สมัยที่ผมได้รับเกียรติให้ไปจัดอบรมที่บริษัทปูนซิเมนต์ไทย (SCG) มีอยู่ครั้งหนึ่งเจอผู้เข้าอบรมไม่ยอมทำตัวอย่างตามที่ผมสอน มีแค่คนนี้แหละที่นั่งพิงพนัก มือไม่จับเมาส์ ไม่พิมพ์อะไรเหมือนผู้เข้าอบรมคนอื่น
ผมเดินเข้าไปถามว่า ติดปัญหาอะไรหรือครับ ทำไมไม่ทำตัวอย่างตาม
“สูตรที่อาจารย์กำลังสอนอยู่นั้นน่ะ แค่คลิกเลือกคำสั่งบนเมนูก็ได้คำตอบแล้วครับ” เขาตอบ
ผมเชื่อว่ายังมีผู้ใช้ Excel อีกหลายคนที่คิดแบบเดียวกัน อยากจะหาคำตอบแบบนั้นแบบนี้ ไม่ต้องเสียเวลาไปคิดสร้างสูตรหรอก อยากจะหาว่าลูกค้าที่มาซื้อสินค้าในวันนั้นวันนี้มีใครบ้าง ซื้อสินค้าอะไรไปบ้าง แค่ใช้มือคลิกบนเมนู เลือกคำสั่ง Sort, Filter, Pivot Table หรือ Power Query ก็สามารถหาคำตอบที่ต้องการได้แล้ว
ที่ว่าหาคำตอบที่ต้องการได้แล้วนั่นน่ะจริงหรือ .... จริงครับ แต่ ...
แต่ที่ 1 : รูปร่างหน้าตาของตารางคำตอบที่ได้จากการใช้เมนูหามาให้นั่น ไม่ตรงกับหน้าตาตารางที่ต้องการ และไม่สามารถแทรกอยู่ในหน้าตารายงานที่ต้องการนำเสนอ
แต่ที่ 2 : คำตอบที่ได้มามักจะออกมาเกินกว่าสิ่งที่ต้องการ เช่น จาก Pivot Table แทนที่จะได้รายงานโดยเฉพาะของลูกค้าคนนั้นชื่อเดียวมีรายการซื้อสินค้าอะไรบ้าง กลับได้รายงานที่แสดงลูกค้าทุกรายออกมาก่อน จากนั้นคนต้องเสียเวลาใช้มือสั่ง filter ตัดแต่งลดคำตอบให้เหลือแค่ลูกค้าคนที่ต้องการคนเดียว ซึ่งเหมือนกับสุภาษิตที่ว่า ขี่ช้างจับตั๊กแตน
แต่ที่ 3 : เมื่อฐานข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลง ก็ต้องใช้มือคลิกเลือกคำสั่งบนเมนูเดิมซ้ำอีกจึงจะได้คำตอบใหม่ตามข้อมูลใหม่ ซึ่งถ้าโครงสร้างของข้อมูลต่างไปจากเดิมก็ใช่ว่าจะสั่ง Refresh แล้วจะมั่นใจว่าได้คำตอบตามมาถูกต้อง ทำให้ต้องย้อนกลับไปตรวจสอบโครงสร้างฐานข้อมูลซ้ำหรือสร้างใหม่ทั้งหมด
การใช้มือคลิกเมนูเพื่อสั่งให้ Excel ทำงานตามที่ต้องการจึงเหมาะสำหรับงานที่มีโครงสร้างข้อมูลที่แน่นอนตายตัวแล้ว มีโครงสร้างที่ผ่านการจัดเตรียมไว้ก่อน และเมื่อต้องการคำตอบใหม่ก็ควรสร้างใหม่ตั้งแต่ต้น
แต่ที่ 4 : คำสั่งจากเมนู ไม่สามารถทำงานได้หากฐานข้อมูลกระจายอยู่ต่างที่กัน ไม่ได้อยู่ในตารางเดียวกัน ซึ่งต้องใช้หลายคำสั่งจากหลายเมนูมาทำงานร่วมกันเพื่อหาทางนำข้อมูลมาใช้
แต่ที่ 5 : มือที่จะใช้สั่งนั้นต้องเป็นมือของคนเดิม หรือแม้แต่เป็นมือเดิมก็ต้องไม่ทิ้งระยะเวลาที่สร้างจากคราวก่อนนานนักเพราะคำตอบที่ได้จากการใช้คำสั่งบนเมนูนั้น ไม่มีประวัติหรือแนวทางให้ตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายและชัดเจนว่า คราวก่อนมีลำดับการใช้งานยังไงและมีการเลือกเงื่อนไขพิเศษอะไรไว้บ้าง
ผลงานที่ได้จากการใช้คำสั่งบนเมนูสร้างขึ้นมา ไม่ได้ต่างจากการใช้ Excel ได้ดีกว่าเครื่องคิดเลขที่มีฟังก์ชั่นอัตโนมัติเท่าใดนัก แต่ถ้าต้องการทำให้ Excel ทำงานแบบคอมพิวเตอร์ได้อย่างแท้จริง หนีไม่พ้นต้องเรียนรู้วิธีสร้างสูตร
อย่างไรก็ตามใช่ว่าทุกงานต้องใช้สูตรหาคำตอบเสมอไป ถ้าเป็นงานที่ต้องใช้เพียงครั้งเดียว ใช้เองคนเดียว หรือหน้าตาตารางคำตอบยังไม่แน่นอน ไม่ต้องห่วงว่าหน้าตาตารางคำตอบจะออกมาเป็นยังไง จะใช้มือคลิกคำสั่งบนเมนูก็ง่ายดี สะดวกดีเหมือนกัน
ปล
ต้องใช้มือของคุณคลิกสมัครเป็นเพื่อนหรือติดตาม fb ExcelExpertTraining ไว้ด้วยนะครับ จึงจะได้อ่านเรื่องแบบนี้
https://www.facebook.com/ExcelExpertTraining/
