สูตร Array : สูตรซึ่งคนส่วนใหญ่ใช้ไม่เป็น

เรื่องสูตร Array เป็นเรื่องที่ผมเคยเขียนมาแล้วหลายครั้ง เคยอธิบายมาแล้วหลายรอบ ทุกครั้งที่จัดอบรมก็พูดเรื่องสูตร Array อยู่เสมอ คนที่ฟังเรื่องสูตร Array แล้วเข้าใจก็จะเข้าใจในทันที แล้วก็ต้องมานั่งเบื่อนั่งทนฟังผมอธิบายเรื่องสูตร Array นี้ซ้ำแล้วซ้ำอีก เพราะคนส่วนใหญ่เขาฟังกี่ทีกี่ทีก็ไม่เข้าใจเรื่องสูตร Array นี้สักที ไม่ใช่ว่าฟังแบบเข้าหูซ้ายแล้วทะลุหูขวาหรอก แต่แย่ยิ่งกว่านั้นอีก พออธิบายเรื่องสูตร Array ทีไร ปรากฏว่าเสียงพูดอธิบายของผมมันเดินทางไปไม่ถึงหูคนฟังเสียด้วยซ้ำ เพราะคนฟังพอฟังแล้วไม่รู้เรื่องก็จะมีอาการหนังตาหนักขึ้นเรื่อยๆแล้วหลับหูหลับตาไม่ได้ฟังทุกครั้งไป

"ถ้าคุณใช้สูตร Array เป็น จะแก้ปัญหาอะไรได้บ้าง" ผมคิดว่าต้องเริ่มอธิบายให้พวกเราเห็นคุณประโยชน์ของสูตร Array กันก่อน ถ้าเห็นประโยชน์ของสูตร Array ว่าจะช่วยแก้ปัญหาของตัวเองได้มากมายขนาดไหน จะได้เกิดความอยากใช้แล้วจะได้มีความตั้งหน้าตั้งตาตั้งใจมาเรียนรู้สูตร Array

ประโยชน์ของสูตร Array

สูตร Array จะช่วยทำให้คุณสามารถทำสิ่งที่ไม่นึกไม่ฝันว่า Excel จะทำได้มาก่อน ได้แก่

1. ทำให้แฟ้มมีขนาดเล็กลง เนื่องจากแทนที่จะต้องสร้างตารางหลายๆตารางเพื่อแยกคำนวณทีละขั้น เราสามารถสร้างสูตร Array ลงไปในเซลล์เพียงเซลล์เดียวก็ได้คำตอบที่ต้องการแล้ว
2. ทำให้เก็บข้อมูลไว้ในตารางเดียวชีทเดียว โดยไม่ต้องแยกตารางฐานข้อมูลออกเป็นหลายตารางหรือหลายชีทเพียงเพื่อต้องการหายอดรวมแยกประเภทตามข้อมูลที่จัดแยกไว้
3. ทำให้ Excel ทำงานแบบคอมพิวเตอร์ได้อย่างแท้จริง พอกรอกค่าลงไปก็จะได้คำตอบที่ต้องการทันที ไม่ต้องเสียแรงและเสียเวลาคลิกเลือกใช้คำสั่งบนเมนู เช่น ไม่ต้องสั่ง Sort ตารางก็จัดเรียงให้เองแล้ว หรือไม่ต้องสั่ง AutoFilter ก็สามารถหายอดรวมแยกประเภทได้แล้ว
4. ทำให้สูตรสำเร็จรูปของ Excel มีความสามารถเหนือชั้นขึ้นกว่าเดิม สามารถใช้สูตรในเซลล์เดียวลัดหาคำตอบ

ในการอบรมครั้งหนึ่งมีผู้เข้าอบรมคนหนึ่งมีท่าทีไม่สนใจเรียนรู้สูตร Array โดยอ้างว่า ทำไมต้องใช้สูตร Array ด้วยในเมื่อ Excel ก็มีสูตรและคำสั่งบนเมนูอยู่แล้ว ถ้าอยากได้อะไรก็แค่คลิกคำสั่งบนเมนู ก็จะได้คำตอบที่ต้องการแล้วมิใช่หรือ

ผมจึงเรียนถามกลับว่า แล้วมือที่ใช้คลิกคำสั่งบนเมนูที่ว่านั้นน่ะเป็นมือของใคร ถ้าคุณส่งแฟ้มไปให้หัวหน้าที่ใช้ Excel ไม่เป็น หัวหน้าจะรู้วิธีเลือกคลิกเมนูนั้นเมนูนี้ด้วยหรือ เห็นทีหัวหน้าต้องพึ่งพามือของคุณไปชั่วชีวิตหรือไม่ แต่ถ้าคุณสร้างสูตร Array เป็น แฟ้มนั้นๆจะทำงานต่อเองอย่างอัตโนมัติโดยไม่ต้องห่วงว่าใครจะเป็นผู้ใช้แฟ้มของคุณ

อย่างเรื่องการใช้ Pivot Table เหมือนกันที่หัวหน้ามักชอบใช้เป็นชีวิตจิตใจแล้วผลักดันให้ลูกน้องใช้ Pivot Table ตามกันไปทั้งบริษัท โดยหารู้ไม่ว่าถ้าใช้ Array เป็นก็แทบไม่จำเป็นต้องใช้ Pivot Table เสียด้วยซ้ำ

ข้อเสียของสูตร Array

1. ทำให้แฟ้มคำนวณช้าลง แต่เนื่องจากการใช้สูตร Array จะช่วยทำให้แฟ้มมีขนาดเล็กลงซึ่งโดยทั่วไปย่อมส่งผลให้แฟ้มเล็กคำนวณเร็วกว่าแฟ้มใหญ่ ถ้าคุณออกแบบโครงสร้างตารางให้เหมาะกับสูตร Array ด้วย ปัญหาเรื่องนี้ก็จะชดเชยกันไป
2. ทำให้แก้ไขสูตรยากขึ้น เพราะคนทั่วไปมักไม่เข้าใจเรื่องสูตร Array เป็นพื้นอยู่แล้วและไม่ทราบว่าขั้นตอนการสร้างสูตร Array ต้องกดปุ่ม Ctrl+Shift+Enter พร้อมกันแทนที่จะกดปุ่ม Enter
3. คนที่ติดนิสัยชอบสร้างสูตร Array มักหลงลืมมองข้ามสูตรสำเร็จรูปอื่นที่มีอยู่แล้วในโปรแกรม Excel ซึ่งสูตรสำเร็จรูปจะใช้เวลาคำนวณเร็วกว่าสูตร Array