ก่อนจะเร่งรีบหาทางใช้ VBA มาจัดการกับฐานข้อมูล ยังมีคำสั่งบนเมนูหรือสูตรสำเร็จรูปของ Excel ที่นำมาช่วยงานจัดการฐานข้อมูลได้อีก และเชื่อหรือไม่ว่า ลักษณะโครงสร้างตารางที่ใช้เก็บข้อมูลนั่นแหละเป็นสิ่งสำคัญที่สุด ถ้าโครงสร้างตารางจัดไว้ไม่ดี ออกแบบตารางไว้ผิด อย่านึกเลยว่าจะใช้คำสั่งบนเมนู สูตร หรือแม้แต่ VBA มาช่วยในงานจัดการฐานข้อมูลได้ง่ายๆ
โครงสร้างตารางสำหรับเก็บข้อมูล
ตารางฐานข้อมูลที่ดีต้องมีลักษณะโครงสร้าง ตามกฎ 3 ข้อดังนี้
- หัวตารางต้องใช้พื้นที่เซลล์ 1 row เท่านั้น จากภาพคือพื้นที่เซลล์ B2, C2, D2 แต่ถ้าอยากทำให้หัวตารางมีคำอธิบายเพิ่มเติมในอีกบรรทัด ให้ใช้วิธีกดปุ่ม Alt+Enter เพื่อขึ้นบรรทัดใหม่ในเซลล์เดิมต่อท้ายข้อความเดิม
- ห้ามเว้นว่าง row ทั้ง row ของทั้งรายการ เช่น ห้ามเว้นเซลล์ B3:D3 หรือ B5:D5 เป็นต้น และไม่ควรเว้นว่างเซลล์ใดเซลล์หนึ่งโดยไม่จำเป็น โดยเฉพาะเซลล์ที่เก็บข้อมูลที่เป็นรหัสหรือชื่อสินค้า ซึ่งใช้เป็นข้อมูลสำหรับใช้ค้นหาข้อมูลอื่นในแนวรายการเดียวกัน
- ห้ามนำตารางเก็บข้อมูลไปติดกับเซลล์ข้อมูลอื่น ทั้งด้านบน ด้านล่าง ด้านซ้าย และด้านขวาของตารางฐานข้อมูล ต้องเว้นว่างไว้รอบข้างอย่างน้อย 1 เซลล์โดยตลอด เพื่อทำให้ Excel รู้จักว่าพื้นที่เซลล์ที่ติดต่อกันนี้เป็นตารางเดียวกัน
ต่อเมื่อออกแบบตารางฐานข้อมูลไว้ถูกต้องแล้ว จะพบว่าเราสามารถใช้คำสั่งบนเมนู Data ต่อไปได้ทุกเมนู และใช้งานง่ายขึ้น โดยไม่จำเป็นต้องเสียเวลาเลือกพื้นที่ตารางทั้งหมดก่อนอีกต่อไป
ให้เริ่มจากคลิกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งในพื้นที่ตารางเก็บข้อมูล แล้วเมื่อคลิกเลือกคำสั่งบนเมนู Data จะพบว่า Excel จะเลือกพื้นที่เฉพาะส่วนที่ต้องการนำมาใช้งานกับเมนูนั้นๆต่อให้เอง เช่น ถ้าสั่ง Data > Sort จะเลือกพื้นที่ B3:D7 เฉพาะส่วนที่เป็นข้อมูลรายการ หรือถ้าสั่ง Data > Filter จะเกิดปุ่ม Filter ขึ้นเฉพาะหัวตารางด้านบน B2:D2
