แฟ้ม Excel ที่สร้างขึ้นจะมีประโยชน์มากขึ้นเมื่อสามารถนำแฟ้มมาใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีกและสามารถส่งต่อให้ผู้อื่นนำแฟ้มไปใช้ได้โดยไม่ต้องกังวลว่าผู้อื่นจะใช้งานผิดพลาด ซึ่งผู้สร้างแฟ้มต้องคิดวางแผนสร้างงานไว้ตั้งแต่แรก ให้เหมาะกับประเภทและความสามารถในการใช้ Excel ของคนที่ได้รับแฟ้มไปใช้ต่อ
ถ้าผู้ใช้แฟ้มต้องการใช้ข้อมูลเพียงแค่ดูข้อมูลเท่านั้น
ไม่ว่าจะดูจากหน้าจอหรือพิมพ์ลงกระดาษ ต้องเตรียมแฟ้มที่ใช้รูปแบบแสดงตัวเลขและตัวอักษร ซึ่งมีเฉพาะค่าคงที่และแสดงค่าที่แท้จริงตรงตามค่าที่บันทึกไว้ในเซลล์ด้วย ห้ามทำการซ่อนทุกแบบ ห้ามมีเซลล์ใดเป็นสูตรคำนวณอย่างเด็ดขาด และต้องกำหนดรูปแบบให้แสดงค่าที่แท้จริงอย่างชัดเจน เช่น ถ้าค่าที่แท้จริงมีค่าเป็นเลขซึ่งมีทศนิยม 2 หลักต้องกำหนดรูปแบบให้แสดงทศนิยมตั้งแต่ 2 หลักขึ้นไป
- Row column เซลล์ และรูปภาพใน Excel สามารถซ่อนได้หลายวิธี ทำให้ยอดรวมไม่ตรงกับรายละเอียดที่แสดงและเมื่อ copy ออกไปอาจได้สิ่งที่ซ่อนตามไปด้วยหรือไม่ก็ได้ ขึ้นกับวิธีซ่อนที่ใช้และวิธี copy ออกไป
- การที่มีเซลล์สูตรปะปนอยู่กับเซลล์ค่าคงที่จะทำให้เมื่อ copy ตารางออกไปใช้ที่อื่นโดยการกดปุ่ม Ctrl+v ได้ตารางที่ติดเซลล์สูตรตามไปด้วย ซึ่งตำแหน่งอ้างอิงในสูตรอาจผิดเพี้ยนไปจากเดิมทำให้แสดงข้อมูลผิดพลาด
- รูปแบบสามารถทำให้ค่าที่แสดงบนจอและพิมพ์บนกระดาษแสดงค่าต่างจากค่าที่แท้จริง เช่น ตัวเลขบวกอาจใช้รูปแบบแสดงให้เห็นเป็นค่าลบหรือกลับกันก็ได้ถ้าผู้ใช้แฟ้มทำหน้าที่บันทึกข้อมูลอย่างเดียว ต้องเตรียมพื้นที่สำหรับบันทึกข้อมูลให้แยกห่างจากพื้นที่ซึ่งเป็นสูตรและปล่อยให้ข้อมูลแสดงค่าที่ชิดด้านซ้ายหรือขวาของเซลล์ว่ามีค่าเป็นตัวอักษรหรือตัวเลขตามลำดับโดยไม่ต้องปรับรูปแบบให้ชิดขวาซ้ายในเซลล์ แล้วใช้สีที่ต่างกันตามประเภทของข้อมูล และป้องกันตารางที่เป็นสูตรไว้ไม่ให้ผู้ใช้เผลอบันทึกข้อมูลทับ
- การใช้ Excel ที่ดีต้องหาทางควบคุมให้บันทึกค่าที่ต้องการเพียงครั้งเดียวเท่านั้นและป้องกันไม่ให้เกิดการบันทึกซ้ำอย่างเด็ดขาด เมื่อใดต้องการนำค่าไปใช้ซ้ำให้ใช้วิธีสร้างสูตรลิงก์
- หากองค์กรมีโปรแกรมสำเร็จรูปใช้งานอยู่แล้ว ให้ลอกข้อมูลที่เก็บไว้ในโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้กับ Excel เพื่อลดโอกาสที่จะพิมพ์ข้อมูลผิด
ถ้าผู้ใช้แฟ้มเป็นระดับบริหารหรือใช้ Excel ไม่เก่ง
ผู้สร้างแฟ้มต้องสร้างแฟ้มที่หาคำตอบเตรียมพร้อมไว้ให้แล้วจากการสร้างสูตรรอไว้ให้ตั้งแต่แรกหรือใช้ VBA สร้างหน้าจอพิเศษช่วยเหลือการใช้งานโดยต้องทดสอบจนมั่นใจในสูตรหรือ VBA ก่อน ไม่ควรสร้างงานที่ยึดถือการใช้คำสั่งบนเมนูใดๆ เช่น Filter หรือ Pivot Table ช่วยในการหาคำตอบหรือจัดโครงสร้างตารางใหม่ เพราะสิ่งที่เป็นผลจากการใช้คำสั่งบนเมนูจะยังคงแสดงค่าเดิมไปตลอดไม่เปลี่ยนแปลงตามการเปลี่ยนแปลงใดๆในตารางจนกว่าจะมีการใช้คำสั่งบนเมนูซ้ำใหม่ทุกครั้งเท่านั้น ต่างจากการสร้างสูตรช่วยคำนวณซึ่ง Excel จะคำนวณหาคำตอบใหม่ให้เองทันที
