Range Name เป็นชื่อที่ตั้งให้กับเซลล์เดียวหรือพื้นที่ตาราง (ที่มีพื้นที่ติดกันหรือไม่ติดกันก็ได้) ซึ่งมีวิธีตั้งชื่อได้หลายวิธี ดังนี้
- วิธีใช้ Name Box เป็นช่องด้านซ้ายมือของ Formula Bar วิธีนี้เป็นวิธีตั้งชื่อที่ง่ายที่สุด แต่ใช้กับการตั้งชื่อได้อย่างเดียว ไม่สามารถใช้ Name Box เพื่อแก้ไขหรือลบชื่อทิ้ง
- เริ่มจากคลิกเลือกเซลล์หรือตารางที่ต้องการ (หากต้องการเลือกเซลล์ที่ไม่ติดต่อกัน ให้กดปุ่ม Ctrl แล้วคลิกเลือกพื้นที่ตารางที่ต้องการไปเรื่อยๆ)
- คลิกลูกศรด้านขวาของช่อง Name Box แล้วพิมพ์ชื่อ Range Name ที่ต้องการลงไปในช่อง Name Box ขอให้สังเกตว่า พอพิมพ์ตัวอักษรทีละตัวของชื่อลงไป ช่อง Name Box จะเลื่อนไปหาชื่อเก่าที่ตั้งไว้ก่อนแล้วเพื่อคุณจะได้ตั้งชื่อใหม่ที่ไม่ซ้ำกับชื่อเดิมที่มีอยู่แล้ว
- กดปุ่ม Enter เพื่อรับชื่อลงไปในช่อง Name Box
- วิธีใช้คำสั่ง Formulas > Define Name หรือ Formulas > Name Manager (Excel 2003 ใช้คำสั่ง Insert > Name > Define) โดยกรอกชื่อที่ต้องการตั้งลงไปในช่อง Name: แล้วคลิกลงไปในช่อง Refers to (โดยให้คลิกต่อท้ายตำแหน่งเดิมที่แสดงไว้ในช่อง Refers to: นี้) จากนั้นให้เลือกพื้นที่ตารางที่ต้องการแล้วกดปุ่ม OK เพื่อรับชื่อ
- วิธีใช้คำสั่ง Formulas > Create from selection (Excel 2003 ใช้คำสั่ง Insert > Name > Create) วิธีนี้ช่วยนำข้อความที่อยู่ขอบตารางมาตั้งเป็นชื่อให้กับพื้นที่ตารางในฝั่งตรงข้ามกับข้อความนั้น เริ่มจากคลิกเลือกพื้นที่ตารางที่ต้องการตั้งชื่อโดยให้เลือกรวมทั้งพื้นที่หัวตารางไว้ด้วย จากนั้นใช้คำสั่ง Formulas > Create from Selection จะพบหน้าจอต่อไปนี้เปิดขึ้นมา ให้ดูว่าตรงตามต้องการแล้วกดปุ่ม OK เพื่อรับชื่อ
Excel เลือกช่อง Left column ไว้ให้ เนื่องจาก Column ซ้ายสุดของพื้นที่ตารางที่เลือกนั้นมีตัวอักษรบันทึกไว้ โดย Excel จะตั้งชื่อพื้นที่ตาราง C2:E2 ว่า Income และตั้งชื่อพื้นที่ตาราง C3:E3 ว่า Cost ตามข้อความใน Column ซ้ายสุดให้ทันที ทั้งนี้ขอให้เข้าใจด้วยว่า ชื่อ Income และ Cost เป็นชื่อที่ Excel ช่วยตั้งให้เพียงครั้งเดียวตอนที่ใช้คำสั่ง Create from selection นี้เท่านั้น และจะยังคงใช้ชื่อนี้อยู่โดยไม่เปลี่ยนแปลงตามข้อความใน Column ซ้ายที่อาจมีข้อความต่างไปจากเดิมแต่อย่างใด
หากต้องการขยายขอบเขตของ Range Name ให้ใช้วิธีการ Insert Row หรือ Insert Column หรือใช้วิธีที่ 2 หรือวิธีที่ 3 ข้างต้นเพื่อเข้าไปกำหนดขอบเขตพื้นที่ตารางใหม่ให้มีขนาดใหญ่ขึ้นตามต้องการ
Range Name ที่ตั้งขึ้น สามารถนำไปใช้อ้างอิงผ่านสูตรสำเร็จรูปของ Excel ได้ทันที เช่น หากต้องการหายอดรวมของตัวเลขใน Range Name ชื่อ Income ให้เริ่มสร้างสูตรตามลำดับต่อไปนี้
- พิมพ์ =sum(
- กดปุ่ม F3 เพื่อแสดงรายชื่อที่ตั้งไว้ในแฟ้ม (ในกรณีที่ต้องการนำชื่อมาจากแฟ้มอื่น ให้ย้ายไปอยู่ในแฟ้มที่มีชื่อ Range Name ที่ต้องการนั้นก่อนแล้วจึงกดปุ่ม F3)
- ดับเบิ้ลคลิกที่ชื่อ Income จะได้สูตร =sum(Income
- กดปุ่ม Enter จะได้สูตร =SUM(Income)
แต่ถ้านำ Range Name ไปใช้อ้างอิงโดยตรงโดยไม่ได้ใช้อ้างอิงผ่านสูตรสำเร็จรูปของ Excel จะพบว่าหากตั้งชื่อให้กับตารางที่มีเซลล์ตั้งแต่ 2 เซลล์ขึ้นไป ชื่อนั้นจะนำมาใช้ได้เฉพาะในแนวคู่ขนานกับแนวพื้นที่ตารางที่ตั้งชื่อไว้เท่านั้น เช่น หากตั้งชื่อตัวเลขหัวตารางในตำแหน่งจาก C2:F2 ว่า Top และตั้งชื่อตัวเลขข้างตารางตำแหน่งจาก B3:B5 ว่า Left จะส่งผลให้ใช้สูตร =Top*Left คำนวณหาคำตอบได้เฉพาะในขอบเขตตารางที่แนวคู่ขนานของ Top ตัดกับ Left คือพื้นที่ตารางตั้งแต่ C3:F5 โดยสูตรนอกแนวคู่ขนานจะไม่คำนวณแต่คืนค่าเป็น Error #VALUE!
