สิ่งที่ต้องใช้ให้เป็นใน Excel

ตั้งแต่ผมเป็นอาจารย์สอน Excel ไม่เคยกล่าวอ้างถึงหลักสูตรที่ผมจัดอบรมหลักสูตรใดว่าเป็นหลักสูตรขั้นสูง ทั้งนี้เพราะผมพบว่า Excel ขั้นสูงไม่มีหรอก จะเป็นขั้นต้น ขั้นกลาง ขั้นสูงนั้นขึ้นกับโจทย์ต่างหาก ถ้าเป็นโจทย์ที่ยากแสนยากแต่ผู้ใช้ Excel สามารถแก้ปัญหาได้ง่ายๆ นั่นแหละจึงถือว่าเป็นขั้นสูง แต่ถ้าโจทย์ง่ายแสนง่ายแล้วกลับใช้วิธีอ้อมไปอ้อมมาหรือใช้วิธียากๆเข้าไปแก้ไข อย่างนี้ถือว่าเป็นขั้นติดลบที่ต่ำกว่าขั้นต้นเสียด้วยซ้ำ

นอกจากนี้ยิ่งรู้จัก Excel มากขึ้นก็ยิ่งจะพบเห็นทางออกอีกมากมาย ทำให้ความรู้ที่ตัวเองนึกว่าตนมีมากอยู่แล้วกลับกลายเป็นความรู้ที่ยังน้อยนิด กลายเป็นว่ายิ่งรู้จัก Excel มากขึ้นเท่าใด ยิ่งรู้จัก Excel น้อยลงเท่านั้น

เรื่องยอดนิยมที่หลายๆคนอยากรู้และอยากให้ผมอธิบายมีอยู่ 2 อย่าง คือ วิธีใช้สูตร VLookup กับการใช้ Pivot Table ซึ่งทั้งสองอย่างนี้ไม่ใช่สิ่งที่ผมคิดว่าจำเป็นแม้แต่น้อย และหากถึงขั้นจำเป็นต้องใช้ก็น่าจะใช้สูตร Match กับ Index มาใช้แทนสูตร VLookup และแทนที่จะใช้ Pivot Table ก็น่าจะใช้ Data Table จะเหมาะกว่าเป็นไหนๆ และยังมีความรู้พื้นฐานอีกหลายอย่างที่ควรจะใช้ให้เป็นแต่กลับใช้ไม่เป็นกัน

ก่อนจะจับเมาส์ ต้องคิดให้เป็นก่อน

พอได้รับมอบงาน แทนที่จะรีบเปิดคอมพิวเตอร์ทันที ควรคิดออกแบบตารางตามที่หัวหน้าต้องการให้ได้ก่อน คิดวางแผนการใช้งานต่อไปในอนาคตว่า เมื่อเวลาผ่านไปจากเดือนเป็นปี จากปีเดียวเป็นหลายๆปี หน้าตาตารางจะเปลี่ยนไปอย่างไร จะต้องแยกชีทแยกแฟ้มเพื่อแบ่งตารางให้เป็นรายปี รายเดือน หรือรายวันอย่างไร ถ้าใช้งานต่อไปเรื่อยๆแล้วอีกหน่อยต้องมีชีท 12 ชีทต่อแฟ้ม เพื่อแยกข้อมูลเป็นรายเดือน หรือต้องมีชีท 30-31 ชีทต่อแฟ้มเพื่อแยกข้อมูลเป็นรายวัน หรือจะมีแฟ้มเป็นนับร้อยนับพันแฟ้มเพื่อเก็บข้อมูลไว้หลายๆปี

คิดต่อไปว่าถ้าหัวหน้าอยากทราบข้อมูลสรุปในช่วงระยะเวลาวันนั้นถึงวันนี้ขึ้นมา ต้องวุ่นวายหาแฟ้มที่ต้องการให้พบได้อย่างไร แล้วถ้าข้อมูลในช่วงระยะเวลาดังกล่าวถูกจัดเก็บแต่ละส่วนแยกไว้ในต่างชีทหรือต่างแฟ้มกันจะหาทางนำข้อมูลมาต่อกันได้ด้วยวิธีใด ในขั้นนี้ยังไม่ต้องคิดไปไกลถึงสูตรที่จะนำมาใช้ แต่ขอเพียงแค่คิดถึงวิธีที่ตัวเองต้องใช้ในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการให้พบให้ได้ก่อน จะหาแฟ้มจากโฟลเดอร์หรือไดร์ฟที่เก็บแฟ้มนั้นได้อย่างไร

คิดเลยไปให้ไกลถึงเวลาที่ตัวเองลาออกหรือถูกย้ายงานว่าคนอื่นจะสามารถนำแฟ้มที่สร้างไว้ไปปรับปรุงแก้ไขได้ง่ายหรือไม่ แค่แฟ้มที่ตัวเองสร้างกับมือจะสามารถนำไปดัดแปลงให้เข้ากับงานใหม่ได้ทันที หรือจะยอมเสียเวลาแกะ หรือจะสร้างแฟ้มกันใหม่เลยดีกว่า

หลักพื้นฐานสำคัญในออกแบบตารางบันทึกข้อมูล เริ่มต้นจากหาทางให้บันทึกข้อมูลลงไปในตารางเดียว ชีทเดียว หรือแฟ้มเดียวให้ได้ ถ้าทำไม่ได้ก็ต้องหาทางใช้ตารางหรือชีทหรือแฟ้มให้มีจำนวนน้อยที่สุด ถ้าข้อมูลมีหลากหลายประเภท แยกตามช่วงเวลา ตามกลุ่มของลูกค้า กลุ่มของสินค้า ควรหาทางแยกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันไว้ในตารางเดียวกัน ข้อมูลใดที่เป็นข้อมูลส่วนกลางซึ่งต้องนำไปใช้คำนวณอีกหลายอย่างต้องแยกข้อมูลส่วนกลางไว้ต่างหาก อย่านำไปผสมปนเปเพื่อใช้หาคำตอบใดคำตอบหนึ่งจนไม่สามารถนำข้อมูลส่วนกลางไปใช้กับงานอื่นๆ

