😲 รายงานที่ออกมาในลักษณะตารางตัวเลขนั้น ควรทำให้แสดงออกมาเป็นคำอธิบาย ตีความ หรือจับประเด็นสำคัญ เพื่อแสดงในหน้ารายงานไว้ด้วย คนที่เห็นรายงานจะได้ไม่ต้องเสียเวลาไปดูตัวเลขจากตารางเอง
จากภาพนี้พอตัวเลขใน column C เปลี่ยนแปลง คำอธิบายที่เขียนไว้ก็จะเปลี่ยนตามให้ทันที
👉 รายงานประจำปีพ.ศ. 2566 มีรายได้รวมทั้งสิ้น 1,200,000 บาท เป็นกำไร 200,000 บาท เท่ากับ 16.7% ของรายได้
ประโยคนี้ได้มาจากสูตร
="รายงานประจำปีพ.ศ. "&C2&" มีรายได้รวมทั้งสิ้น "&TEXT(C3,"#,##0")&IF(C4>0," บาท เป็นกำไร "," บาท มีผลขาดทุน ")&TEXT(ABS(C4),"#,##0")&" บาท เท่ากับ "&TEXT(ABS(C5),"0.0%")&" ของรายได้"
เนื่องจากการนำข้อความมาต่อกันด้วยเครื่องหมาย & ทำให้ค่ามีสถานะเป็น Text ดังนั้นหากต้องการเปลี่ยนรูปแบบของตัวเลข จึงไม่สามารถใช้คำสั่ง Format ได้ ต้องหันไปใช้สูตร Text(ตัวเลข,"รูปแบบ") มาช่วยแทน เช่น
TEXT(C3,"#,##0")
TEXT(ABS(C4),"#,##0")
TEXT(ABS(C5),"0.0%")
ทำหน้าที่เปลี่ยนตัวเลขที่รับค่ามาจากเซลล์ C3 C4 C5 ให้ใช้ Format #,##0 กับ 0.0% ให้นั่นเอง
ถ้ายอดกำไรติดลบ จะเปลี่ยนคำอธิบายเป็นขาดทุนให้ด้วยสูตร
IF(C4>0," บาท เป็นกำไร "," บาท มีผลขาดทุน ")
โดยต้องใช้สูตร ABS ช่วยเข้าไปอีกนิดเพื่อเปลี่ยนตัวเลขติดลบให้ไม่มีเครื่องหมายลบ
ผมเรียกวิธีนี้ว่า วิชาขี้เกียจ เป็นเคล็ดลับอย่างหนึ่งที่แนะนำให้นำไปใช้กัน อยู่ในหลักสูตรสุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel ครับ
🧐 จุดจบของหน้ารายงาน ต้องไปจบที่สายตาและความเข้าใจของผู้ใช้รายงานนั้นใช่ไหมครับ ไม่ใช่จบแค่หน้ารายงานที่เป็นตารางหรือกราฟสักหน่อย
Download ตัวอย่างนี้ได้จาก
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1KBLDsVO-nuv4RBqYPVvugY-7JDfwc2Lc/edit?usp=sharing&ouid=116915095293786385908&rtpof=true&sd=true
