สีที่เห็นในโลกนี้ใช่ว่าจะมีแต่สีขาวกับสีดำ วิธีเลือกใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ก็เช่นกัน ใช่ว่าจะเลือกใช้โปรแกรมหนึ่งโปรแกรมใดแต่เพียงอย่างเดียวแล้วจะเหมาะกับลักษณะงานที่ต้องการ ลองหันกลับมาดูโปรแกรมต่างๆที่ใช้ทำงานนอกเหนือจาก Excel หรือ Access ในบริษัททั่วไปยังใช้โปรแกรมบัญชี โปรแกรมเงินเดือนและงานบุคคล โปรแกรมคุมสินค้า โปรแกรมจัดการงานขายและเก็บเงิน ถ้าเป็นหน่วยงานเล็กๆคงมีโปรแกรมให้ใช้ไม่มากนัก หากเพิ่งเริ่มต้นตั้งบริษัทมักเริ่มแค่ใช้โปรแกรม Microsoft Office กันก่อน ผิดกับบริษัทใหญ่ๆซึ่งมีโปรแกรมราคาเป็นแสนเป็นล้านแยกเป็นโปรแกรมย่อยๆตามประเภทของงาน
บริษัทขนาดเล็กในวันนี้ก็คือบริษัทขนาดใหญ่ในวันหน้า พอธุรกิจขยายตัวก็จะมีระบบงานและโครงสร้างฐานข้อมูลซับซ้อนมากขึ้น แทนที่จะใช้แต่เพียง Excel หรือ Access เพียงอย่างใดอย่างหนึ่ง ก็อาจต้องคิดหาทางใช้ Excel ร่วมกับ Access และคิดหาทางใช้ฐานข้อมูลร่วมกันกับโปรแกรมอื่น ซึ่งจะดีไม่ใช่น้อยหากเราสามารถนำข้อมูลที่เก็บไว้ในโปรแกรมต่างชนิดกันมาใช้งานร่วมกันได้ทันที ไม่ต้องเสียเวลามาจัดรูปแบบหน้าตา หรือไม่ต้องมานั่งลอกกรอกข้อมูลเองเข้าไปใหม่ และเมื่อหน่วยงานขยายตัวขึ้น ฐานข้อมูลซึ่งไม่ว่าจะใช้โปรแกรมใดจัดการงานอยู่ก็ยังมีความสอดคล้องต่อเนื่องกัน สามารถเติบโตและสนองตอบต่อความต้องการได้ทุกเมื่อ
แม้ในชีทหนึ่งของ Excel สามารถรองรับกับข้อมูลได้มากถึงล้านกว่ารายการ แต่ยังไม่ใช่สาเหตุที่ทำให้เลิกใช้ Access หรือโปรแกรมจัดการฐานข้อมูลอื่นแล้วหันมาใช้ Excel แต่ก็มิใช่จะคิดกันง่ายๆอีกเหมือนกันว่า ถ้างานใดที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บข้อมูลต้องเลิกใช้ Excel แล้วหันไปใช้ Access หรือโปรแกรมฐานข้อมูลอื่นแทน (จากนี้ไปขอใช้คำว่า Access แทนโปรแกรมประเภทจัดการฐานข้อมูลซึ่งรวมทั้งโปรแกรมสำเร็จรูปด้วย)ไม่ควรมองแค่ผิวเผินว่า Excel เป็นโปรแกรมที่เหมาะกับการคำนวณ และ Access เป็นโปรแกรมที่เหมาะกับการจัดการฐานข้อมูล ทำให้ตัดสินใจว่างานบัญชี การเงิน หรืองานใดก็ตามที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขต้องใช้ Excel ส่วนงานการตลาด การขาย และการผลิตซึ่งเกี่ยวข้องกับข้อมูลลูกค้าและสินค้าต้องใช้ Access เพราะถ้าเชี่ยวชาญการใช้โปรแกรมใด ไม่ว่าจะใช้ Excel หรือ Access ก็ตาม ผู้ใช้ที่เก่งย่อมมีความสามารถหาทางนำมาใช้งานได้อยู่แล้ว
