ตารางแรก

ตารางเรื่องอะไรเอ่ย ควรสร้างเป็นตารางแรกในแฟ้มของคุณ เครื่องมืออะไรเอ่ย ที่จะใช้ช่วยในการสร้างตารางนั้น พอสร้างตารางนั้นได้แล้ว ต้องใช้คำสั่งอะไรที่จะนำข้อมูลจากตารางนั้นไปใช้ที่ไหนๆก็ได้ ข้ามชีท ข้ามแฟ้มก็ได้ ... นี่คือเรื่องแรกๆที่ควรคิดถึงในการสร้างงาน

ตั้งแต่มีเครื่องมือที่เรียกว่า Data Validation ทำให้ผู้ใช้ Excel ได้รับความสะดวกและลดความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูลลงไปได้มาก แทนที่จะต้องพิมพ์ใหม่เองก็เพียงคลิกปุ่มลูกศรด้านขวาของเซลล์แล้วเลือกข้อมูลที่ Validation แสดงห้อยลงมา หากพิมพ์ผิดไม่ตรงกับข้อมูลต้นฉบับก็จะมีคำเตือนแสดงขึ้นมาให้เห็น

วิธีการทำให้ Data Validation ช่วยลิงก์ข้อมูลจากชีทอื่นหรือแฟ้มอื่นมาใช้ หากใช้การอ้างอิงตำแหน่งตารางโดยตรงจะพบว่าสามารถทำงานได้ในชีทเดียวกันกับข้อมูลที่จะนำมาใช้เป็นตารางตัวเลือกเท่านั้น ทางออกก็คือต้องตั้งชื่อ Range Name ให้กับตารางตัวเลือกก่อน จากนั้นจึงนำชื่อ Range Name นั้นมาใช้เป็น Source ของ Validation เช่นตามภาพนี้ใช้ Range Name ชื่อ MonthList

Data Validation ช่วยสนับสนุนหลักการใช้ Excel ที่ดี หลีกเลี่ยงการบันทึกข้อมูลใดๆซ้ำแล้วซ้ำอีก จะได้ไม่ต้องห่วงว่าจะสะกดไม่ตรงกับข้อมูลเดิม หรือกรอกวันที่เกินกว่าช่วงระยะเวลาที่ต้องการ ถ้าเลือก Allow แบบ Custom จะสามารถใช้สูตรมาตรวจสอบข้อมูลตามเงื่อนไขได้อีกด้วยไม่จำกัดว่าจะต้องเลือก Allow เท่าที่ Excel เตรียมไว้

ตารางแรกสุดที่ควรสร้างไว้เป็นตารางตัวเลือกเพื่อนำมาใช้กับ Validation โดยทั่วไปเป็นข้อมูลที่ต้องนำมาใช้เป็นประจำ เช่น วันที่ เลขลำดับ รหัส รายชื่อ

ในตารางแรกสุดที่ใช้เป็นตารางตัวเลือกต้องทำให้มั่นใจก่อนว่าไม่มีค่าซ้ำปนอยู่ โดยตัดค่าที่ซ้ำกันออกได้ไม่ยากด้วยคำสั่ง Data แบบ Advanced โดยเลือกใช้เงื่อนไขแบบ Unique Item ส่งข้อมูลที่ไม่ซ้ำออกไปสร้างเป็นตารางตัวเลือกให้เลย ลัดขั้นตอนดีกว่าการใช้คำสั่ง Remove Duplicate ที่ต้องจัดการลอกข้อมูลออกไปใช้ต่ออีกทีหนึ่ง

พอได้ตาราง Unique แล้วต้องตรวจสอบซ้ำอีกให้มั่นใจว่าไม่มีค่าซ้ำที่ดูคล้ายๆกันจนแยกไม่ออกอีกด้วย ข้อมูลที่เก็บไว้อาจใส่วรรคขาด วรรคเกิน มีจุด ไม่มีจุด สะกดผิดไม่ใส่ไม้เอก ไม้โท ซึ่งเครื่องมือหนึ่งที่จะช่วยค้นหาก็เพียงสั่งจัดเรียงลำดับ Sort จากน้อยไปมากแล้วตรวจสอบด้วยสายตา เช่น พอสั่ง Sort แล้วเห็นคำว่า นส มีหลายรายการอยู่ติดกัน แสดงว่าต้องมีอะไรผิดพลาดทำให้มีคำว่า นส ที่ดูเหมือนกันแต่จริงๆแล้วสะกดต่างกัน ให้จัดการลบ นส ที่ไม่ต้องการทิ้ง