การทำรายงานนำเสนอผู้บริหาร (Management Report) ต้องกระชับและจับประเด็นสำคัญให้เห็นเด่นชัดภายในหน้าเดียว ถ้าใช้ Excel ก็ต้องหาทางทำให้ยืดหยุ่น หัวหน้าต้องการดูเรื่องอะไรก็ต้องหามาให้ได้ในพริบตา
Pivot Table สร้างรายงานได้ง่ายในพริบตาก็จริง แต่กว่าจะมองหาค่าที่ต้องการพบต้องเสียเวลากระพริบตาหลายครั้ง ถ้ารายการมีเยอะมากก็ต้องคลิก Filter ตัดรายการที่ไม่ต้องการทิ้งไป ... Pivot Table จึงสอบตก ไปได้ไกลแค่รายงานสำหรับผู้บริหารขั้นต้น ที่มีเวลาดูรายงาน
แทนที่จะใช้ Pivot Table หนีไปใช้สูตร Sum Array หรือ SumProduct ขึ้นมานำเสนอยอดรวมที่ต้องการให้เห็นกับตาทันทีดีกว่า
🧐 จำหลักไว้ว่า ถ้าเงื่อนไขเป็นแบบเท่ากับ และเป็นเรื่องเดียวกันให้ใช้บวก ถ้าเงื่อนไขต่างเรื่องกันให้ใช้คูณ โดยไม่ต้องเสียเวลาไปใช้ IF ซ้อน IF
➕ แบบบวก เช่น ต้องการหายอดรวมของสินค้ารหัส a001 กับ a002 ซึ่งให้มองว่าเงื่อนไขเป็นเรื่องเดียวกันเพราะเป็นรหัสทั้งคู่
=SumProduct( ( (ตารางรหัส = "a001") + (ตารางรหัส = "a002") ) * ตารางจำนวนสินค้า)
✖️ แบบคูณ เช่น ต้องการหายอดรวมของสินค้ารหัส a001 ที่ลูกค้านาย ก ซื้อในวันนี้ ซึ่งรหัส ชื่อลูกค้า วันที่เป็นต่างเรื่องกัน
=SumProduct( (ตารางรหัส = "a001") * (ตารางเก็บชื่อลูกค้า = "นาย ก") * (ตารางเก็บวันที่เกิดรายการ = Today()) * ตารางจำนวนสินค้า)
🧐 จำเพิ่มอีกนิดว่า กรณีที่ใช้บวกจะต้องใส่วงเล็บเปิดซ้อนกัน 3 ชั้น เพราะต้องจับเรื่องเดียวกันทั้งหมดมาบวกกันให้เสร็จก่อน ส่วนแบบคูณใส่วงเล็บเปิดเพียง 2 ชั้นเท่านั้น
ถ้าใช้ Excel 365/2021 จะเปลี่ยนคำว่า SumProduct เป็น Sum ก็ได้ ทำงานแทนได้ แต่ถ้าใช้ Excel รุ่นก่อนต้องกดปุ่ม Ctrl+Shift+Enter พร้อมกันเพื่อทำให้มีวงเล็บปีกกา { } ปิดหัวท้ายสูตร
ถ้าใครถนัดสูตร SumIF หรือ SumIFS จะเลือกใช้แบบที่ถนัดก็ได้ แต่จะใช้ได้กับกรณีต่างเรื่องเท่านั้น ซึ่งผมจะชอบ SumProduct มากกว่าเพราะไม่ใช่แค่ใช้ได้ทั้งแบบเรื่องเดียวกันและต่างเรื่องแล้ว ยังสามารถแกะสูตรแต่ละส่วนได้ว่า Excel คิดทีละขั้นยังไง
ถ้าสงสัยว่าทำไมต้องบวก ดูคำอธิบายได้ที่
https://www.excelexperttraining.com/book/index.php/course-manuals/excel-expert-tips-tricks-and-traps/array-if-add
ที่มาของแบบคูณ
https://www.excelexperttraining.com/book/index.php/course-manuals/excel-expert-tips-tricks-and-traps/array-if-multiply