สิ่งที่ทำให้ผู้ใช้ Excel เกิดความรู้สึกท้อถอยมากที่สุดเห็นจะเกิดขึ้นจากการสร้างสูตร ใช้สูตร แกะสูตร แก้สูตร ผู้สร้างงานต้องคิดหาทางสร้างสูตรที่ง่ายต่อการแกะแก้ไข แทนที่จะสร้างสูตรซ้อนกันยาวๆ ควรใช้ตารางแยกให้เห็นการคำนวณแต่ละขั้น และแทนที่จะปล่อยให้เห็นสูตรยาวๆ ควรหาทางตั้งชื่อให้กับเซลล์หรือตั้งชื่อให้กับสูตรเพื่อทำให้สูตรสั้นลงและง่ายต่อการทำความเข้าใจถึงที่ไปที่มาของการคำนวณแต่ละขั้น

ผู้ใช้ Excel มักเข้าใจผิดว่า ถ้าสร้างตารางคำนวณให้มีขนาดตารางเล็กๆแล้วใช้สูตรยาวๆเพื่อลัดขั้นตอนจะทำให้แฟ้มมีขนาดเล็กและย่อมทำให้แฟ้มคำนวณเร็วกว่าแฟ้มขนาดใหญ่ ซึ่งในความเป็นจริงนั้นแฟ้มขนาดใหญ่อาจคำนวณหาคำตอบได้รวดเร็วกว่าแฟ้มขนาดเล็กกว่าก็ได้ ขึ้นกับความฉลาดของผู้สร้างงานในการแยกการคำนวณให้ไม่ต้องคิดซ้ำแล้วซ้ำอีก

หนึ่งสมองสองมือ

Excel จะเป็นโปรแกรมบวกเลขธรรมดาหรือใช้ได้กับงานสารพัดขึ้นอยู่กับทัศนคติของผู้ใช้ หากคิดแต่เพียงว่าใช้ได้แค่บวกเลข Excel ก็จะเป็นได้แค่นั้น ซึ่งเท่าที่ผมใช้ Excel มานับสิบปี มีหลายครั้งเหมือนกันที่พูดออกไปว่า Excel ใช้ไม่ได้หรอก แต่พอมีประสบการณ์มากขึ้นก็พบวิธีแก้ปัญหาที่ไม่เคยคิดว่า Excel จะทำได้มาก่อน จนปัจจุบันนี้ผมจะไม่ตอบง่ายๆว่า Excel ทำไม่ได้อีกแล้ว แต่จะตอบว่า ตอนนี้ผมเองยังคิดไม่ออก

ขอให้ตั้งหลักคิดไว้ก่อนว่า ปัญหาที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลใดๆที่มนุษย์คิดกัน ไม่ว่าใครๆก็อยากได้คำตอบประเภทเดียวกันนี้ทั้งนั้น ทางบริษัทไมโครซอฟท์ได้สร้าง Excel ไว้รองรับกับงานกับปัญหาเหล่านั้นไว้แล้ว ผู้ใช้ Excel มีหน้าที่ต้องค้นหาให้เจอว่าจะเลือกใช้เครื่องมือหรือสูตรใดใน Excel ดี ถ้าไม่มีสูตรสำเร็จรูปที่ใช้ได้โดยตรง อย่าเพิ่งคิดไปไกลว่าต้องใช้ Visual Basic เพราะปัญหาเกือบทั้งหมดสามารถแก้ได้ด้วยสูตรหรือใช้คำสั่งบนเมนู บางปัญหาอาจต้องใช้หลายสูตรมาสร้างเชื่อมต่อกันหรือต้องออกแบบตารางให้เหมาะสม จะได้ใช้สูตรที่ง่ายได้คล่องตัวขึ้น

พอได้รับมอบงานมาใช้กับ Excel แทนที่จะกรอกตัวเลขจริงตามปัญหาที่มีอยู่ลงไป ขอให้ทดลองใช้งานกับโจทย์ง่ายๆที่คุณใช้สมองคิดหาคำตอบได้ในใจให้ได้ก่อน เช่น แทนที่จะสร้างสูตร =123*4.56 ให้ทดลองสร้างสูตรด้วยตัวเลขง่ายๆ =2*3 ลงไปก่อน พอเห็นผลลัพธ์เท่ากับ 6 ย่อมแสดงว่าสูตรสร้างไว้ถูกต้องแล้ว หลังจากนั้นจึงบันทึกตัวเลขจริงทับลงไป สูตรย่อมคำนวณหาคำตอบที่ถูกต้องได้เช่นกัน

แทนที่จะสร้างสูตรลิงค์จากตารางขนาดใหญ่เชื่อมโยงข้ามชีทหรือข้ามแฟ้ม ควรฝึกสร้างสูตรหาค่าจากตารางขนาดเล็กในชีทเดียวกันให้คล่องก่อน พึงระลึกไว้ว่า Excel จะเป็นเครื่องมือช่วยทำให้งานเสร็จได้ง่ายและเร็วขึ้นได้ก็ต่อเมื่อคุณต้องไม่ทำเรื่องง่ายให้เป็นเรื่องยากเสียเอง

