เคล็ดวิชาถอดหัวใจออกจากร่าง

แฟ้ม Excel ที่สร้างขึ้นจะมีประโยชน์มากขึ้นเมื่อสามารถนำแฟ้มนั้นมาใช้ซ้ำอีก ชีท Excel ที่สร้างขึ้นจะมีประโยชน์มากขึ้นเมื่อสามารถนำชีทนั้นมาใช้ซ้ำอีก ตาราง Excel ที่สร้างขึ้นจะมีประโยชน์มากขึ้นเมื่อสามารถนำตารางนั้นมาใช้ซ้ำอีก เซลล์สูตร Excel ที่สร้างขึ้นจะมีประโยชน์มากขึ้นเมื่อสามารถนำเซลล์สูตรนั้นมาใช้ซ้ำอีก โดยการหาทางใช้ซ้ำนั้นต้องรู้จักแยกข้อมูลออกเป็น ICO แล้วใช้คำสั่ง Cut ไม่ใช่ Copy

ย่อหน้าข้างบนนี้คือเคล็ดวิชาถอดหัวใจออกจากร่าง ถ้าใครที่ใช้ Excel จนถึงขั้นไร้เทียมทาน ซึ่งไม่ใช่เก่งแบบไร้คนเทียบ แต่ใช้ Excel จนเกิดความรู้สึกว่า น่าเบื่อ เบื่อสุดๆ อย่างไร้เทียมทาน พอเห็นเคล็ดวิชานี้น่าจะปิ๊งไอเดียเกิดแนวทางการสร้างงานแบบใหม่ขึ้นมา แต่ถ้ายังคิดไม่ออกบอกไม่ถูก นั่นแสดงว่ายังวางแผนที่จะขี้เกียจไม่เป็น บางคนได้แต่เก่ง Excel แต่ไม่ฉลาดที่จะใช้ย่อมจับเคล็ดวิชานี้ไม่ออก

เคล็ดวิชาต่างจากวิชาทั่วไป คือ แค่บอกแค่สั้นๆง่ายๆแล้วเข้าใจ ช่วยทำเรื่องยากให้เป็นง่าย

คนที่ใช้ Excel มานานนับปีหลายๆปีต้องประสบกับเรื่องน่าเบื่ออย่างหนึ่งเหมือนกันทุกคน นั่นก็คือ การที่หัวหน้าสั่งให้สร้างงานใหม่ขึ้นมาใช้งานอีกแล้ว แฟ้มที่อุตส่าห์เสียแรงเสียเวลาสร้างมาแรมปีต้องทิ้งไปแล้วมาเริ่มนับ 0 ตั้งต้นสร้างใหม่กระนั้นหรือ สูตรหลายๆสูตรที่คิดแทบตายกว่าจะคิดหาคำตอบออกมาได้ ถ้าสามารถนำสูตรนั้นกลับมาใช้ซ้ำอีกแบบ recycle ได้ย่อมดีกว่าใช่ไหม แต่จะนำกลับมาใช้ซ้ำใหม่ได้อย่างไรเล่า ขอยกตัวอย่างง่ายๆที่ใช้เคล็ดนี้มาให้ดู

เริ่มต้นจากการวางแผนสร้างงานให้แยกแต่ละส่วนของ ICO ออกจากกัน เช่น แทนที่จะสร้างสูตร =2*3 ลงไปในเซลล์แค่เซลล์เดียว ให้แยกสิ่งที่ต้องการคำนวณออกมาเป็น 4 เซลล์แทน

1. เซลล์ Input ที่ใช้รับตัวเลข 2 เช่น ใช้เซลล์ A1 พิมพ์เลข 2 ลงไป
2. เซลล์ Input ที่ใช้รับตัวเลข 3 เช่น ใช้เซลล์ A2 พิมพ์เลข 3 ลงไป
3. เซลล์ Calculate เพื่อใช้สร้างสูตรคำนวณ เช่น ใช้เซลล์ A3 สร้างสูตร =A1*A2 ลงไป ซึ่งน่าจะใช้รูปแบบที่แสดงทศนิยมให้ละเอียด จะได้เห็นค่าที่แท้จริงว่าถูกต้องหรือไม่
4. เซลล์ Output ที่ลิงก์ผลลัพธ์จากเซลล์ A3 ไปแสดงผลตามรูปแบบที่ต้องการ เช่น ใช้เซลล์ A4 สร้างสูตร =A3 ลงไป

