- ถ้าข้อมูลใน column ซ้ายสุดเรียงลำดับจากน้อยไปมากอยู่แล้ว จะช่วยทำให้เกิดการไล่เทียบค่าที่ต้องการได้ง่ายขึ้น ดังนั้นสูตร VLookup แบบ Approaching Match จึงให้คำตอบได้รวดเร็วกว่าสูตร VLookup แบบ Exact Match อย่างมาก
- แทนที่จะใส่เลข column ซึ่งเป็นค่าคงที่ไว้ในสูตร VLookup ให้นำสูตร Match เพื่อคำนวณหาเลข column แทน เช่น จากเดิมใช้สูตร =VLOOKUP($F$3,MyData,2,0) ให้เปลี่ยนเป็นสูตร =VLOOKUP($F$3,MyData, MATCH(G2,Header,0), 0) ซึ่งจะช่วยป้องกันทำให้สูตรยังคงทำงานได้ตามเดิมแม้จะมีการแทรก column ลงไปในตารางฐานข้อมูล เพราะสูตร MATCH(G2,Header,0) จะคืนค่าเป็นเลขที่ column ที่ถูกต้องให้เสมอ
- สูตร VLookup และสูตร Match จะใช้ลักษณะของข้อมูลเป็นส่วนประกอบในการค้นหาค่า กล่าวคือ หากค่าที่นำไปใช้ค้นหามีลักษณะเป็น Text หรือ Number ก็ต้องนำไปค้นหาจากตารางฐานข้อมูลซึ่งบันทึกไว้แบบ Text หรือ Number ตาม เช่น หากใช้ค่า ‘123 ไปใช้ค้นหา ก็จะค้นหาค่าได้ต่อเมื่อในตารางฐานข้อมูลบันทึกค่าไว้เป็น ‘123 ด้วย แต่จะค้นหาข้อมูลของ 123 ไม่พบเพราะ ‘123 มีลักษณะเป็น Text แต่ 123 มีลักษณะเป็น Number
- ในกรณีที่มีค่าบันทึกไว้ซ้ำหลายรายการ สูตร VLookup และสูตร Match จะค้นหาข้อมูลของรายการแรกที่บันทึกซ้ำไว้เท่านั้น
- เมื่อหาค่าไม่พบ แทนที่จะปล่อยให้สูตร VLookup คืนค่าเป็น #N/A ควรเปลี่ยนค่า #N/A เป็นเลข 0 หรือคำเตือนอื่นแทน โดยนำสูตร IsError หรือ IsNA มาปรับสูตรเป็น
=IF(IsError(สูตร VLookup), 0, สูตร VLookup)
หรือ
=IF(IsError(สูตร VLookup), “ไม่พบค่าที่ต้องการ”, สูตร VLookup) - สูตร VLookup แบบ Approaching Match =VLOOKUP($F$3,MyData,2) นี้เป็นโครงสร้างสูตรแบบสั้นซึ่งละเลข 1 ต่อท้ายไว้ ยังมีอีกรูปแบบหนึ่งคือ =VLOOKUP($F$3,MyData,2,1) โดยเลข 1 ที่ต้อท้ายสุดในวงเล็บมีความหมายว่า ใช่ หรือ True หมายถึง ให้ใช้กับตารางที่ข้อมูลใน column ซ้ายสุดเรียงจากน้อยไปมาก
- ถ้าเลือกใช้สูตร VLookup แบบ Approaching Match แต่ข้อมูลใน column ซ้ายสุดไม่ได้เรียงลำดับจากน้อยไปมากครบทุกรายการ สูตรนี้จะทำงานเพี้ยนถูกบ้างผิดบ้าง
- นอกจากสูตร VLookup แล้วยังมีสูตร HLookup ไว้ใช้กับตารางที่เก็บข้อมูลตามแนวนอน แต่มีโอกาสใช้งานน้อยมากเนื่องจากตารางฐานข้อมูลที่ดีต้องเก็บข้อมูลไว้ตามแนวตั้งซึ่งเหมาะสำหรับใช้สูตร VLookup เท่านั้น
- หากในแฟ้มมีการใช้สูตร VLookup หลายเซลล์และใช้อ้างอิงกับพื้นที่ตารางขนาดใหญ่ จะทำให้แฟ้มทำงานช้าลงตามจำนวนสูตรและขนาดพื้นที่ที่เพิ่มขึ้น อีกทั้งหากไม่ได้ใช้สูตร Match ช่วยในการหาเลขที่ column จะเสี่ยงได้ข้อมูลผิดทันทีที่ผู้ใช้แก้ไขโครงสร้างตารางโดยการ insert แทรก column ดังนั้นจึงแนะนำให้ใช้สูตร VLookup กับตารางที่เก็บข้อมูลขนาดไม่ใหญ่นักและไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลง เช่น ตารางเก็บรายชื่อสินค้า รายชื่อลูกค้า แล้วหันไปใช้สูตร Match กับ Index กับตารางทั่วไปแทน