แทนที่จะอวดฉลาดว่าตนเองเล่าเรียนมาแบบนั้นหรือเคยใช้แบบนี้มาแล้วทำงานได้มาตลอด หรือคิดเอาเองว่าหัวหน้าสั่งมาแบบนี้ก็ต้องทำแบบที่หัวหน้าสั่งไปชั่วชีวิต ผู้ใช้ Excel ควรเปิดใจให้กว้าง อย่ายึดติดกับวิธีการแบบใดแบบหนึ่ง เพราะอาจจะมีหนทางอื่นที่ง่ายกว่า หรือถูกต้องกว่า หรือเหมาะกับแต่ละสถานการณ์มากกว่าอยู่อีก อย่าอวดเก่งเอาแต่อ้างหลักฐานอย่างนั้นอย่างนี้ หรือพูดว่า ใช่ ใช่ ใช่ แต่ขอให้ทำตนเป็นคนอวดโง่ โดยพูดคำว่า เหรอ เหรอ เหรอ แทน แล้วจะมีคนให้สั่งสอนให้ความรู้กับคุณอีกมากมายนัก

นอกจากนี้การใช้มือทั้งสองข้างให้คล่องย่อมดีกว่าการใช้มือเพียงข้างเดียว ไม่ใช่ว่าใช้มือขวาจับเมาส์แล้วปล่อยให้มือซ้ายทำหน้าที่พิมพ์เพียงข้างเดียว หรือหากจะกดปุ่ม Enter ก็ต้องปล่อยมือขวาจากเมาส์มากดปุ่ม Enter หลักการใช้งานที่ดี คือ เมื่อใดที่มืออยู่ที่เมาส์ก็ใช้เมาส์ทำงานต่อให้เสร็จ แต่ถ้ามือย้ายมาแตะอยู่ที่แป้นพิมพ์แล้วก็ควรใช้แป้นพิมพ์ทำงานต่อให้เสร็จ จะได้ไม่ต้องเสียเวลาย้ายมือไปมา งานจะได้เสร็จเร็วขึ้น

การตั้งคำถามที่ดีในฟอรัมของ ExcelExpertTraining.com นอกเหนือจากการเขียนรายละเอียดของปัญหาให้ชัดเจนพร้อมแนบแฟ้มมาด้วยแล้ว ควรอธิบายลักษณะงาน ที่ไปที่มาของข้อมูล และเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องกับการคำนวณตลอดจนเงื่อนไขในการทำงาน อย่าถามแต่ว่าจะใช้สูตรอะไรหรือต้องใช้เครื่องมือตามที่คิดไว้เท่านั้น

การใช้ Excel ที่ถูกต้อง ต้องไม่ใช่แค่ใช้ Excel ได้ถูกวิธี แต่ยังต้องใช้แล้วดีด้วย นั่นคือสามารถนำไปใช้ต่อไปได้ตลอดไม่ว่าโครงสร้างตารางจะเปลี่ยนไป หรือหัวหน้าเปลี่ยนใจปรับเปลี่ยนเงื่อนไขต่างไปจากเดิมก็ตาม

กลยุทธ์การสร้างสูตรที่ดี

การสร้างสูตรที่ดีมิได้ขึ้นกับว่าสูตรนั้นต้องใช้งานได้ยืดหยุ่นเท่านั้น หากยังต้องส่งผลทำให้ผู้ใช้ Excel เกิดความรู้สึกสบายใจที่จะใช้ Excel อีกด้วย ไม่ใช่ว่าพอเปิดแฟ้มขึ้นมาแล้วกลับไล่ที่ไปที่มาของการคำนวณไม่ได้ หรือพอเห็นสูตรยากยาวๆก็เกิดความหวั่นเกรงขึ้นมา ไม่รู้ว่าจะแกะสูตรแก้ไขสูตรได้อย่างไร ยิ่งเป็นแฟ้มที่ตนเองไม่ได้สร้างก็ยิ่งไม่แน่ใจว่าสิ่งที่ได้แก้ไขใหม่ลงไปนั้นจะคำนวณหาคำตอบได้ถูกต้องตามเดิมหรือไม่

แรกสุดก่อนจะสร้างสูตรลงไปในตาราง แทนที่จะสร้างสูตรลงไปตรงเซลล์นั้นต่างจากสูตรตรงเซลล์นี้ ซึ่งจะส่งผลให้ตารางที่มีขนาดนับร้อยนับพันเซลล์มีสูตรต่างกันไปนับร้อยนับพันสูตรตามไปด้วย ผู้ใช้ Excel ต้องฉลาดหาทางสร้างสูตรเพียงสูตรเดียวลงไปในเซลล์ แล้วเมื่อสั่ง copy ไปวางลงไปในเซลล์ใดก็ตาม สูตรนั้นต้องยังคงคำนวณได้ถูกต้อง โดยกำหนดเครื่องหมาย $ กำกับตำแหน่งอ้างอิงให้สัมพันธ์กับโครงสร้างตาราง ถ้าโครงสร้างตารางไม่เอื้ออำนวยก็ต้องปรับตำแหน่งโครงสร้างตารางใหม่เพื่อช่วยให้เครื่องหมาย $ สามารถควบคุมตำแหน่งอ้างอิงได้ตามต้องการ และหากเซลล์แต่ละตำแหน่งมีเงื่อนไขแตกต่างกันไป ก็ต้องคิดหาทางปรับสูตรเดียวนั้นให้สามารถคำนวณตามเงื่อนไขที่แตกต่างกันไปด้วย อาจต้องใช้สูตร IF, And, Or, Choose ซ้อนลงไปในสูตร

เมื่อใดที่ต้องการปรับแต่งแก้ไขสูตร ต้องไม่เสียเวลาไล่แก้ไขสูตรในเซลล์ทุกเซลล์อีกต่อไป เพียงแก้ไขสูตรใดสูตรหนึ่งในตาราง (ซึ่งโดยทั่วไปมักเป็นเซลล์แรกหัวมุมซ้ายบนสุดของตาราง) จากนั้นให้ copy ไปวางลงไปใหม่ที่เซลล์ใดๆก็ได้

