คนทั่วไปมักมองว่าโปรแกรม Microsoft Excel เหมาะสำหรับงานคำนวณ งานที่เกี่ยวข้องกับตัวเลข หรือบางคนที่รู้จักแบบผิวเผินอาจระบุไปเลยว่าเหมาะสำหรับงานบัญชี แต่เนื่องจาก Excel มีโครงสร้างตารางที่เปิดให้บันทึกค่าได้ทั้งตัวเลข ตัวอักษร หรือแม้แต่รูปภาพ และเมื่อต้องการโยกย้ายแก้ไขเปลี่ยนแปลงก็ทำได้ง่าย ซึ่งความสามารถแบบนี้เรียกว่า วิส ซิ วิก หรือ wysiwyg ย่อมาจาก What you see is what you get จึงทำให้คนส่วนมากนำ Excel มาใช้กับงานแทบทุกประเภทหรืออย่างน้อยต้องเคยพยายามคิดหาทางนำ Excel มาใช้กับงานนั้นงานนี้ของตน
แทนที่จะโอนเอียงเข้าข้าง Excel ว่าให้ใช้ Excel ไปตลอดโดยไม่ต้องหันไปใช้โปรแกรม Access หรือโปรแกรมประเภทจัดการฐานข้อมูลอื่นๆ ขอเสนอแนวทางการใช้ Excel จัดการฐานข้อมูลให้เหมาะสมกับสถานการณ์ ดังนี้
- ช่วงที่งานที่ยังขาดมาตรฐาน นั่นคือยังไม่แน่นอนว่าต้องออกแบบฐานข้อมูลกี่ตารางและในตารางนั้นๆต้องเก็บอะไรบ้าง ต้องแบ่งเป็นกี่แถวตามแนวตั้งหรือแนวนอน แต่ละแถวต้องเป็นข้อมูลเรื่องอะไร ในช่วงนี้ควรใช้ Excel ไปก่อนจนกว่างานจะมีมาตรฐานตายตัวแล้วจึงค่อยหันไปใช้ Access หรือโปรแกรมฐานข้อมูลอื่น
- ถึงแม้งานจะมีมาตรฐานแล้ว แต่ปริมาณข้อมูลยังมีไม่มาก ควรใช้ Excel ไปก่อน จนกว่าจะพบว่าข้อมูลมีความซับซ้อนมากขึ้นจน Excel รับไม่ไหว จึงหันไปใช้ Access หรือหาซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปเฉพาะงานเรื่องนั้นๆมาใช้แทน Excel เพราะปัจจุบันโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้ในงานขาย การออกใบสั่งซื้อ หรือโปรแกรมบัญชี มีราคาไม่แพงและสะดวกต่อการใช้งานมากกว่าที่จะหาทางสร้างขึ้นมาใช้เองด้วย Excel
- ตราบใดที่มีพนักงานเพียงคนเดียวทำหน้าที่ดูระบบข้อมูล พึงหลีกเลี่ยงการใช้ Access หรือโปรแกรมอื่นที่พัฒนาขึ้นเอง เพราะหากพนักงานคนนี้ลาออกไป ระบบงานของบริษัทจะเริ่มติดขัดขึ้นมาเมื่อใดก็ได้ ดังนั้นหากมีพนักงานดูแลระบบข้อมูลเพียงคนเดียว ควรใช้ Excel ไปก่อนหรือหาซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปในงานนั้นๆมาใช้โดยตรง
บริษัทใหญ่ๆ ซึ่งมีโปรแกรมสำเร็จรูปราคาแพงใช้งานอยู่แล้ว ควรใช้โปรแกรมเหล่านั้นในการเก็บข้อมูลการดำเนินธุรกิจของตน แล้วเปิดให้พนักงานสามารถใช้ฐานข้อมูลร่วมกันผ่านระบบเครือข่ายแบบ Online หรือสร้างฐานข้อมูล SQL ไว้บนเว็บ แล้วใช้ Excel ซึ่งมีความยืดหยุ่นกว่า ช่วยนำข้อมูลที่ export ออกมา นำมาวิเคราะห์หรือจัดทำเป็นรายงานในโครงสร้างที่เหมาะสม โดยเฉพาะรายงานตามความต้องการของผู้บริหาร