- ในการใช้คำสั่งบนเมนู Excel ไม่ได้ช่วยจดจำว่าคราวก่อนกำหนดเงื่อนไขไว้อย่างไรบ้าง ย่อมเสี่ยงที่จะได้คำตอบต่างไปจากเดิมโดยไม่รู้ตัว โดยเฉพาะคำสั่งบนเมนูซึ่งมีเงื่อนไขที่ต้องกำหนดซับซ้อน เช่น การใช้ Pivot Table
- ควรลบตารางคำตอบที่ได้จากการใช้คำสั่งบนเมนูทิ้งแล้วสร้างใหม่เสมอ (แม้แต่คนสร้างเองยังจำเงื่อนไขของตนเองที่ทำไว้ไม่ได้)
- ไม่ควรลิงก์ค่าจากตารางคำตอบที่ได้จากการใช้เมนูไปใช้ต่อ เพราะเมื่อสั่งงานรอบใหม่ตำแหน่งเซลล์อาจเปลี่ยนไปจากเดิมได้เรื่อยๆ
- ถ้าผู้ใช้แฟ้มไม่เก่ง Excel เลย ผู้สร้างแฟ้มต้องนำ VBA มาช่วยควบคุมการใช้งาน
ถ้าผู้ใช้แฟ้มมีพื้นฐานในการใช้สูตรคำนวณบ้างแต่ไม่เก่งนัก
ควรกระจายการคำนวณที่มีหลายขั้นตอนออกเป็นหลายขั้น โดยใช้ Range Name ตั้งชื่อให้กับเซลล์ แล้วใช้เซลล์ช่วยคำนวณแต่ละขั้น ใส่วงเล็บให้ชัดเจน แล้วส่งค่าไปใช้คำนวณต่อ เพื่อช่วยทำให้สามารถดูผลลัพธ์จากแต่ละขั้นว่ามีความหมายว่าอะไรและถูกต้องหรือไม่ อย่าซ้อนสูตรหลายสูตรในเซลล์เดียวจนกลายเป็นสูตรยาวมากจนแกะไม่ออก อย่าสร้างสูตร Array ที่ต้องกดปุ่ม Ctrl+Shift+Enter ซึ่งน้อยคนนักจะใช้เป็น
ในการใช้ VBA ผู้สร้างแฟ้มต้องเขียนรหัสที่ไม่ต้องแก้ไขอีกเลยไม่ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงใดในแฟ้มและแยกชุดของรหัสเป็นส่วนย่อยสั้นๆที่แกะได้ง่าย ยกขั้นตอนการคำนวณหรือขั้นตอนที่แกะยากมาสร้างไว้ให้ทำงานผ่านใน Excel แล้วยกส่วนที่ง่ายไปไว้ในส่วนการทำงานของ VBA เพราะผู้ใช้ Excel โดยทั่วไปไม่ว่าจะเก่งมากขนาดไหน ย่อมถนัดในการแก้ไขสิ่งที่อยู่ใน Excel มากกว่าแก้ไขรหัส VBA แต่ถ้าในองค์กรไม่มีใครมีพื้นฐาน VBA เลย ไม่ควรคิดใช้ VBA แม้แต่น้อย เว้นแต่จะตกลงกับคนสร้างแฟ้มได้ว่าจะอยู่ทำงานที่นี่ไปชั่วชีวิต
สำหรับตัวผู้สร้างแฟ้มเองและผู้ทดสอบแฟ้ม เมื่อต้องการปรับปรุงแก้ไขหรือตรวจสอบการคำนวณใดๆในตัวแฟ้มต้องทำได้ง่ายและเสียเวลาไม่มาก โดยรู้จักหลักการแยกแฟ้ม แยกชีท แยกตารางออกเป็นแต่ละเรื่องแต่ละส่วน สามารถออกแบบตารางคำนวณที่มีโครงสร้างเป็นมาตรฐานและใช้สูตรที่ง่ายต่อการตรวจสอบแก้ไขไม่ว่าผู้ใช้แฟ้มจะเป็นใคร ไม่ว่าเขาจะรู้จัก Excel มากน้อยหรือไม่ ไม่ว่าจะเก่งกาจขนาดไหน หรือไม่ว่าผู้สร้างแฟ้มได้เลือกใช้เครื่องมือ สูตร หรือ VBA ให้เหมาะสมกับผู้ใช้แฟ้มแล้วก็ตาม ไม่ว่าผู้ใดเปิดแฟ้มขึ้นมาต้องสามารถทำความเข้าใจถึงจุดประสงค์ของแฟ้มนั้นได้ในทันที โดยสามารถใช้แฟ้มได้ง่าย ไม่ต้องกลัวว่าจะทำผิดพลาด สามารถทำตามลำดับการใช้งานตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงผลลัพธ์สุดท้ายว่าอยู่ที่เซลล์ใดในชีทใด