หากไม่สามารถใช้สูตรเดียวที่สร้างไว้กับทุกเซลล์ ให้คิดแยกการคำนวณออกเป็นหลายตารางเพื่อทำให้แต่ละตารางใช้สูตรเดียวของมันเอง ถ้าตารางมีขนาดใหญ่หรือมีสูตรซับซ้อนอาจแยกตารางออกเป็นหลายๆชีทที่ลิงค์กัน แต่อย่าแยกสูตรที่ลิงค์กันซึ่งต้องคำนวณพร้อมกันไปอยู่ต่างแฟ้ม เพราะ Excel จะสั่งคำนวณให้กับแฟ้มที่เปิดขึ้นมาใช้งานเท่านั้น ส่วนแฟ้มที่ปิดอยู่แม้จะมีสูตรที่ลิงค์กันกับแฟ้มที่เปิดอยู่ก็ตาม แต่ Excel ไม่สามารถสั่งคำนวณให้กับแฟ้มที่ปิด โดยจะทำได้เพียงสั่ง update เพื่อนำข้อมูลจากแฟ้มต้นทางที่เคยถูกคำนวณไว้แล้ว ส่งต่อมายังแฟ้มปลายทางซึ่งเปิดอยู่โดยมิได้สั่งคำนวณให้กับแฟ้มต้นทางใหม่แต่อย่างใด หากต้องการให้ทั้งแฟ้มต้นทางและปลายทางที่ลิงค์กันคำนวณไปพร้อมๆกัน ก็จำเป็นต้องเปิดทั้งแฟ้มต้นทางและปลายทางขึ้นมา

การลิงค์ข้อมูลข้ามแฟ้มควรใช้กับการลิงค์เฉพาะค่าตัวแปรหรือเฉพาะเซลล์สูตรผลลัพธ์ที่ต้องการจากแฟ้มต้นทางไปใช้กับแฟ้มปลายทางเท่านั้น เวลาใช้งานในการคำนวณให้เปิดเฉพาะแฟ้มปลายทางขึ้นมาโดยไม่ต้องเปิดแฟ้มต้นทาง แต่เมื่อต้องการแก้ไขใดๆก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นการแก้ไขสูตรหรือปรับเปลี่ยนโครงสร้างตาราง ต้องเปิดทุกแฟ้มที่ลิงค์กันขึ้นมาก่อนจะเริ่มแก้ไข จากนั้นเมื่อแก้ไขเสร็จแล้ว หากมีการเปลี่ยนชื่อแฟ้มหรือย้ายโฟลเดอร์ที่เก็บแฟ้ม ต้องสั่งจัดเก็บแฟ้มต้นทางก่อนแฟ้มปลายทางเสมอ เพื่อทำให้สูตรลิงค์แก้ไขตามไปให้เอง

นอกจากนี้หากจัดลำดับการลิงค์ข้ามแฟ้มให้เป็นไปตามลำดับการคำนวณ จะช่วยทำให้ไม่จำเป็นต้องเปิดทุกแฟ้มที่ลิงค์กัน เช่น แฟ้ม A B C เป็น 3 แฟ้มที่ลิงค์กัน โดยแฟ้ม A คำนวณก่อนแฟ้ม B และแฟ้ม B คำนวณก่อนแฟ้ม C ก็ไม่จำเป็นต้องเปิดทั้งสามแฟ้มพร้อมกันเพื่อทำให้คำนวณพร้อมกัน แต่ให้ไล่เปิดแฟ้มที่ลิงค์กันทีละคู่ เริ่มจากเปิดแฟ้ม A กับ B ก่อนเพื่อสั่งคำนวณแล้วเก็บผลลัพธ์ไว้ในแฟ้ม B จากนั้นให้ปิดแฟ้ม A ให้เหลือเพียงแฟ้ม B เปิดอยู่ แล้วเปิดแฟ้ม C เพื่อสั่งคำนวณแฟ้ม B กับ C พร้อมกันแล้วเก็บผลลัพธ์ไว้ในแฟ้ม C วิธีนี้จะช่วยทำให้สามารถใช้คอมพิวเตอร์รุ่นเก่าๆที่ทำงานช้ากับแฟ้มที่มีขนาดใหญ่ได้โดยไม่เสียเวลาคำนวณนานเช่นเดิม

แจ้คผู้ฆ่ายักษ์

เรื่องแจ้คผู้ฆ่ายักษ์เป็นนิทานที่สอนว่า อย่าดูถูกเด็กตัวน้อยๆ เพราะเด็กก็สามารถล้มยักษ์ที่มีร่างกายใหญ่กว่าได้ การใช้ Excel ก็เช่นกัน มีหลายเรื่องที่มักคิดกันว่าเป็นเรื่องปลีกย่อยไม่สำคัญ แต่ถ้าใช้ให้เป็น ใช้ให้คล่อง จะช่วยทำให้เรื่องยากกลายเป็นเรื่องง่าย เช่น

