Smart Formula แปลว่า สูตรฉลาด ซึ่งสูตรฉลาดที่ว่านี้จะฉลาดได้ก็ต่อเมื่อใช้ความฉลาดของคุณในการสร้างสูตรขึ้นมา เพื่อให้มีลักษณะการใช้งานได้ตามนี้
|
ในชีทหนึ่งๆหรือตารางหนึ่งๆ ต้องมีสูตรต้นฉบับเพียงเซลล์เดียว ซึ่งสามารถนำไปใช้ได้กับเซลล์อื่นๆได้ทั้งตาราง แล้วเมื่อใดที่จำเป็นต้องแก้ไขสูตรใหม่ ก็จัดการแก้ไขสูตรนี้เพียงเซลล์เดียวแล้ว Copy นำไป Paste เพื่อใช้ได้กับทุกเซลล์ในตาราง |
ในโครงสร้างของตัวสูตรฉลาดอาจใช้วิธีกำหนดตำแหน่งอ้างอิงแบบเซลล์เดียวหรือแบบกำหนดขอบเขตตารางก็ได้ โดยไม่ว่าจะใช้วิธีใดก็หลีกหนีการกำหนดตำแน่งอ้างอิงที่มีเครื่องหมาย $ กำกับตำแหน่ง 3 แบบต่อไปนี้ไปไม่พ้น
- ตำแหน่งอ้างอิงแบบ Absolute Reference มีเครื่องหมาย $ วางไว้ด้านหน้าของทั้งตำแหน่ง Row และ Column เช่น =$A$1 โดยให้ใช้ตำแหน่งอ้างอิงแบบนี้กับกรณีที่ต้องการนำค่าคงที่ไปใช้
- ตำแหน่งอ้างอิงแบบ Relative Reference เป็นตำแหน่งอ้างอิงซึ่งไม่มีเครื่องหมาย $ เช่น =A1 ซึ่งสูตรที่อ้างอิงแบบนี้จะต้องใช้ที่เซลล์เดิมเซลล์เดียวไปตลอด ไม่สามารถ Copy นำไป Paste เพื่อทำให้ได้ค่าเดิมซ้ำที่เซลล์อื่นได้อีก เพราะตำแหน่งอ้างอิงจะเขยื้อนต่างจากตำแหน่งเดิมเสมอ ดังนั้นจึงเป็นการอ้างอิงแบบที่ใช้ในเซลล์สูตรกันน้อยที่สุด แต่กลับถูกนำมาใช้กันมากใน Conditional Formatting หรือ Data Validation
- ตำแหน่งอ้างอิงแบบ Mixed Reference เป็นตำแหน่งอ้างอิงที่นิยมใช้กันมากที่สุด โดยผู้สร้างสูตรต้องเลือกใส่เครื่องหมาย $ ด้านหน้าตำแหน่ง Row หรือ Column เพียงอย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น =A$1 เพื่อคงตำแหน่ง Row 1 ไว้ตามเดิมตลอด หรือ =$A1 เพื่อคงตำแหน่ง Column A ไว้ตามเดิมตลอด ไม่ว่าจะ Copy นำสูตรไป Paste ที่ตำแหน่งอื่นก็ตาม
วิธีสร้างสูตรให้มีตำแหน่งอ้างอิงที่มีเครื่องหมาย $ นำหน้าตำแหน่งของ Row และหรือ Column นี้ ให้ใช้วิธี Pointing แล้วกดปุ่ม F4 ซ้ำไปเรื่อยๆจนกว่าจะได้ตำแหน่ง $ ตามต้องการ
- ให้เริ่มจากพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับ = ลงไปในเซลล์ที่ต้องการสร้างสูตร (เพื่อแสดงการยึดครองเซลล์นั้นไว้ก่อนว่า เป็นเซลล์ที่จะรับสูตรลงไปเมื่อเรากดปุ่ม Enter)
- จากนั้นใช้วิธีชี้ลงไปในเซลล์ที่ต้องการ (Pointing แปลว่า ชี้) โดยใช้ Mouse คลิกเลือกเซลล์ที่ต้องการ ไม่ว่าจะอยู่ต่างชีทหรือต่างแฟ้มกันก็ตาม เช่น คลิกที่เซลล์ A1 จะได้สูตร =A1
- จากนั้นให้กดปุ่ม F4 ไปเรื่อยๆ จะพบว่ามีเครื่องหมาย $ แทรกลงในสูตรให้เองตามลำดับที่มีการกดปุ่ม F4 ดังนี้ A1 > $A$1 > A$1 > $A1 > A1 > แล้วจะมีเครื่องหมาย $ วนซ้ำไปอีก
- เมื่อได้ตำแหน่ง $ ควบคุมตำแหน่ง Row และหรือ Column ตามต้องการแล้วให้กดปุ่ม Enter เพื่อรับสูตรลงไปในเซลล์ แล้วจะพบว่า Excel จะพากลับมาที่เซลล์ซึ่งพิมพ์เครื่องหมายเท่ากับนำหน้าสูตรเอาไว้ตั้งแต่แรกนั่นเอง
การใส่เครื่องหมาย $ เพื่อเป็นการควบคุมตำแหน่งอ้างอิงไว้ไม่ให้เขยื้อนนี้ นอกเหนือจากการทำให้คุณสามารถ Copy สูตรไปใช้ในเซลล์อื่นได้ทันทีแล้ว ยังเป็นเรื่องน่าสังเกตว่าช่วยทำให้แฟ้มมีขนาดเล็กลงกว่าแฟ้มที่มีสูตรซึ่งไม่มี $ กำหนดไว้เลย (ขอให้ทดลองลบเครื่องหมาย $ ทิ้งจากสูตรในตารางขนาดใหญ่เพื่อเปรียบเทียบดูขนาดแฟ้ม โดยใช้คำสั่ง Replace เครื่องหมาย $ แต่ไม่ได้ Replace with ด้วยเครื่องหมายใด)
นอกจากตำแหน่งอ้างอิงที่ต้องมีเครื่องหมาย $ เป็นองค์ประกอบสำคัญแล้ว ในโครงสร้างของสูตร Smart Formula ยังอาจจำเป็นต้องพึ่งสูตร IF, And, Or หรือสูตรอื่นๆซึ่งทำหน้าที่ตัดสินใจ เพื่อช่วยทำให้สูตรมีเงื่อนไขในการคำนวณต่างไปจากเดิมได้เองทันที เมื่อมีการนำสูตรเดียวกันไปใช้ซ้ำที่ตำแหน่งเซลล์อื่น
