สูตรอะไรเอ่ยช่วยทำให้ตัดสินใจได้ถูกต้อง

คำถามนี้ผมเชื่อว่าหลายคนต้องตอบว่าสูตร IF เพราะเป็นสูตรที่เห็นได้ชัดว่าใช้ในการตัดสินใจ สามารถรับเงื่อนไขได้ทุกอย่าง ทั้งตรวจสอบว่าเท่ากันหรือไม่ ไม่เท่ากัน น้อยกว่า น้อยกว่าหรือเท่ากับ มากกว่า มากกว่าหรือเท่ากับ ซึ่งนอกจากสูตร IF แล้ว ยังมีสูตรอื่นที่ทำหน้าที่ช่วยตัดสินใจได้อีก เช่น And OR Choose VLookup Match หรือแม้แต่จะใช้แค่เครื่องหมายเท่ากับ = ก็ใช้ช่วยในการตัดสินใจได้แล้ว

อย่างไรก็ตามสูตรเหล่านี้จะตัดสินใจได้ถูกต้องหรือไม่ยังขึ้นกับว่า ค่าที่นำมาใช้ในการตัดสินใจนั้นมีค่าตรงตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้หรือไม่ ซึ่ง Excel จะใช้ค่าที่แท้จริงมาตรวจสอบ ไม่ได้ใช้ค่าตามที่มนุษย์อย่างเรามองเห็นมาใช้ตัดสินใจ ไม่ได้ใช้ค่าที่ถูกเปลี่ยนรูปแบบหรือ Format ให้เห็นว่ามีค่าต่างไปจากเดิมมาใช้ในการตัดสินใจแต่อย่างใด

Excel ใช้ค่าที่แท้จริงเท่านั้นมาใช้กับสูตร IF And OR Choose VLookup Match CountIF SumIF ตลอดจนการใช้สมการ = > < >= <= <>

ถ้านำ Excel มาเปรียบเทียบกับคน Excel เป็นคนที่ดีมาก ฉลาดมาก ตรงไปตรงมา ซื่อสัตย์ ไม่เคยโกหกใคร แต่ Excel เป็นคนที่ซื่อไปหน่อย ซื่อจนเรียกว่าเซ่อ จนอาจถูกเรียกว่าโง่ไปเลยก็ได้ ไม่ค่อยเหมาะกับยุคนี้ แต่ถ้าเป็นคนยุคก่อนจะได้รับความเคารพบูชาอย่างมาก เพราะ Excel จะเป็นคนดีที่น่าเคารพบูชา ซึ่งหาได้ยากในสังคมทุกวันนี้

ค่าที่แท้จริง คือ อะไร

ค่าที่ได้จากการกรอกค่าหรือบันทึกค่าด้วยมือลงไปในเซลล์ ย่อมมีค่าที่แท้จริงตรงตามค่าที่บันทึกลงไปในเซลล์ แต่ค่าที่เป็นผลลัพธ์ที่เกิดจากการคำนวณอาจมีค่าที่แท้จริงต่างจากค่าที่มองเห็นได้เสมอ เมื่อนำไปค่าไปใช้เป็นเงื่อนไขกับสูตรจึงอาจทำให้ Excel ตัดสินใจถูกหรือผิดได้โดยไม่รู้ตัว

ตัวอย่างที่เห็นได้ง่ายที่สุดและเห็นว่าใช้กันบ่อยมาก เกิดจากการบันทึกตัวเลขรหัสที่มีเลข 0 นำหน้า เช่น 0123 ซึ่งตามปกติเมื่อพิมพ์ 0123 ลงไปในเซลล์แล้วจะไม่ได้เลข 0 นำหน้า ทำให้ผู้ใช้ Excel หลายคนต้องพิมพ์เครื่องหมายฝนทองนำหน้าตัวเลขแบบนี้ ‘0123 แต่ยังทีทางอื่นอีก บางคนอาจใช้วิธีกำหนดรูปแบบ 0000 ช่วย ซึ่งทำให้เลข 123 ที่บันทึกลงไปแสดงออกมาเป็น 0123 ให้เห็นก็ได้

