วันแรกที่ผมสอน Excel ที่สมาคมส่งเสริมเทคโนโลยี (ไทย-ญี่ปุ่น) ได้รับคำชมจากผู้อำนวยการฝ่ายสารสนเทศของการไฟฟ้านครหลวงที่แอบมาเข้าเรียนกับผมว่า
"Excel ที่อาจารย์สอนนี่เป็นการใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์ ต่างจากอาจารย์สอน Excel คนอื่นที่สอนได้แค่แบบเครื่องคิดเลข เครื่องพิมพ์ดีด"
นึกดูนะครับว่าอะไรเอ่ยที่ทำให้คนที่ใช้ Excel เหมือนกัน ใช้คำสั่งบนเมนู ใช้สูตร ใช้ VBA เหมือนกัน แต่เรียกได้ว่าได้ใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์อย่างแท้จริง ไม่ใช่สักแต่ว่าใช้คอมแล้ว หรือใช้ Excel แล้วเท่านั้น
ลองตรวจสอบการใช้ Excel ของคุณดูว่าเป็นแบบนี้หรือยัง
1. สามารถนำแฟ้มที่สร้างไว้มาใช้ซ้ำได้ทันที โดยไม่ต้องแก้ไขสูตร สามารถใช้ตารางเดียว ชีทเดียวแสดงรายงานได้ตามความต้องการ ลดจำนวนชีทหรือแฟ้มให้เหลือน้อยที่สุด
2. สร้างรายงานโดยอาศัยการสร้างสูตรเอง โดยไม่ได้สร้างงานโดยการใช้คำสั่งบนเมนู เพราะคำสั่งบนเมนูจะทำงานใหม่ได้นั้นต้องพึ่งคนไปสั่งใหม่เองทุกครั้ง
3. สามารถตรวจสอบแก้ไขได้ง่ายว่าพื้นที่ส่วนไหนเป็น Input หรือ Output หรือตารางคำนวณ
4. สามารถสร้างสูตรได้ง่าย รวดเร็ว ผิดพลาดยาก และลดความเหนื่อยยากของมนุษย์ โดยเฉพาะถ้าใช้ VBA ต้องสามารถใช้รหัสเดิมได้ต่อไปโดยไม่ต้องแก้ไขใหม่แม้มีการเปลี่ยนแปลงใดๆในตารางก็ตาม
5. ผู้ที่ไม่ได้เป็นคนสร้างแฟ้ม สามารถนำแฟ้มมาใช้งานได้ทันทีโดยไม่ต้องสอนว่าให้ใช้ยังไง
6. มีระบบป้องกันความปลอดภัย ไม่ต้องห่วงว่าผู้ใช้แฟ้มจะเผลอไปทำลายหรือแก้ไขสูตรโดยไม่รู้ตัว
7. รัก Excel มากขึ้น รู้สึกมีความสุขและสนุกกับการใช้ Excel มีเวลาว่างให้กับชีวิตมากขึ้น
เครื่องมือที่ช่วยทำให้เกิดสิ่งเหล่านี้ได้
1. รู้จักการเลือกใส่ $
2. แยกตัวแปรออกนอกสูตร
3. รู้จักการใช้ Range Name
4. ใช้สีและ Format แสดงข้อมูลแยกแยะตารางแต่ละส่วน
สามารถนำ 4 อย่างนี้มาใช้ร่วมกัน ผสมกันในสัดส่วนที่เหมาะสม และถูกจังหวะเวลาให้เหมาะกับงานครับ
ไม่ยากเลยใช่ไหมครับการใช้ Excel แบบคอมพิวเตอร์
