ในชีทหนึ่งๆของ Excel 2007 หรือ Excel 2010 เป็นต้นมา มีจำนวน row มากกว่า 1 ล้าน row และมีจำนวน column มากกว่า 1 หมื่น column เปิดโอกาสให้ใช้ Excel เก็บข้อมูลได้มากขึ้นกว่าเดิมหลายเท่าตัว แต่โอกาสที่เปิดกว้างนี้กลับทำให้ผู้ที่ใช้ Excel บันทึกข้อมูลอย่างตามใจ สร้างปัญหารุนแรงมากขึ้น พอใช้งานไปได้สักพักก็จะพบว่าแฟ้มเริ่มมีขนาดใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ แล้วใช้เวลาในการคำนวณนานหลายชั่วโมง ครั้นจะแก้ไขก็ถึงกับต้องเริ่มต้นบันทึกข้อมูลกันใหม่ สร้างสูตรกันใหม่ทั้งหมดทีเดียว
ผู้ใช้ Excel ส่วนใหญ่มักใช้ Excel แบบผิดเหมือนๆกัน นั่นคือสร้างตาราง Excel เลียนแบบตามหน้าตารายงานที่ต้องการ มีทั้งข้อมูลที่กรอกลงไปและมีสูตรคำนวณที่สร้างปะปนกันไว้ในตาราง ถ้ารายงานที่ต้องการมี 100 หน้า ก็จะสร้างตาราง Excel ให้มีพื้นที่แสดงทั้ง 100 หน้าลงไป ส่วนรายงานที่ต้องแสดงตามกำหนดเวลา ทุกวัน ทุกเดือน ทุกปี ก็มักสร้างตารางแยกแสดงแต่ละวัน แต่ละเดือน แต่ละปี ออกจากกัน ในแฟ้มหนึ่งจึงมีชีทหลายชีท อย่างน้อยก็ต้องมี 12 ชีทตามรายเดือนทั้ง 12 เดือน พอขึ้นปีใหม่ก็เปิดแฟ้มใหม่ขึ้นอีกและในแฟ้มนั้นก็มี 12 ชีท นานไปจะมีแฟ้มที่ต้องเก็บไว้เต็มไปหมด ครั้นจะหายอดตัวเลขคำตอบ ต้องวุ่นวายคัดลอกตัวเลขจากแฟ้มนั้นชีทนี้มาแปะต่อๆกัน หากต้องการปรับสูตรคำนวณก็ต้องไล่แก้สูตรที่สร้างไว้ในทุกชีททุกแฟ้มให้เหมือนกันทั้งหมด ถ้าพลั้งเผลอไม่ได้แก้ไขสูตรครบทุกเซลล์ ย่อมทำให้ผลลัพธ์ที่คำนวณได้ผิดบ้างถูกบ้าง พอทำงานแบบเครียดไปว้าวุ่นใจไปได้สักพัก ลาออกก็กลายเป็นทางออกสุดท้าย
วิธีการใช้ Excel ที่ถูกต้อง มิได้ต่างจากการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์อื่นๆที่สร้างขึ้นมาใช้กัน นั่นคือ ต้องหาทางสร้างสูตรขึ้นมาใช้งานเพียงสูตรเดียวหรือตารางเดียว เมื่อต้องการปรับปรุงแก้ไขสูตร จะได้แก้ไขได้ทันทีที่จุดเดียว จากนั้นจึงส่งผลคำนวณออกไปสร้างเป็นตารางรายงาน ถ้ารายงานมี 100 หน้า ให้สร้างตารางรายงานขึ้นเพียงตารางเดียวหน้าเดียว แต่ต้องสามารถปรับสูตรคำนวณให้ดึงข้อมูลมาคำนวณแล้วแสดงคำตอบได้ตามเลขหน้าที่ต้องการ
สมมติว่าในแต่ละหน้ามี 30 บรรทัด พอพิมพ์เลขหน้าที่ 1 ลงไป รายงานก็จะแสดงคำตอบของหน้าแรกตั้งแต่บรรทัดที่ 1 ถึง 30 พอเปลี่ยนเลขหน้าไปเป็นหน้า 2 ก็แสดงบรรทัดที่ 31 ถึง 60 พอเปลี่ยนเลขหน้าไปเป็นหน้า 3 ก็แสดงบรรทัดที่ 61 ถึง 90 แล้วให้ทำเช่นนี้เรื่อยไปโดยผู้ใช้มีหน้าที่เพียงอย่างเดียวคือพิมพ์เลขหน้าที่ต้องการ