• การปรับให้กดปุ่ม Enter แล้ว cursor อยู่ที่เดิม โดยสั่ง Excel Options > Advanced > ตัดกาช่อง After pressing Enter, move selection ทิ้งไป ทำให้เมื่อสร้างสูตรแล้วกดปุ่ม Enter จะสามารถเห็นสูตรที่สร้างในเซลล์เดิมนั้นว่าถูกต้องตามต้องการหรือไม่
• การใช้ช่อง Formula Bar ในการแก้ไขสูตรแทนการแก้ไขในเซลล์โดยตรง โดยสั่ง Excel Options > Advanced > ตัดกาช่อง Allow editing directly in cells ทิ้งไป จะช่วยในการควบคุมขนาดตัวอักษรของสูตรหรือข้อมูลในเซลล์ที่ต้องการแก้ไขให้มีขนาดคงที่สะดวกและเห็นได้ชัดเจนต่อการแก้ไข อีกทั้งยังช่วยไล่ย้อนหาเซลล์ต้นทางให้ได้ด้วยเมื่อดับเบิลคลิกลงไปในเซลล์สูตร
• การใช้ปุ่ม F2, F3, F4, F5, F8, F9 และปุ่มแป้นพิมพ์ลัดอื่นๆเพื่อสั่งให้ Excel ทำงาน โดยเฉพาะปุ่ม F3 ซึ่งช่วยนำชื่อที่ตั้งไว้มาพิมพ์ต่อลงไปในสูตรให้เอง และ F4 ซึ่งช่วยในการใส่เครื่องหมาย $ ควบคุมตำแหน่งอ้างอิง หรือช่วยทำงานสุดท้ายซ้ำให้เอง เมื่อใช้ปุ่ม F3 กับ F4 ร่วมกันให้คล่องจะช่วยประหยัดเวลาในการพิมพ์และหลีกเลี่ยงการพิมพ์ตำแหน่งอ้างอิงผิดพลาด
• การใช้เมาส์คลิกเลือกแต่ละส่วนในสูตรเพื่อแก้ไขหรือโยกย้ายตำแหน่งอ้างอิง หรือใช้เมาส์คลิกลากกรอบที่บอกตำแหน่งในพื้นตารางไปยังตำแหน่งอ้างอิงใหม่ที่ต้องการ ซึ่งเห็นผลกับตาได้ชัดเจนว่าเป็นตำแหน่งที่ถูกต้องหรือไม่ ดีกว่าการพิมพ์แก้ตำแหน่งอ้างอิงเองซึ่งอาจได้ตำแหน่งผิดพลาดเพราะมีชื่อหรือตัวสะกดคล้ายๆกันหลายชื่อ
• หากจำเป็นต้องพิมพ์เอง การสังเกตสีของตัวอักษรในช่อง Formula Bar ที่เปลี่ยนไปเองระหว่างการพิมพ์ชื่อหรือตำแหน่งอ้างอิง ซึ่งสีที่เปลี่ยนได้นี้จะแสดงว่าได้สะกดชื่อครบถ้วนถูกต้องแล้วหรือไม่
• การแกะสูตรบน Formula Bar เพื่อแยกแยะแต่ละส่วนของสูตร โดยเฉพาะการใส่หรือแกะเครื่องหมายวงเล็บตามลำดับการคำนวณ หรือใส่เครื่องหมายเว้นวรรค หรือแยกแต่ละส่วนของสูตรให้อยู่ต่างบรรทัดกันโดยการกดปุ่ม Alt+Enter ซึ่งช่วยทำให้เห็นแต่ละส่วนของสูตรแยกบรรทัดออกจากกัน
• การตั้งชื่อให้กับเซลล์หรือพื้นที่ตาราง (Range Name) หรือตั้งชื่อให้กับสูตร (Formula Name) โดยใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ผสมกับตัวเล็ก ซึ่งช่วยทำให้สร้างสูตรและแกะสูตรได้ง่ายขึ้นมาก โดยเฉพาะ Formula Name จะช่วยทำให้สูตรยาวๆที่แกะยากกลายเป็นชื่อสั้นๆที่สะดวกต่อการนำไปใช้งานต่อโดยการกดปุ่ม F3 เพื่อนำชื่อสูตรไปใช้งาน
• การตรวจสอบผลจากการคำนวณโดยการกดปุ่ม F2 ตามด้วย F9 หรือใช้เมาส์ลากแต่ละส่วนของสูตรในช่อง Formula Bar แล้วกดปุ่ม F9 จะช่วยทำให้ทราบถึงค่าที่แท้จริงที่ได้จากการคำนวณโดยไม่ต้องสร้างสูตรใหม่ทีละขั้นซ้ำอีก
• การใช้เมาส์ copy สูตรในเซลล์ที่ผ่านการตรวจสอบแล้วว่าคำนวณถูกต้อง ไปใช้ต่อในการตั้งชื่อ Formula Name หรือนำสูตรไปใช้กับ Conditional Formatting หรือ Data Validation จะช่วยลดความเสี่ยงที่จะสร้างสูตรผิดได้อย่างมากและสะดวกกว่าการสร้างสูตรในการตั้งชื่อ Formula Name หรือสร้างสูตรเพื่อใช้ใน Conditional Formatting หรือ Data Validation เองโดยตรง

เชื่อหรือไม่ว่า ใน YouTube ที่มีวิดีโอแสดงขั้นตอนการใช้ Excel มีน้อยคนนักที่จะใช้เรื่องปลีกย่อยเหล่านี้เป็น แทนที่จะใช้ YouTube เป็นการแสดงความสามารถในการใช้ Excel ของตน มักกลายเป็นเวทีประจานวิธีใช้ Excel ที่ยังไม่ดีนักเสียมากกว่า

ไก่กับไข่ อะไรเกิดก่อนกัน

ด้วยเหตุที่ Excel เป็นตารางที่ใช้งานได้ง่าย กรอกค่าตรงไหนแล้วจะย้ายมาย้ายไปวางไว้ตรงตำแหน่งอื่นใดก็ทำได้ทันที แล้วตัวสูตรที่อ้างอิงกับตารางตำแหน่งเดิมจะปรับเปลี่ยนตามไปให้เอง จึงทำให้ผู้ใช้ Excel คิดแบบง่ายๆ ลืมคิดวางแผนเผื่อเหลือเผื่อขาดรอไว้สำหรับการแก้ไขเปลี่ยนแปลงในอนาคต ไม่ได้นึกไว้ก่อนว่าอะไรเกิดก่อนเกิดหลัง พอใช้งานไปได้สักพักแล้วมักพบว่าติดนั่นติดนี่ ต้องย้อนกลับไปเสียลบตารางทิ้งต้องเสียเวลาเริ่มต้นกันใหม่