ตารางที่มีเพียง 4 เซลล์นี้แหละคือหัวใจที่ถอดออกมาจากร่าง ให้แยกเก็บเซลล์เหล่านี้ไว้ในแฟ้มหนึ่ง ซึ่งในแฟ้มนี้มีแค่ชีทเดียวและมีเซลล์ที่ใช้งานเพียง 4 เซลล์ข้างต้นเท่านั้น

เมื่อใดที่ต้องการนำสูตรที่เคยคิดไว้มาใช้ซ้ำ ต้องนำหัวใจกลับมาเข้าร่างในร่างใหม่ที่ไม่จำเป็นต้องเป็นร่างเดิม โดยให้เปิดแฟ้มที่เก็บสูตรขึ้นมาสั่ง Cut เซลล์ A1:A4 ไป Paste ลงในตารางของแฟ้มที่ต้องการใช้สูตร

ส่วนแฟ้มหัวใจที่เก็บสูตรนั้น พอสั่ง Cut ไปวางที่แฟ้มอื่นเสร็จแล้ว ให้สั่งปิดแฟ้มหัวใจนี้ไปได้เลยโดยไม่ต้องสั่ง Save จะได้เป็นแฟ้มหัวใจที่มีสูตรที่ต้องการเหมือนเดิม อยากจะใช้สูตรซ้ำแล้วซ้ำอีกก็แค่เปิดแฟ้มหัวใจนี้ขึ้นมา Cut

การ Cut ดีกว่าการ Copy เพราะ Excel จะปรับตำแหน่งอ้างอิงเดิมในสูตรตามตำแหน่งอ้างอิงใหม่ที่ Paste ลงไปที่เซลล์ใดก็ได้ให้เองโดยไม่ต้องห่วงว่า สูตรที่สร้างไว้จะใช้ $ กำกับไว้อย่างไร (ถ้าไม่ได้ใช้ $ เลย จะใช้วิธี Copy แทน Cut ก็ได้)

ในแฟ้มที่รับการ Paste ลงไป ให้ลิงก์ตัวเลขที่ต้องการคำนวณมาที่เซลล์ Input ที่มีตัวเลข 2 กับ 3 แล้วลิงก์ผลลัพธ์จากเซลล์ Output ไปยังเซลล์ที่ต้องการนำค่าไปใช้ต่อ

จากภาพนี้เมื่อ Cut A1:A4 มาวางที่ D7 ให้ลิงก์ตัวเลขจำนวนหน่วย 12 จาก B4 ไปที่เซลล์ D7 และลิงก์ตัวเลขราคาต่อหน่วย 20 จากเซลล์ F4 ไปที่เซลล์ D8 แล้วลิงก์ผลลัพธ์จากเซลล์ D10 ไปใช้ต่อไป

เคล็ดวิชาถอดหัวใจออกจากร่างนี้ หลายคนเคยแยกพื้นที่การใช้งานออกเป็น ICO กันอยู่แล้วแต่อาจไม่เคยคิดต่อไปให้สุดๆว่า จะนำไปใช้ประโยชน์ในการ recycle ได้อย่างไร เรื่องอะไรจะเป็นเคล็ด หรือเรื่องอะไรจะเป็นเพียงเรื่องธรรมดาๆที่ไม่เห็นจะสำคัญอย่างไร ขึ้นกับผู้ใช้ Excel ต้องใช้อย่างฉลาดและเฉลียวด้วย ไม่ใช่คิดว่าจะใช้จนเก่งแค่นั้นหรอก