วิธีปรับแต่งโครงสร้างตาราง Excel (ตอนที่ 2)

การใช้คำสั่งบนเมนู Data ของ Excel ตารางที่จะนำมาใช้ต้องมีโครงสร้างที่ถูกต้องก่อน เช่น หัวตารางที่ใช้บอกว่าแต่ละ column เป็นเรื่องอะไรต้องมีแค่ row เดียว ห้ามเว้นว่างไว้สำหรับเซลล์ข้อมูลที่เป็นเรื่องสำคัญซึ่งใช้บอกว่าแต่ละรายการที่บันทึกไว้เป็นเรื่องของอะไร เป็นรายการของวันที่ใด และพื้นที่ตารางตั้งแต่หัวตารางลงมาต้องมีความชัดเจนว่าเริ่มต้นจากเซลล์ใดไปสิ้นสุดที่เซลล์ใด เพื่อทำให้ Excel สามารถกำหนดตำแหน่งพื้นที่ตารางที่เกี่ยวข้องกันทั้งหมดอัตโนมัติ โดยคุณไม่ต้องเสียเวลาใช้เมาส์ช่วยเลือกพื้นที่แต่อย่างใด

แหล่งที่มาของข้อมูลที่นำมาใช้ใน Excel ส่วนใหญ่ได้มาจากโปรแกรมสำเร็จรูป เช่น โปรแกรมบัญชี โปรแกรมการขาย โปรแกรมสินค้าคงคลัง เป็นต้น จะมีข้อมูลบางส่วนที่บันทึกไว้ใน Excel เอง ซึ่งมักพบว่าหน้าตาของตารางของข้อมูลที่ได้มายังไม่อยู่ในโครงสร้างที่สามารถนำมาใช้กับเมนู Data ได้ทันที อีกทั้งยังมีความต้องการจากผู้ใช้ข้อมูลใน Excel เองต่างกันไปเสียอีก บางคนต้องการให้แสดง column นั้น ไม่เอา row นี้ หรือแม้แต่ต้องการให้เพิ่มตัวเลขยอดรวมไว้ตรงนั้น ห้ามแสดงไว้ตรงนี้ กลายเป็นปัญหาหนักใจของผู้ใช้ Excel ที่ต้องเสียแรงเสียเวลาจัดหน้าตาตารางกันใหม่ทุกครั้ง

แม้ Excel มีคำสั่ง Custom Views ซึ่งช่วยจัดหน้าตารางตามแบบที่ต้องการได้อัตโนมัติก็ยังไม่สามารถทำได้ทุกอย่างตามความต้องการของผู้ใช้

นอกจากปัญหาในเรื่องของหน้าตาตารางแล้ว ตัวข้อมูลที่ได้มายังไม่สามารถนำมาใช้ได้ทันทีเสียอีก ข้อมูลที่ควรจะมีค่าเป็นตัวเลขชิดขวาของเซลล์กลับถูกจัดเก็บไว้ในแบบตัวอักษรซึ่งชิดซ้ายของเซลล์ ตัวเลขวันที่ก็ไม่ใช่ตัวเลขวันที่ เลขปีที่ได้มาก็ใช้ปีพ.ศ.ซึ่งนำถ้ามาใช้กับ Excel จะผิดทันทีเพราะ Excel รับรู้ตัวเลขปีที่เป็นค.ศ.เท่านั้น ชื่อลูกค้าหรือชื่อสินค้าก็สะกดถูกบ้างไม่ถูกบ้าง มีวรรคขาดวรรคเกิน ใส่สระอุแทนสระอู ผู้ใช้ Excel ต้องเสียเวลาตรวจสอบแก้ไขให้ถูกต้องก่อน ... ทุกเซลล์

วิธีแก้ไขแบบเข็นครกขึ้นภูเขาหรือทำลายภูเขา

กว่าจะแก้ไขโครงสร้างตารางหรือตัวข้อมูลให้ถูกต้องตามความต้องการ ผู้ใช้ Excel มักคิดหาวิธีการของตัวเองขึ้นมาใช้ บางคนเสียเวลาคิดสูตรยากๆเพื่อหาทางจัดการกับเซลล์ช่องว่างหรือใช้สูตรบอกตำแหน่งแล้วยังต้องมีขั้นตอนใช้คำสั่งบนเมนูอีกหลายขั้นเพื่อ Sort บ้าง Filter บ้าง จากนั้นจึงสั่งลบเซลล์ที่ไม่ต้องการทิ้งไป ส่วนผู้ใช้ Excel ที่เก่ง VBA ก็มักสร้างรหัส VBA ขึ้นมาจัดการแก้ไขโครงสร้างตารางหรือแก้ไขตัวข้อมูลให้ถูกต้องไปเลย ซึ่งมีแต่คนที่คิดสร้างสูตรหรือ VBA คนเดียวเท่านั้นที่ทราบว่าคิดมาได้อย่างไรและต้องระมัดระวังอะไรบ้าง ไม่ควรปล่อยให้คนอื่นที่ใช้สูตรหรือ VBA ไม่เป็นมาใช้แฟ้มนั้นเด็ดขาด