พื้นที่ตารางแบ่งตามลักษณะของจุดประสงค์ในการใช้งานมีอยู่ 3 อย่าง ได้แก่ ตารางที่สร้างขึ้นเพื่อมุ่งใช้เก็บข้อมูล (Input) ตารางที่สร้างขึ้นเพื่อคำนวณ (Calculate) และตารางรายงานที่ใช้พิมพ์หรือใช้ดูบนหน้าจอ (Output) หรือเรียกย่อๆว่า ICO ซึ่งเมื่อได้รับมอบหมายงานจากหัวหน้า ตารางแรกที่ต้องคิดแรกสุดคือตาราง Output เพราะโดยทั่วไปหน้าตารายงานถูกกำหนดตามความต้องการของหัวหน้าหรือมีตามแบบฟอร์มรายงานเดิมที่ใช้กันอยู่ก่อนแล้ว จากนั้นจึงคิดถึงตาราง Input ว่าต้องมีข้อมูลอะไรบ้างที่จำเป็นต้องใช้เพื่อสร้างออกเป็นตาราง Output ส่วนตาราง Calculate จะเป็นตารางสุดท้ายที่คิดถึง

แต่เวลาที่สร้างงานจริงไม่ได้มีลำดับตามที่คิด ตารางแรกที่สร้างขึ้นคือตาราง Input แล้วนำข้อมูลที่บันทึกไว้ไปสร้างเป็นตาราง Calculate พอมั่นใจว่าได้คำตอบถูกต้องตามต้องการแล้วจึงลิงค์ผลลัพธ์ไปสร้างเป็นตาราง Output

สูตรคำนวณที่ใช้อ้างอิงกับตำแหน่งเซลล์ควรจัดลำดับก่อนหลังในการอ้างอิงเช่นกัน หากต้องคำนวณหาผลคูณของตัวเลขตามแนวนอนกับตัวเลขตามแนวตั้ง คนทั่วไปจะมองว่าสูตร =C$2*$B3 กับ =$B3*C$2 สามารถคำนวณให้ผลลัพธ์เดียวกัน แต่คนที่ผ่านร้อนผ่านหนาวมามากจะเลือกสร้างสูตร =C$2*$B3 เพราะสูตร Index, Offset, หรือสูตรสำเร็จรูปใดๆของ Excel ภายในวงเล็บใช้การอ้างอิงกับตำแหน่งเซลล์จากค่าตามแนวนอนก่อนค่าตามแนวตั้งเสมอ ดังนั้นจึงนำหลักการนี้มาใช้กับการสร้างสูตรใดๆของตนด้วย ส่งผลให้การตรวจสอบแก้ไขสูตรในภายหลังทำได้ง่ายกว่าสูตรที่สร้างขึ้นโดยปราศจากหลักการ

ตาราง Input หรือตัวแปรที่ใช้ลิงค์ไปสร้างสูตร อย่านำตัวเลขจริงที่มีหลักล้านหรือมีเศษทศนิยมไปกรอกตั้งแต่แรกเป็นอันขาด ในตอนแรกเริ่มขอให้กรอกค่าเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรที่ง่ายต่อการคิดหาผลลัพธ์ในใจ เช่น C2 มีค่าเท่ากับ 2 และ B3 มีค่าเท่ากับ 3 ทำให้คิดในใจว่า =C$2*$B3 ได้ผลลัพธ์เป็น 6 ย่อมช่วยให้มั่นใจว่าเป็นสูตรที่ถูกต้อง จากนั้นจึงนำตัวเลขจริงไปบันทึกทับเลข 2 และเลข 3

เริ่มแรกขอให้สร้างตาราง ICO ไว้ในชีทเดียวกัน จะได้เห็นผลลัพธ์ว่าถูกหรือผิดกับตาได้ง่ายและสะดวกกว่าการสร้างตารางแยกชีทหรือแยกแฟ้ม ต่อเมื่อเห็นผลลัพธ์ว่าถูกต้องแล้วจึงสั่ง Cut ตารางไปวางไว้ในชีทหรือแฟ้มอื่นตามต้องการ Excel จะจัดการปรับตำแหน่งอ้างอิงภายในสูตรจากเดิมที่เป็นเซลล์ในชีทเดียวกันแก้เป็นตำแหน่งอ้างอิงในชีทหรือแฟ้มใหม่ให้เอง

พึงระลึกไว้ว่าตัวเลขที่เกิดจากการคำนวณตามที่เห็นอาจไม่เท่ากับค่าที่ต้องการเสมอไป เช่นสูตร =22.3-22.2 ไม่ได้มีผลลัพธ์เท่ากับ 0.1 ตามที่คิดไว้แต่อย่างใด ดังนั้นก่อนที่จะลิงค์ผลลัพธ์จากการคำนวณไปใช้กับสูตรที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจ เช่น IF, Choose, Match, หรือVLookup เป็นต้น ผู้สร้างงานต้องใช้สูตร Round, Trunc, Int, หรือ Mod เพื่อปรับค่าให้เท่ากับค่าที่ต้องการก่อน ส่วนการกำหนดรูปแบบหรือ Format ขอให้ใช้เป็นขั้นสุดท้าย โดยขอให้กำหนดรูปแบบเพื่อแสดงทศนิยมหลายๆหลักให้กับตัวเลขรวมในตาราง Calculate เพื่อช่วยแสดงให้เห็นชัดว่าเป็นผลลัพธ์ถูกต้องตามต้องการหรือไม่ ส่วนตาราง Input ไม่ควรกำหนดรูปแบบใดๆจะได้เห็นค่าตามที่บันทึกไว้ตั้งแต่แรก และจัดรูปแบบให้กับตาราง Output ตามที่ผู้ใช้ต้องการ

ลด ละ เลิก ใช้มือคลิกเมาส์

Excel จะเป็นโปรแกรมที่ทำงานอย่างคอมพิวเตอร์ได้เต็มร้อยต่อเมื่อผู้ใช้ไม่ต้องพะวงกับการใช้มือเพื่อคลิกเมาส์ แค่พอพิมพ์บันทึกค่าลงไปต้องหาทางทำให้ Excel หาคำตอบที่ต้องการได้ทันที