Excel มีคุณลักษณะสำคัญที่เหนือกว่า Access อย่างมาก เนื่องจาก Excel มีความยืดหยุ่นพร้อมให้ใครก็ได้สามารถดัดแปลงแก้ไขโครงสร้างตารางได้ตลอดเวลาและทำได้ง่าย เพียงใช้เมาส์ลากเซลล์ไปวางที่ตำแหน่งอื่นในชีทอื่นหรือแฟ้มอื่น หรือจะแทรกเพิ่มลดรายการ ก็เห็นผลกับตาได้ทันที ซึ่งเรียกความสามารถนี้ว่า What you see is what you get (WYSIWYG หรืออ่านว่า วิส ซิ วิก) แม้ทำให้ตำแหน่งเซลล์เปลี่ยนไปในภายหลังแต่ Excel ยังคำนวณถูกต้องตามเดิม เพราะ Excel จะช่วยย้ายตำแหน่งอ้างอิงที่สร้างไว้ในสูตรตามไปให้เอง ส่วน Access ต้องรอให้ออกรายงานมาดูก่อนจึงจะรู้ว่าการแก้ไขที่ทำไปถูกต้องหรือไม่
หากงานใดที่ยังขาดมาตรฐาน ผู้ใช้งานยังไม่มั่นใจว่าโครงสร้างตารางจะเป็นอย่างไร ช่วงนี้ให้ใช้ Excel ไปก่อนและเลือกใช้สูตรที่ไม่พึ่งกับลักษณะโครงสร้างตาราง เช่น IF Choose Match Index หรือสูตร Array จากนั้นเมื่อข้อมูลมีโครงสร้างแน่นอนตายตัวเป็นมาตรฐานแล้วจึงพิจารณาต่อว่าจะใช้ Excel ต่อไปโดยเปลี่ยนไปใช้สูตร VLookup หรือ Pivot Table ก็ได้
ถึงแม้งานมีมาตรฐานแต่ปริมาณข้อมูลยังมีไม่มากควรใช้ Excel ไปก่อน จนกว่าจะพบว่าข้อมูลมีความซับซ้อนมากขึ้นจน Excel รับไม่ไหว แสดงอาการผิดปกติออกมาหลายอย่าง เช่น แฟ้มมีขนาดใหญ่มาก คอมพิวเตอร์ทำงานช้าลง และเครื่องมืออัตโนมัติของ Excel มีความสามารถไม่เพียงพอที่จะใช้เพื่อจัดหาข้อมูลมาสรุปเป็นรายงานได้ จึงหันไปใช้ Access หรือหาซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้แทน Excel เพราะปัจจุบันโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้ในงานขาย การออกใบสั่งซื้อ หรือโปรแกรมบัญชี มีราคาไม่แพงและสะดวกต่อการใช้งานมากกว่าที่จะหาทางสร้างขึ้นมาใช้เองด้วย Excel
เมื่อพิจารณาในแง่จำนวนบุคลากร หน่วยงานใดหรือองค์กรใดที่มีพนักงานเก่งคอมพิวเตอร์เพียงคนเดียว พึงหลีกเลี่ยงการใช้ VBA หรือ Access หรือโปรแกรมอื่นที่พัฒนาขึ้นเอง เพราะหากพนักงานคนนี้ลาออกไปแล้ววันหนึ่งระบบงานเริ่มติดขัดขึ้นมา แทบเป็นไปไม่ได้ที่จะพึ่งพาคนอื่นมาแก้ไขให้ได้ในระยะเวลาสั้นแม้จะเก่ง VBA หรือ Access มาก ดังนั้นถ้ามีพนักงานดูแลระบบข้อมูลเพียงคนเดียว ควรหาจัดหาโปรแกรมสำเร็จรูปในงานนั้นๆมาใช้โดยตรง หรือใช้ Excel จะเหมาะกว่า Access แต่อย่าเพิ่งใช้ VBA จนกว่าจะมีคนเก่ง VBA พอกันที่จะมาช่วยแก้ไขแทนได้
บริษัทขนาดใหญ่ซึ่งมีโปรแกรมสำเร็จรูปราคาแพงใช้งาน ควรใช้โปรแกรมเหล่านั้นในการเก็บข้อมูลการดำเนินธุรกิจของตน แล้วเปิดให้พนักงานสามารถใช้ฐานข้อมูลร่วมกันผ่านระบบเครือข่ายแบบ Online หรือสร้างฐานข้อมูล SQL ไว้บนเว็บ แล้วใช้ Excel ซึ่งมีความยืดหยุ่นกว่า ช่วยนำข้อมูลที่ส่งออกหรือ export ออกมา นำมาวิเคราะห์หรือจัดทำเป็นรายงานในโครงสร้างที่เหมาะสม โดยเฉพาะรายงานตามความต้องการของผู้บริหาร