ไม่ว่าจะแก้ไขโดยการใช้สูตรหรือ VBA ก็ตาม สิ่งมีค่ามากๆที่เสียไปก็คือข้อมูลต้นฉบับ หากยังมีข้อมูลต้นฉบับเก็บไว้ก็ดีไป เพราะเมื่อผ่านการปรับแต่โครงสร้างตารางใหม่และแก้ไขข้อมูลไปแล้วจะย้อนกลับไม่ได้อีก

วิธีปรับแต่งโครงสร้างตารางโดยใช้ Linked Template

การใช้สูตรเพื่อช่วยในการปรับโครงสร้างตารางที่มีโครงสร้างแปลกๆ อาจไม่สามารถคิดสูตรขึ้นมาใช้ได้เลยเพราะไม่มีหลักอะไรให้ยึดถือ สูตรที่คิดขึ้นมาได้จึงมักเหมาะกับโครงสร้างแบบใดแบบหนึ่งเท่านั้น ส่วนวิธีใช้ VBA ก็ไม่ได้ต่างจากการคิดสูตรขึ้นมาใช้แม้แต่น้อย อีกทั้ง VBA จะทำงานอัตโนมัติก็ต่อเมื่อผู้ใช้ Excel กดปุ่มสั่งให้ VBA ทำงาน เรียกว่าอยากให้ VBA งานก็ต้องสั่งเป็นครั้งๆไป ไม่เหมือนการใช้สูตรที่จะหาค่ามาให้เองทันทีทุกครั้ง

การใช้ Excel ให้ทำงานได้อย่างคอมพิวเตอร์ ต้องหาทางทำให้วิธีการที่ใช้นั้นสร้างขึ้นเพียงครั้งเดียวแล้วสามารถนำไปใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีกได้โดยไม่ต้องเสียเวลาสร้างใหม่ หากจะต้องแก้ไขก็ต้องทำได้ง่ายโดยใครก็ได้ที่ไม่จำเป็นต้องเก่ง Excel เท่าเทียมกับคนสร้าง

การใช้ Linked Template ใช้หลักการง่ายๆว่า เมื่อสร้างสูตรลิงก์ค่าแบบเซลล์ต่อเซลล์จากเซลล์ต้นทางไปใช้ที่เซลล์ปลายทาง ไม่ว่าจะโยกย้ายตำแหน่งเซลล์ปลายทางไปที่ใด สูตรลิงก์ที่สร้างไว้ก็ยังคงอ้างอิงมาจากเซลล์ต้นทางเดิมเสมอ

ส่วนข้อมูลในตารางต้นทางซึ่งเป็นต้นฉบับก็ควรเก็บรักษาไว้ให้ยังคงมีโครงสร้างและตัวข้อมูลตามเดิม จะได้ใช้เป็นหลักฐานก่อนการแก้ไขใดๆว่าเป็นอย่างไร ช่วยแยกขั้นตอนการทำงานและกำหนดขอบเขตความรับผิดชอบได้ชัดเจน

ขั้นตอนการสร้าง Linked Template

1. เลือกพื้นที่ตารางต้นทางหรือเฉพาะพื้นที่ส่วนที่ต้องการนำไปใช้แล้วสั่ง Copy
2. ไปที่ชีทว่างๆ สั่ง Paste Special > Paste Link จะได้สูตรลิงก์ตารางแบบเซลล์ต่อเซลล์
   
   
   
   
3. จัดการลบ โยกย้าย ปรับแต่ง ตำแหน่งตารางในชีทที่เป็นสูตรลิงก์ปลายทางนี้ตามสบาย แล้วใช้ตารางที่เป็นสูตรลิงก์ปลายทางในชีทนี้สำหรับลิงก์ไปใช้ต่อที่อื่น

ในตารางที่เป็นสูตรลิงก์ปลายทางอาจปรับสูตรจากลิงก์ธรรมดาให้เป็นสูตรที่ใช้แก้ไขข้อมูลให้ถูกต้องไปในตัว เช่น ใช้สูตร =--Cellต้นทาง เพื่อทำให้ตัวเลขที่มีลักษณะเป็นตัวอักษรถูกปรับให้เป็นตัวเลขแท้จริง หรือใช้สูตร =Trim(Cellต้นทาง) เพื่อตัดวรรคด้านหน้าและด้านหลังของข้อมูลทิ้ง เป็นต้น

เมื่อได้ข้อมูลใหม่มาให้ Copy มาทับลงไปในตารางต้นทาง ซึ่งสูตรในตารางปลายทางก็จะเปลี่ยนค่าตามและมีโครงสร้างตารางตามต้องการได้ทันที