พอเขียนมาถึงตรงนี้หลายๆคนคงคิดว่าต้องใช้ VBA (Visual Basic for Applications) แต่มิได้เป็นเช่นที่คิดกันไม่ เพราะถ้าจะสั่งให้ VBA ทำงานก็ต้องใช้เมาส์คลิกปุ่มเพื่อสั่งให้มันทำงานอีกนั่นเอง เว้นแต่จะกำหนดให้ VBA ทำงานตามเหตุการณ์ (Event) ซึ่งไม่ใช่จะเหมาะกับงานทุกงานที่จะใช้ Event กัน

ส่วน Pivot Table ที่ผู้บริหารนิยมใช้เพราะสามารถสร้างตารางสรุปหาค่าที่ต้องการได้ง่าย แต่กว่าจะสร้างขึ้นได้ต้องใช้มือคลิกหลายครั้ง และหน้าตารางที่ Pivot Table สร้างให้ มักไม่ใช่ตารางที่มีหน้าตาตามแบบที่ต้องการนักหรอกใช่ไหม คนส่วนใหญ่ใช้ Pivot Table ตารางใหญ่ๆเพียงเพื่อหาตัวเลขคำตอบเพียงไม่กี่ค่า และยังไม่ค่อยมั่นใจอีกว่าตัวเลขคำตอบที่ได้ถูกต้องหรือไม่

ตามสภาพการใช้ Excel ร่วมกันในบริษัท ลูกน้องเป็นผู้สร้างแฟ้มแล้วพิมพ์รายงานให้หัวหน้า ถ้าหัวหน้าพอจะใช้ Excel เป็นบ้างมักใช้แฟ้มที่ลูกน้องสร้างให้ แต่ถ้างานใดที่มีขั้นตอนการคำนวณซับซ้อนต้องสั่งให้เป็นหน้าที่ของลูกน้องผู้สร้างแฟ้มนั้นเพียงคนเดียวหาคำตอบมาให้ ดังนั้นหากต้องการใช้ Excel ให้ได้แบบคอมพิวเตอร์ ต้องหาทางทำให้แค่พอพิมพ์บันทึกค่าลงไปต้องหาทางทำให้ Excel หาคำตอบที่ต้องการได้ทันที โดยไม่ว่าใครหน้าไหน ไม่ว่าจะเป็นเจ้านายลูกน้องก็มีลักษณะการใช้งานเหมือนๆกัน นั่นคือไม่ต้องใช้มือคลิกเมาส์ในการหาคำตอบที่ต้องการอีกต่อไป

ก่อนที่จะถึงขั้นตอนการหาคำตอบ ต้องควบคุมการบันทึกค่าให้ทำได้เฉพาะเซลล์ที่ต้องการเท่านั้นก่อน โดยเริ่มจากเลือกเฉพาะพื้นที่ซึ่งจะเปิดให้บันทึกค่าใหม่ทับลงไปได้ แล้วคลิกขวาสั่ง Format Cells > Protection > ตัดกาช่อง Locked ทิ้งไป จากนั้นสั่ง Review > Protect Sheet แล้วจะพบว่าเมื่อกดปุ่ม Tab จะเลื่อน cursor ไปตามเซลล์ที่ไม่ได้ lock ให้เองทีละเซลล์

ถ้าแฟ้มที่ใช้งานมีสูตรคำนวณมากมาย การปล่อยให้ Excel คำนวณแบบอัตโนมัติ จะทำให้ทุกครั้งที่พิมพ์ค่าใหม่ลงไปแล้วกดปุ่ม Enter เป็นการกระตุ้นให้ Excel คำนวณใหม่เสมอ ซึ่งถ้าเป็นแฟ้มขนาดใหญ่จะส่งผลให้เสียเวลารอนานกว่าการคำนวณแต่ละครั้งจะเสร็จ ดังนั้นจึงแนะนำให้เปลี่ยนระบบการคำนวณของแฟ้มที่มีขนาดใหญ่และมีสูตรคำนวณมากมายเป็นแบบ Manual แทน ซึ่งจะช่วยทำให้สามารถบันทึกค่าลงไปในเซลล์เรียบร้อยทั้งหมดทุกเซลล์ก่อน จากนั้นเมื่อต้องการให้คำนวณจึงกดปุ่ม F9 เพื่อสั่งคำนวณทุกแฟ้มที่เปิดขึ้น หรือกดปุ่ม Shift+F9 พร้อมกันเพื่อสั่งคำนวณเฉพาะชีทนั้นชีทเดียว

การค้นหาค่าที่ต้องการก็ไม่ต้องใช้เมาส์เพื่อคลิกสั่ง Sort, Filter, หรือ Pivot Table อีกต่อไป โดยเลี่ยงไปใช้สูตรคำนวณแทน โดยเฉพาะสูตร Array SumIF, SumProduct หรือสูตรค้นหาข้อมูล เช่น VLookup, Match, Index, Offset ซึ่งทำหน้าที่หาค่าที่ต้องการให้ทันที

