ผู้ใช้ Excel ทั่วไปมักตั้งชื่อชีทหรือชื่อแฟ้มตามประเภทของข้อมูลที่เก็บไว้เพื่อสะดวกในการค้นหา เช่น ตั้งชื่อชีทเรียงตามเดือนไปเรื่อยๆ พอขึ้นปีใหม่จึงขึ้นแฟ้มใหม่ และในแฟ้มนั้นก็แบ่งชีทตามชื่อเดือนไปอีก ครั้นจะค้นหาข้อมูลของวันนั้นเดือนนี้ปีโน้น ต้องไล่เปิดแฟ้มเก่าค้นหาข้อมูลเพื่อ copy มาแปะต่อกันวุ่นวาย พฤติกรรมแบบนี้แสดงว่าผู้ใช้ Excel ขาดพื้นฐานความรู้ของการใช้คำสั่งบนเมนู และไม่ทราบวิธีใช้สูตรดึงข้อมูลที่ต้องการออกมาทำรายงาน
ผู้มีความรู้เชี่ยวชาญการใช้ Excel จะพยายามบันทึกข้อมูลเรื่องหนึ่งๆลงไปในชีทเดียวแฟ้มเดียวเท่านั้น ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลของปีไหนเดือนไหนวันใดก็จะบันทึกอยู่ในชีทเดียว จากนั้นเมื่อต้องการค้นหาข้อมูลก็จะเปิดชีทนั้นขึ้นมาเพื่อใช้คำสั่งบนเมนูหรือสูตรเพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องการต่อไป ต่อมาถ้าแฟ้มเริ่มมีขนาดใหญ่อาจส่งผลให้ Excel ทำงานช้าลง ก็จะเปิดแฟ้มใหม่และในแฟ้มใหม่นั้นก็จะมีเพียงชีทเดียวสำหรับข้อมูลเรื่องนั้นๆ
วิธีการค้นหาข้อมูล สามารถจัดแบ่งออกเป็นหลายวิธีตามลักษณะของการใช้ Excel ดังนี้
- ใช้คำสั่งบนเมนู
- ใช้สูตร
- ใช้ VBA (ขอยกวิธีนี้ไปอธิบายในหลักสูตร Excel VBA)
หากจัดแบ่งวิธีค้นหาข้อมูลตามลักษณะโครงสร้างของข้อมูล แบ่งได้หลายกรณีดังนี้
- กรณีข้อมูลจากเซลล์ที่อยู่กระจายกัน
- กรณีข้อมูลจากเซลล์ที่อยู่ติดกันเป็นตารางเดียว
- กรณีข้อมูลจากเซลล์ที่อยู่ติดกันเป็นตารางหลายตาราง (ซึ่งอาจจะไม่ได้อยู่ในชีทเดียวกัน)
นอกจากนี้การจัดแบ่งตามลักษณะโครงสร้างของข้อมูล ยังขึ้นกับการวางแนวของข้อมูลที่จัดเก็บไว้ด้วยว่า ข้อมูลที่ต้องการค้นหาอยู่ในแนว row เดียวกันกับค่าที่ใช้หาหรือไม่ และมีข้อมูลที่ต้องการค้นหาอยู่รายการเดียวหรือหลายรายการ อีกทั้งมีโครงสร้างตารางที่เป็นมาตรฐานเหมือนกันทุกตารางหรือไม่ ดังนั้นจึงไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะใช้สูตรง่ายๆสั้นๆเพื่อค้นหาข้อมูลได้ทันทีที่ต้องการ