หลักการตัดสินใจของ Excel นั้นจะใช้ลักษณะของสถานะของค่าว่ามีสถานะว่าเป็นตัวเลขหรือมีสถานะว่าเป็นตัวอักษรมาใช้ตัดสินใจด้วยเสมอ

ดังนั้น ‘0123 ย่อมไม่เท่ากับ ‘123 ย่อมไม่เท่ากับ 123 ที่แสดงออกมาด้วยรูปแบบ 0000

คำที่มีเครื่องหมายวรรคก็เช่นกัน แม้ผู้ใช้ Excel จะมองว่าเหมือนกัน แต่ถ้ามีจำนวนวรรคไม่เท่ากัน มีวรรคขาด มีวรรคเกิน หรือไม่มีวรรค Excel ย่อมตัดสินใจว่าไม่ใช่คำเดียวกัน

นอกจากนี้ ค่าที่แท้จริงที่นึกไม่ถึงกันและน้อยคนนักจะทราบ เป็นค่าที่เกิดจากการคำนวณซึ่งอาจไม่ตรงกับค่าที่เห็น เช่น หากสร้างสูตร =2.3-2.2 ลงไปในเซลล์ จะพบว่า Excel แสดงผลลัพธ์ออกมาเป็น 0.1 แต่เมื่อนำไปตรวจสอบกับตัวเลข 0.1 ที่พิมพ์ลงไปในเซลล์เอง หรือแค่สร้างสูตร =(2.3-2.2)=0.1 แล้วจะได้คำตอบเป็น FALSE ตลอดจนเมื่อนำ =2.3-2.2 ไปลบด้วย 0.1 เช่นใช้สูตร =(2.3-2.2)-0.1 ก็ไม่ได้คำตอบเท่ากับ 0 เพราะ Excel ให้คำตอบอย่างตรงไปตรงมาว่า ไม่เท่ากัน

=2.3-2.2 นั้น Excel จะคิดคำตอบออกมาเป็นค่าที่แท้จริง 0.0999999999999996 ซึ่งไม่เท่ากับ 0.1

การที่จะทำให้ Excel ตัดสินใจได้ถูกต้องนั้น ต้องอย่าเชื่อสิ่งที่เห็นว่าจะเป็นค่าที่แท้จริงเสมอไปเพราะ Excel ไม่ได้ใช้สิ่งที่เห็น นำไปใช้ในการคำนวณ

เรื่องลับที่ไม่บอกใครว่าสอน แต่แอบสอน

หนึ่งในสาเหตุที่ทำให้หลักสูตรอบรม Excel Expert Training ได้รับความนิยมอย่างมาก แม้สถาบันจัดอบรมที่อื่นจะพยายามลอกเลียนเนื้อหาไปจัดอบรมตามก็ยังไม่เหมือน นั้นเป็นเพราะมีหลายเรื่องที่ผมต้องแอบสอน ไม่ได้ระบุไว้ในรายละเอียดเนื้อหาหลักสูตร ผู้ที่เคยมาเข้าอบรมจะบอกกันปากต่อปากต่อไปเองว่า ต้องมาเรียนที่นี่เท่านั้น

อย่างเรื่องสูตรอะไรเอ่ยที่ช่วยทำให้ตัดสินใจได้ถูกต้องนี้ ถ้าใครไม่ทราบเรื่องนี้ ไม่สนใจ ส่วนวิทยากรที่สอน Excel ไม่ได้ให้ความรู้เรื่องนี้ สูตร IF หรือสูตรอื่นใดที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ ย่อมตัดสินใจได้ผิดพลาดเสมอ สูตร IF ที่ใช้จึงยังเรียกได้ว่า สอบตก

ในกรณีผลลัพธ์ที่เป็นตัวเลขที่เกิดจากการคำนวณนั้น ก่อนจะนำค่าไปใช้ในการตัดสินใจ ต้องใช้สูตร Round Trunc Int ปรับค่าให้ถูกต้องก่อน Excel จึงจะตัดสินใจได้ถูกต้อง