DC16 - การปรับโครงสร้างตารางคำนวณ Single Module จากแบบแยกชีทให้เป็นแบบแยกแฟ้ม

1. แก้สูตร Indirect ในเซลล์ F3:F6 เป็นสูตร =Case1!F3, =Case1!F4, =Case1!F5, และ =Case1!F6 ตามลำดับเพื่อ link ข้อมูลมาจากชีทชื่อ Case1 ในตำแหน่งเซลล์เดียวกัน
   
   
   
   (Download ตัวอย่างได้จาก www.ExcelExpertTraining.com/extreme/files/database/singlemodulelink.zip)
2. Move ชีทชื่อ Case1, Case2, Case3 ไปเป็นแฟ้มใหม่ โดยใช้วิธีคลิกขวาที่ชื่อชีท Case1 แล้วเลือก Move or Copy จากนั้นคลิกเลือก (new book) แล้วกด OK จะพบว่าชีท Case1 ถูกย้ายทั้งชีทไปเป็นแฟ้มใหม่ที่มีชีทเพียงชีทเดียว แล้วให้ทำซ้ำกับชีท Case2 และ Case3 ให้เป็นแฟ้มใหม่แยกจากกันโดยใช้วิธีเดียวกันนี้อีก
   
   
   
   
3. จัดเก็บแฟ้มที่เกิดขึ้นใหม่จากการย้ายชีท Case1, Case2, และ Case3 โดยตั้งชื่อแฟ้มเป็น SingleModuleLinkFilesCase1.xls, SingleModuleLinkFilesCase2.xls, และ SingleModuleLinkFilesCase3.xls ตามลำดับ แล้วเมื่อกลับไปคลิกดูสูตรในเซลล์ F3:F6 ในชีท SheetModule จะพบว่าสูตรเดิมที่เคยเป็นสูตร link ข้ามชีทถูกแก้ไขเองเป็นสูตร link ข้ามแฟ้ม =[SingleModuleLinkFilesCase1.xls]Case1!F3, =[SingleModuleLinkFilesCase1.xls]Case1!F4, =[SingleModuleLinkFilesCase1.xls]Case1!F5, และ =[SingleModuleLinkFilesCase1.xls]Case1!F6 ตามลำดับให้เอง
   
   
   
   

4. เมื่อต้องการดึงข้อมูลจาก Case2 หรือ Case อื่น ให้เปิดแฟ้มปลายทางที่มีสูตร link ข้ามแฟ้มแสดงอยู่ขึ้นมาใช้งานเพียงแฟ้มเดียว (โดยไม่ต้องเปิดแฟ้มต้นทาง) จากนั้นสั่ง Data > Edit Links > Change Source

   ให้คลิกเลือกชื่อแฟ้มต้นทางเดิม แล้วกดปุ่ม Change Source จากนั้นไล่คลิกหาแฟ้มต้นทางใหม่ที่ต้องการ ซึ่งเมื่อเลือกแฟ้มต้นทางใหม่ได้เรียบร้อยและกดปุ่ม OK > Close กลับมาแฟ้มปลายทาง จะพบว่าสูตรเก่าถูกแก้ไขให้ดึงข้อมูลมาจากแฟ้มต้นทางใหม่ให้เองทันที

ข้อควรระวังในการใช้ข้อมูลที่ link ข้ามแฟ้ม

1. โครงสร้างภายในของแฟ้มต้นทางต้องเหมือนกันทุกแฟ้ม โดยตำแหน่งเซลล์ใดเป็นข้อมูลอะไรก็ต้องกำหนดให้ทุกแฟ้มใช้ตำแหน่งเซลล์เดียวกันทั้งหมด

2. หากแฟ้มต้นทางมีชีทเดียวแต่ใช้ชื่อชีทต่างกันเช่นในตัวอย่างนี้ใช้ชื่อชีทว่า Case1, Case2, และ Case3 เมื่อสั่ง Change Source จะพบว่า Excel สามารถปรับสูตร link ข้ามแฟ้มให้ถูกต้อง แต่ถ้าแฟ้มต้นทางมีหลายชีท ต้องตั้งชื่อชีทให้ตรงกันทุกแฟ้มด้วย มิฉะนั้น Excel จะมีขั้นตอนเปิดจอขึ้นมาถามว่าให้จับชื่อชีทใดแทนด้วยชื่อชีทใด

3. ถ้าต้องการแก้ไขโครงสร้างตารางโดยเฉพาะตำแหน่งเซลล์ในแฟ้มต้นทาง ก่อนจะแก้ไขใดๆให้เปิดทุกแฟ้มที่ link กัน ทั้งแฟ้มต้นทาง แฟ้มปลายทาง รวมทั้งแฟ้มต้นทางใหม่ที่ยังไม่ได้ link ขึ้นมาบนจอให้ครบทั้งหมดก่อน จากนั้นจึงค่อยทำการแก้ไข เพื่อทำให้ Excel ไล่แก้ตำแหน่งอ้างอิงในสูตรที่อ้างถึงแฟ้มที่เกี่ยวข้องให้เอง (ถ้าไม่ได้เปิดแฟ้ม Excel จะละเลยไม่สนใจตามไปแก้ไขให้แม้แต่น้อย)

4. ถ้าต้องการ Save เพื่อตั้งชื่อแฟ้มใหม่หรือย้าย Folder ที่เก็บแฟ้ม ให้สั่ง Save แฟ้มต้นทางก่อนแล้วจึง Save แฟ้มปลายทางทีหลัง (แต่ถ้าไม่ได้แก้ไขชื่อแฟ้มหรือย้าย Folder จะ Save แฟ้มใดก่อนก็ได้ แต่ต้อง Save ให้ครบทุกแฟ้ม)