity)
3. วิธีขยายภาพพื้นที่ส่วนที่ต้องการให้เห็นได้ชัดเจน
4. วิธีนำหน้ารายงานจากชีทอื่นมาแสดงซ้อนในหน้าจอเดิม โดยไม่ต้องเสียเวลาไปคลิกหาตารางหรือหาชีท

คุณสมบัติผู้เข้าอบรม

• เปิดรับสมัครผู้เข้าอบรมทุกคนที่สนใจจะสมัครเพียงคนเดียวก็ได้

• เหมาะสำหรับผู้ซึ่งทำงานเกี่ยวข้องกับการทำรายงานเพื่อนำเสนอผู้บริหาร การนำเสนอผลงานเป็นกราฟที่ยืดหยุ่นต่อการตัดสินใจ

• ขอให้มาเข้าอบรมตรงเวลาเพราะต้องใช้เวลาเตรียมเครื่องให้พร้อมก่อนการอบรม และการอบรมมีเนื้อหาจากง่ายไปยากต่อเนื่องกัน

• ไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานการใช้ Excel มากนัก ขอเพียงต้องคุ้นเคยกับการใช้เมาส์และแป้นพิมพ์มาก่อน ควรเคยใช้สูตร IF มาบ้าง