คุณลองนึกดูซิว่ามนุษย์เราได้รับประโยชน์จากการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ต่างจากสมัยที่ยังมีแต่เครื่องคิดเลขให้ใช้กันอย่างไรบ้าง หลายคนน่าจะตอบว่า เครื่องคอมพิวเตอร์ต้องช่วยให้คำตอบที่เร็วกว่าเครื่องคิดเลขใช่ไหม แล้วความเร็วที่ว่านี้ถูกวัดมาจากเวลาที่ใช้ไปของเครื่องคอมพิวเตอร์หรือเวลาของคุณกันล่ะ
แน่นอนที่สุดว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ย่อมทำงานเร็วกว่าเครื่องคิดเลข และเครื่องคอมพิวเตอร์รุ่นใหม่ย่อมทำงานได้เร็วกว่าเครื่องคอมพิวเตอร์รุ่นเก่า ยิ่งใช้ Excel ที่ติดตั้งบนเครื่องคอมพิวเตอร์รุ่นล่าสุด ก็ยิ่งได้คำตอบผลลัพธ์จากการคำนวณเร็วขึ้น ซึ่งถ้าใครหลงเข้าใจว่าตัวเองใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์เป็นอยู่แล้วเพียงเพราะดูจากความเร็วของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้อยู่ ก็เป็นความเข้าใจที่ถูกต้องเพียงบางส่วน (และเป็นส่วนที่ไม่สำคัญเท่าใดเสียด้วย) เพราะถ้าคุณใช้ Excel อย่างคอมพิวเตอร์เป็น ต่อให้ยกเครื่องคอมพิวเตอร์รุ่นโบราณที่ทำงานช้าเป็นเต่า ก็จะพบว่าคุณไม่ได้เสียเวลาต่างกันมากนัก
ลักษณะของการใช้ Excel อย่างคอมพิวเตอร์มีดังนี้
- คุณจะต้องเสียเวลาสร้างและทดสอบนานหน่อย เนื่องจากต้องหาทางคิดสร้างงานให้เหมาะสมกับแต่ละสถานการณ์ ซึ่งคุณควรตั้งหลักไว้ว่า แฟ้มงานที่สร้างขึ้นมานั้น จะต้องสามารถนำกลับมาใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีกได้โดยไม่ต้องย้อนกลับไปแก้ไขใหม่อีกแม้แต่น้อย
- หากจำเป็นต้องแก้ไข ต้องสามารถแก้ไขปรับปรุงแฟ้มได้ง่าย ใช้เวลาไม่มาก และไม่ส่งผลกระทบต่อการคำนวณเดิมที่ถูกต้องอยู่แล้ว ทั้งนี้ไม่ว่าจะกำหนดให้ผู้ที่ทำหน้าที่แก้ไขนั้นคือคุณซึ่งเป็นผู้สร้างแฟ้มนั้นเอง หรือแม้แต่จะเป็นผู้อื่นซึ่งไม่เคยใช้แฟ้มนั้นมาก่อนก็ตาม
- สามารถลดจำนวนคนและไม่ต้องเพิ่มอัตรากำลังคนตามปริมาณงานที่เพิ่มขึ้น
- ประหยัดเงินลงทุน เพราะไม่ต้องจ่ายเพื่อซื้อเครื่องหรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์รุ่นใหม่
- คุณต้องมีความสุขและมีเวลาว่างให้กับชีวิตมากขึ้น
