หลักการบันทึกข้อมูลที่ดี ไม่ว่าจะใช้โปรแกรม Excel หรือโปรแกรมฐานข้อมูลอื่นใดก็ตาม พึงหลีกเลี่ยงการพิมพ์ข้อมูลใดๆซ้ำแล้วซ้ำอีกเพราะอาจพิมพ์ผิดพลาดมีตัวสะกดต่างไปจากเดิม ดังนั้นเมื่อต้องการนำข้อมูลใดที่เคยบันทึกไว้อยู่แล้วให้สร้างสูตรเพื่อดึงข้อมูลเหล่านั้นมาแสดงโดยใช้อ้างอิงจากรหัสนั่นเอง
รหัสที่ใช้กันจนคุ้นเคย ไม่ว่าจะเป็นหมายเลขทะเบียนรถ หมายเลขบัตรประชาชน เลขที่บัญชีเงินฝากธนาคาร รหัสบัญชี รหัสหน่วยงาน รหัสลูกค้า รหัสสินค้า เป็นต้น ซึ่งรหัสเหล่านี้ย่อมมีลักษณะที่เหมือนกันประการหนึ่งคือ รหัสต้องไม่ซ้ำกับรหัสอื่นในเรื่องนั้นๆ
รหัสที่ใช้กันในบริษัทมักมอบหมายให้ฝ่ายบัญชีเป็นผู้กำหนด ซึ่งติดนิสัยใช้หลักการตั้งรหัสเลียนแบบรหัสทางบัญชี โดยกำหนดโครงสร้างของรหัสให้แบ่งออกเป็นหลายส่วนและแต่ละส่วนมีความหมายในตัวเอง เช่น 01-012-001 ใช้เลข 01 เพื่อบ่งบอกว่าเป็นหมวดของทรัพย์สิน เลข 012 หมายถึงทรัพย์สินประเภทที่ดิน และเลข 001 ท้ายสุดเป็นประเภทย่อยของที่ดินนั้นๆ พอนำหมายเลขบัญชีมาจัดเรียงจากน้อยไปมากก็จะแสดงตัวเลขเรียงตามรายการตามผังบัญชีให้ทันที และยังช่วยให้ผู้ใช้รหัสสามารถแปลความหมายของรหัสที่เห็นได้ทันทีว่าเป็นรหัสของอะไร อีกทั้งในอนาคตหากมีรายการทางบัญชีอื่นเพิ่มขึ้นก็เพียงกำหนดหมายเลขตัวสุดท้ายเพิ่มขึ้นเป็น 01-012-002, 01-012-003, 01-012-004,…. 01-012-999 เพื่อกำหนดให้เป็นรหัสเฉพาะตัวของสิ่งนั้นได้โดยไม่กระทบกับโครงสร้างของรหัสที่ใช้อยู่
แม้รหัสที่สร้างขึ้นตามหลักดังกล่าวจะมีประโยชน์ในแง่ของการควบคุมก็ตาม แต่ในแง่ของการใช้งานประจำวันจะสร้างความเบื่อหน่ายให้กับบุคคลผู้ที่ต้องเขียนรหัสสินค้าหรือรหัสลูกค้าลงไปในกระดาษหรือลอกข้อมูลเพื่อบันทึกลง Excel มิใช่น้อย หากเขียนรหัสไม่ชัดหรือใช้เอกสารที่มีสำเนาไม่ชัดเจน พอลอกลง Excel ย่อมผิดพลาดได้ง่าย
เพื่อลดความผิดพลาดที่เกิดจากมนุษย์ ขอแนะนำให้กำหนดรหัสสินค้า รหัสลูกค้า รหัสอะไหล่ หรือรหัสใดก็ตามให้เป็นรหัสสั้นๆไม่กี่ตัวจะเหมาะกว่า โดยใช้ตัวอักษรเพียง 1 ตัวนำหน้าตัวเลข 3-4 หลัก เช่น c0001, p0123, m345 เป็นต้น
สาเหตุที่กำหนดให้ใช้ตัวอักษรนำหน้าเพื่อช่วยให้สามารถพิมพ์ตัวเลขที่มีเลข 0 นำหน้าได้โดย Excel จะได้รับรู้ว่ามีสถานะเป็นตัวอักษรเสมอ หรืออาจกำหนดให้ใช้ตัวย่อที่มีความหมายในตัวเองบ้าง เช่น c ย่อมาจาก customer หมายถึง ลูกค้า หรือใช้ p ย่อมาจาก part หมายถึงอะไหล่ ส่วนตัวเลขด้านท้ายควรเผื่อให้มีจำนวนหลักเพียงพอตามจำนวนที่จะเกิดขึ้นได้ในอนาคต) โดยเรียงตัวเลขท้ายเริ่มจาก 0001, 0002, 0003 ไปเรื่อยๆตามลำดับก่อนหลังของการเกิดขึ้นของลูกค้าคนนั้นๆหรือสินค้าตัวนั้นๆ ไม่จำเป็นต้องควบคุมให้ตัวเลขแบ่งเป็นช่วงๆตามประเภทของสิ่งที่ควบคุมตามแบบรหัสบัญชีอีกต่อไป
อย่าลืมว่าปัจจุบันพนักงานสามารถใช้คอมพิวเตอร์กันเป็นแทบทุกคนอยู่แล้ว อย่างน้อยน่าจะพอเปิด Excel แล้วพิมพ์ค่าเป็น พอกรอกรหัส c1234 ลงไปในเซลล์ ก็สามารถใช้สูตร VLookup ที่สร้างไว้อยู่แล้วดึงรหัสแบบเดิม 157-2345-abc-0001-345-799-xyz ที่ยาวกว่ามาแสดงกำกับอีกก็ยังได้ หากจะจัดเรียงตามกลุ่มของสินค้าก็เพียงสั่ง sort ตามประเภทของสินค้าที่กำหนดไว้ในตารางที่ใช้กับสูตร VLookup
