(ถ้า)ตอนนี้เกือบจะสิ้นปีแล้ว แฟ้ม Excel ที่คุณใช้อยู่จะมีขนาดใหญ่มากขึ้นกว่าตอนต้นปีใช่ไหม ต้องบันทึกทั้งข้อมูลเพิ่มขึ้นมาทุกวันทุกเดือนตลอดทั้งปี มีทั้งสูตรคำนวณหายอดอะไรๆเยอะแยะไปหมด ทราบหรือไม่ว่า แฟ้ม Excel ที่มีสูตรคำนวณจะมีขนาดใหญ่ขึ้นกว่าแฟ้มที่ใช้บันทึกตัวเลขหรือตัวอักษร เมื่อทราบแบบนี้แล้วลองนึกดูว่าจะทำอย่างไรเพื่อทำให้แฟ้มมีขนาดเล็กลง แถมคำนวณเร็วขึ้นด้วย
เราใช้เครื่องหมาย $ เพื่อล้อคตำแหน่งอ้างอิงที่ใช้ในสูตร สมมติว่าจะลิงก์ค่ามาจากเซลล์ A1 มาใช้ ก็จะเริ่มจากพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับลงไปในเซลล์ปลายทางไว้ก่อน แล้วหยิบเมาส์คลิกลงไปในเซลล์ A1 จะได้สูตร =A1 จากนั้นให้กดปุ่ม F4 ไปเรื่อยๆก็จะพบว่า Excel ใส่เครื่องหมาย $ ในสูตรให้เอง พอกด F4 ไปเรื่อยๆ =A1 จะเปลี่ยนไปเป็น =$A$1 =A$1 =$A1 =A1 =$A$1 ….. วนกลับมาไปเรื่อยๆ
เครื่องหมาย $ จะช่วยทำให้สามารถ copy สูตรไปใช้ต่อที่ตำแหน่งเซลล์อื่นได้ ช่วยทำให้สามารถลิงก์ค่าจากเซลล์หรือจากตารางตามแนวนอนหรือแนวตั้งในตำแหน่งตามที่ต้องการไปใช้โดยไม่ต้องสร้างสูตรใหม่ทีละเซลล์
ไม่ว่าตารางจะมีขนาดใหญ่แค่ไหน ต้องมีสูตรมากมายหลายร้อยหลายพันเซลล์ก็ตาม คนที่ใช้ Excel เก่งๆต้องหาทางสร้างสูตรเพียงเซลล์เดียว ที่เซลล์แรกของ row บนแรกสุดหรือ column ซ้ายสุดตารางเท่านั้น พอ copy สูตรไปใช้ที่เซลล์อื่น ก็จะได้สูตรที่ปรับตำแหน่งอ้างอิงให้เอง ซึ่งผมเรียกวิธีการสร้างสูตรแบบนี้ว่า Smart Formula (สูตรฉลาด)
วงจรชีวิต Life Cycle ของการสร้างสูตรใช้สูตรมักจะจบลงแค่นี้ แค่คำนวณหาคำตอบที่ต้องการได้แล้วนี่แหละ
แต่ถ้าคำตอบที่คำนวณได้นั้นไม่มีการเปลี่ยนแปลงอีกแล้วล่ะ จะปล่อยให้มีเซลล์สูตรไว้นับร้อยนับพันเซลล์ต่อไปอีกทำไม แค่ copy แล้ว paste แบบ value ทับลงไปที่เดิม ขนาดแฟ้มก็จะลดลงทันที
สูตรบางสูตรกว่าจะสร้างขึ้นมาได้ต้องคิดแล้วคิดอีก ดังนั้นก่อนจะทำลายสูตรให้เป็นค่าคงที่ ควรเก็บแฟ้มที่มีสูตรต้นฉบับเอาไว้ด้วยเสมอ
