ทำไมสูตร VLookup หรือแม้แต่ XLookup
จึงคำนวณช้าลงๆไปเรื่อยๆ
สาเหตุที่สูตร VLookup หรือแม้แต่ XLookup จึงคำนวณช้าลงๆไปเรื่อยๆ มาจากขนาดตารางที่มีจำนวนรายการเพิ่มไปเรื่อยๆครับ
.
สาเหตุที่จำนวนรายการเพิ่มไปเรื่อยๆทำให้สูตรคำนวณช้าลง ก็เพราะผู้ใช้ Excel จัดเก็บข้อมูลต่อท้ายรายการเดิม และใช้การอ้างอิงถึงพื้นที่ตารางตั้งแต่รายการแรกจนถึงรายการสุดท้าย หรือรายการทั้งหมดไว้นั่นเอง
.
สาเหตุที่ไปใช้รายการทั้งหมดตั้งแต่รายการแรกไปจนถึงรายการสุดท้ายด้านล่างสุด ถ้าไม่ใช่ฝีมือตัวเองคนที่สร้างสูตรซึ่งมักชอบเลือกพื้นที่ตารางให้ใหญ่เกินรายการที่บันทึกไว้จริง ก็มาจากการใช้คำสั่ง Insert > Table แล้วเอาชื่อ Table Name ไปใช้อ้างอิงในสูตร VLookup
.
การนำรายการทั้งหมดตั้งแต่รายการแรกไปใช้นี่แหละครับ เป็นสาเหตุสำคัญที่ทำให้สูตรทุกสูตรใช้เวลาคำนวณนานมากขึ้นเรื่อยๆ
.
วิธีการที่ดีกว่า
.
1. จัดเก็บข้อมูลเฉพาะส่วนที่จำเป็นต้องนำมาใช้ในการคำนวณ โดยแยกให้แต่ละแฟ้มเก็บรายการเฉพาะที่ต้องนำมาใช้ต่อในสูตรคำนวณ เช่น แยกแฟ้มเก็บข้อมูลเฉพาะที่จะใช้ร่วมกันในปีนั้น ไม่ใช่เอาทุกปีมาบันทึกต่อท้ายกันไปเรื่อยๆ
.
2. หากต้องการข้อมูลหลายๆปี โดยเฉพาะปีก่อนๆ ก็ไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ละเอียดถึงตัวรายการ แต่ให้สรุปยอดคงเหลือของแต่ละปีก่อนๆเอาไว้
.
3. ให้ใช้คำสั่ง Data > Filter เลือกเฉพาะรายการที่จำเป็นแล้วลอกเฉพาะส่วนที่ต้องการมาสร้างเป็นตารางฐานข้อมูลเพื่อใช้ต่อกับสูตรคำนวณ
.
4. ฝึกใช้สูตร Offset(เซลล์แรกของรายการแรก,เลขที่รายการแรกที่จะใช้,0,จำนวนรายการที่ต้องการ,จำนวน column ที่ต้องการ) เพื่อเลือกดึงเฉพาะส่วนของรายการทั้งหมดมาใช้เท่าที่จำเป็นเท่านั้น
