แทนที่จะปล่อยให้ผู้ใช้งานซึ่งอาจเป็นผู้สร้างงานเองหรือไม่ก็ตาม มาเปิดใช้แฟ้มแล้วแก้ไปแก้มาจนสูตรที่สร้างไว้ถูกบันทึกข้อมูลทับเสียไป ผู้สร้างงานควรจัดเตรียมพื้นที่ I-C-O แต่ละส่วนให้พร้อมต่อการใช้งาน ดังนี้
- ตาราง Input หรือตารางฐานข้อมูล ให้เลือกเฉพาะพื้นที่ซึ่งจะเปิดยอมให้บันทึกค่าใหม่ทับลงไปได้ แล้วคลิกขวาสั่ง Format Cells > Protection > ตัดกาช่อง Locked ทิ้งไป จากนั้นสั่ง Review > Protect Sheet แล้วจะพบว่าเมื่อกดปุ่ม Tab จะเลื่อน cursor ไปตามเซลล์ที่ไม่ได้ lock ให้เองทีละเซลล์
- ตาราง Calculate และตาราง Output ควรกำหนดให้พื้นที่ในตารางเหล่านี้ถูกป้องกันไม่ให้บันทึกค่าใหม่ทับลงไปและป้องกันไม่ให้สูตรในเซลล์ปรากฏให้เห็นในช่อง Formula Bar โดยเริ่มจากเลือกพื้นที่ตารางแล้วคลิกขวาสั่ง Format Cells > Protection > กาช่อง Locked ไว้ตามเดิมแล้วกาช่อง Hidden เพิ่มลงไป จากนั้นสั่ง Review > Protect Sheet
นอกจากนั้นควรกำหนดสีในพื้นที่แต่ละส่วนให้ต่างกัน เช่น เซลล์ Input กำหนดให้ใช้ font สีชมพู ส่วนเซลล์สูตรที่ลิงค์ข้ามชีทให้ใช้สีน้ำเงิน เซลล์สูตรที่ลิงค์ข้ามแฟ้มมาให้ใช้สีเขียวเป็นต้น อีกทั้งอาจซ่อนชีทที่เป็นตาราง Calculate แล้วสั่ง Review > Protect Workbook ก็จะไม่มีใครสามารถเปิดดูชีทที่ถูกซ่อนไว้เว้นแต่จะกรอกรหัสผ่านได้ถูกต้องก่อน
หากต้องการค้นหาตำแหน่งของเซลล์ที่บันทึกค่าไว้เป็นตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเซลล์ที่มีสูตร ให้ใช้วิธีกดปุ่ม F5 > Special แล้วเลือกกาช่องตามประเภทข้อมูลที่ต้องการค้นหา โดยถ้าเลือกเซลล์เดียวไว้ เมื่อใช้คำสั่งนี้จะทำการค้นหาให้ทุกเซลล์ในชีทนั้น หรือถ้าต้องการให้ค้นหาเฉพาะในพื้นที่ที่ต้องการ ต้องเลือกพื้นที่ตารางส่วนที่ต้องการไว้ก่อน