(สำหรับผู้ที่สงสัยว่าจะหาเลขบรรทัดเริ่มต้นแต่ละหน้าได้อย่างไร ขอให้ใช้สูตรคำนวณหาเลขเริ่มแต่ละหน้า = ((เลขหน้า – 1)*จำนวนบรรทัดต่อหน้า) + 1)
ดาวน์โหลดแฟ้มตัวอย่างที่แสดงวิธีใช้งานตามที่อธิบายนี้ได้จาก http://www.excelexperttraining.com/extreme/files/timeplan/productsummary.xls
องค์ประกอบสำคัญในการออกแบบพื้นที่การใช้ตาราง Excel ต้องเริ่มจากรู้จักแบ่งพื้นที่ตารางเป็น 3 ส่วน เรียกย่อๆว่า I-C-O ดังนี้
- ตาราง Input หรือ ตารางฐานข้อมูล ใช้สำหรับบันทึกข้อมูลทั้งตัวเลขและตัวอักษรลงไป ห้ามสร้างสูตรลงไปในในตารางนี้ และต้องออกแบบโครงสร้างให้เป็นฐานข้อมูลที่ดี ตามที่ได้อธิบายไว้แล้วในตอนต้น
- ตาราง Calculate หรือ ตารางคำนวณ ใช้สำหรับสร้างสูตรคำนวณ ต้องหาทางสร้างสูตรลงไปไปในเซลล์หัวมุมตารางเพียงเซลล์เดียวแล้วเมื่อคัดลอกสูตรนี้ ต้องสามารถนำไปใช้คำนวณได้กับทุกเซลล์ในตาราง ซึ่งโดยทั่วไปผู้ที่จะสร้างสูตรแบบนี้ได้ต้องรู้จักเลือกใส่เครื่องหมาย $ กำกับตำแหน่งอ้างอิงหรือใช้ร่วมกับสูตร IF หรือสูตรคำนวณตามเงื่อนไขอื่นๆ เพื่อทำให้สูตรปรับการคำนวณตามเงื่อนไขที่อาจแตกต่างกันในแต่ละส่วนของพื้นที่ตาราง
- ตาราง Output หรือ ตารางรายงาน ใช้สำหรับแสดงผลลัพธ์ในแบบรายงานที่ต้องการให้ปรากฏบนหน้าจอหรือสั่งพิมพ์
ในงานหนึ่งๆควรมีตารางคำนวณกับตารางรายงานแต่ละประเภทเพียงหน้าเดียวชีทเดียวเท่านั้น ส่วนตารางฐานข้อมูลอาจแบ่งเป็นหลายตารางเพื่อให้เลือกดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้เมื่อต้องการ โดยแบ่งเก็บไว้เป็นหลายชีทหรือหลายแฟ้มก็ได้
ในระยะแรกช่วงที่ข้อมูลยังมีปริมาณไม่มาก อาจใช้ชีทเดียวสำหรับ I-C-O ทั้งหมด โดยแบ่งให้ใช้พื้นที่ column ด้านซ้ายสำหรับเก็บข้อมูล แล้วใช้ column ส่วนกลางๆสำหรับคำนวณ แล้วส่งผลลัพธ์ออกไปสร้างรายงานจัดหน้าตาตามที่ต้องการไว้ใน column ด้านขวาสุด ต่อมาเมื่อปริมาณข้อมูลเริ่มมากขึ้นก็ให้ย้ายแยกแต่ละส่วนของ I-C-O ไว้ในชีทของแต่ละส่วนเอง จนสุดท้ายเมื่อแฟ้มมีขนาดใหญ่ขึ้นส่งผลทำให้คำนวณช้าลง จึงย้ายชีทออกไปเป็นแฟ้มที่ลิงค์กันระหว่างแฟ้ม Input แฟ้ม Calculate และแฟ้ม Output
