ใครที่คิดว่าบริษัทขนาดใหญ่ไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรม Excel ก็ได้เพราะมีโปรแกรมสำเร็จรูป เช่น โปรแกรมบัญชี โปรแกรมขาย โปรแกรมควบคุมสินค้า หรือโปรแกรม SAP ซึ่งมีราคาแพงแสนแพงใช้งานอยู่แล้ว ถือว่าเป็นความเข้าใจผิดอย่างยิ่ง บริษัทยิ่งมีขนาดใหญ่ มีปริมาณข้อมูลมหาศาล ยิ่งต้องใช้ Excel มากขึ้น เนื่องจาก Excel มีความยืดหยุ่นและสะดวกรวดเร็วกว่าการจัดหน้าตารายงานใหม่ด้วยโปรแกรมสำเร็จรูป โดยเฉพาะการจัดทำรายงานเพื่อการบริหาร วิเคราะห์ และตัดสินใจอย่างเร่งด่วน
แม้ข้อมูลซึ่งเก็บไว้ด้วยโปรแกรมสำเร็จรูปจะมีปริมาณมหาศาล มีจำนวนรายการเกินกว่าจำนวน row ที่ Excel เตรียมไว้และไม่ได้เก็บไว้เป็นแฟ้มนามสกุล xls ก็ตาม Excel มีความสามารถพิเศษในการเลือก (Extract) เฉพาะรายการที่ตรงตามเงื่อนไขเข้ามาใช้ในชีทผ่านคำสั่ง Query
วิธีใช้คำสั่ง Query เพื่อ Connect
- เปิด File ใหม่ว่างๆขึ้นมาแล้วสั่ง Data > From other Sources > From Microsoft Query
- ใน Choose Data Source เลือก <New Data Source> แล้วกด OK
- ใน Create New Data Source ช่องที่ 1 ให้พิมพ์ชื่อเรียกฐานข้อมูลที่คุณตั้งขึ้นเอง ในช่องที่ 2 ให้คลิกเลือกประเภทของ File ฐานข้อมูลว่าใช้ Driver ตัวใด (เลือกให้ตรงกับนามสกุลของแฟ้ม) และในช่องที่ 3 ให้กด Connect (ไม่ต้องใช้ช่องที่ 4)
- ใน ODBC dBase Setup ให้ตัดกาในช่อง Use Current Directory แล้วกดปุ่ม Select Directory เพื่อหาชื่อ Directory ที่เก็บ File ฐานข้อมูลนั้นไว้
- กด OK 2 ครั้งเพื่อกลับไปสู่ Dialog Choose Data Source ตามขั้นตอนที่ 2 สังเกตว่าจะปรากฏชื่อเรียกฐานข้อมูลถูกเลือกไว้ ให้กด OK
- Query Wizard จะปรากฏขึ้น
การใช้ Query Wizard
- ใน Choose Columns ให้เลือกชื่อ Column เฉพาะบางชื่อที่ต้องการในช่องด้านซ้าย แล้วกดปุ่มเครื่องหมายลูกศร > เพื่อเลือกมาแสดงในช่องด้านขวา แล้วกดปุ่ม Next
- ใน Filter Data ให้เลือกนำข้อมูลเฉพาะที่ตรงตามเงื่อนไขใน Only include rows where ทั้งนี้จะเลือกทำขั้นตอนนี้กับทุก Column to filter หรือไม่ก็ได้แล้วกด Next
- ใน Sort Order ให้เลือกลำดับการจัดเรียงข้อมูล ว่าต้องการให้จัดเรียงข้อมูลใดก่อนหลัง แล้วกด Next
- ใน Finish ให้กด Finish แล้ว Excel จะให้กำหนดสถานที่คืนข้อมูลที่ต้องการ เมื่อเลือกตำแหน่งเซลล์ที่ต้องการแล้วให้กด OK
หากต้องการ Update Query ข้อมูลใหม่ ให้กดปุ่ม Refresh บนเมนู Table Tools โดยไม่จำเป็นต้องทำทีละขึ้นใหม่อีก