วิธีใช้ Excel ให้คุ้มค่า 

แฟ้มที่ใช้งานกันอยู่มักมีชีท 12 ชีท ถ้าไม่ใช่ 12 ชีทก็มักจะมี 30 – 31 ชีท เพราะผู้สร้างงานออกแบบแฟ้มให้ใช้ชีทแบ่งตามรายเดือนหรือรายวัน ถ้าทำรายงานผลการดำเนินการตามรายภาค ก็มักแบ่งชีทตามรายภาค ถ้าทำรายงานตามรายสินค้า ในแฟ้มอาจมีชีทเป็นสิบหรือเป็นร้อยชีทขึ้นไปเพียงเพื่อทำให้แต่ละชีทแสดงรายงานสินค้าชนิดนั้นๆ แล้วเมื่อเวลาผ่านไปหลายๆปีจะมีแฟ้มเก็บไว้นับร้อยแฟ้ม ถ้าต้องสรุปยอดเทียบระหว่างปีนั้นกับปีนี้ในช่วงเดือนและของสินค้าที่ต้องการ ต้องเสียเวลาค้นหาแฟ้มให้เจอก่อน จากนั้นถ้าใช้สูตรลิงค์ข้ามแฟ้มไม่เป็น มักใช้วิธีลอกข้อมูลมารวมกันและสร้างเป็นแฟ้มใหม่ ส่งผลทำให้มีข้อมูลซ้ำซ้อนกันเต็มไปหมด 

หลักการสำคัญในการใช้ Excel คือ หากไม่จำเป็นแล้ว ต้องไม่บันทึกซ้ำ ต้องไม่สร้างสูตรซ้ำ และต้องไม่สร้างตารางซ้ำ ถ้าจำเป็นต้องซ้ำ ผู้ใช้ Excel ต้องไม่เสียเวลามากในการปรับปรุงแก้ไขแฟ้มเก่า และต้องสามารถสนองตอบต่อความต้องการของหัวหน้าได้ทันที

หากต้องการใช้ Excel ให้คุ้มค่า ก่อนอื่นต้องยอมลงทุนบ้าง อย่าเอาแต่ประหยัดจำนวนเซลล์จนเกินไป โดยเฉพาะตัวแปรที่ใช้สำหรับการคำนวณต้องแยกออกมา อย่าสร้างสูตรโดยมีค่าคงที่ใดๆ เช่น หากต้องการสร้างสูตรคำนวณของเลข 2 คูณกับเลข 3 ก็อย่าสร้างสูตร =2*3 เพราะเลข 2 กับ 3 ย่อมเป็นค่าคงที่ซึ่งไม่ช่วยให้สูตรนี้คำนวณหาค่าอื่นได้อีกเลย โดยให้ใช้เซลล์สมมติว่าเป็น A1 รับตัวเลข 2 และใช้เซลล์ A2 รับตัวเลข 3 แล้วจึงสร้างสูตร =A1*A2 ต่อมาภายหลังถ้าต้องการคำนวณค่าอื่นก็เพียงบันทึกตัวเลขใหม่ลงไปในเซลล์ A1 กับ A2 ซึ่งถือว่าเป็นเซลล์รับตัวแปร

ตัวแปรที่ใช้ หากมีข้อมูลและรายการจำนวนมากต้องแยกจัดเก็บไว้เป็นตารางฐานข้อมูล โดยบันทึกรายการต่อกันไว้ในชีทเดียว หากบันทึกจนเต็มชีทหรือครบตามกำหนดระยะเวลาช่วงที่ต้องการแล้วจึงแยกเก็บรายการถัดไปไว้ในแฟ้มใหม่ จากนั้นจึงสร้างสูตงลิงค์มาคำนวณต่อในแฟ้มคำนวณ เมื่อใดต้องการเปลี่ยนข้อมูลเป็นช่วงเวลาอื่น ให้สั่ง Change sources ไปเอาข้อมูลจากแฟ้มอื่นมาใช้แทน ซึ่งจะช่วยทำให้ไม่ต้องเสียเวลาสร้างสูตรคำนวณใหม่

ถ้าข้อมูลมีจำนวนไม่มากนัก แทนที่จะแยกแฟ้ม อาจแยกเป็นชีทหรือตาราง แล้วใช้สูตร Index หรือ VLookup ดึงรายการจากชีทหรือตารางที่ต้องการมาใช้ตามรหัสที่ทราบ (พึงระลึกว่า ข้อมูลที่จัดเก็บไว้ หากไม่ใช่รหัสแล้ว ต้องไม่บันทึกซ้ำอีกเป็นอันขาด)

สูตรคำนวณที่สร้างขึ้นเพื่อใช้งาน ควรหาทางสร้างสูตรเพียงสูตรเดียวซึ่งสามารถนำไปใช้ได้ทั้งตาราง หากสูตรที่สร้างขึ้นยาวมาก ให้ตั้งชื่อให้กับสูตรนั้นเป็น Formula Name ชื่อใดก็ได้ตามต้องการ จากนั้นเมื่อต้องการใช้สูตรชื่อนั้น เพียงกดปุ่ม F3 จะสามารถนำชื่อสูตรมาใช้งานได้ทุกที่ไม่ว่าจะข้ามชีทหรือข้ามแฟ้มก็ตาม

ถ้าตารางคำนวณมีขนาดใหญ่มีการคำนวณหลายขั้นตอนกว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ แทนที่จะใช้วิธีตั้งชื่อให้กับสูตรซึ่งทำได้เพียงชื่อเดียวกับสูตรเดียว ต้องรู้จักวิธีสร้างตารางคำนวณแบบ Module ซึ่งเมื่อนำไปวางต่อๆกันกับตารางคำนวณเดิม จะทำให้เกิดการคำนวณซ้ำต่อจากเดิม หรือใช้ Data Table ร่วมกับสูตร Index เพื่อส่งตัวแปรไปใช้คำนวณในตารางคำนวณเดิมเพียงตารางเดียวโดยไม่จำเป็นต้องสร้างตารางใหม่แม้แต่น้อย

ทางออกสุดท้าย

ระหว่างรอบรู้กับรู้ลึก ผู้ใช้ Excel ควรรอบรู้เรื่องของ Excel ให้มากที่สุดก่อนว่า Excel ทำอะไรได้บ้าง เริ่มจากหาตำรา Excel ภาษาอังกฤษมาอ่าน (ถ้าเป็นภาษาไทยมีแต่เล่มบางๆอธิบายเนื้อหาไว้ไม่ครบ เพราะกว่าจะเรียบเรียงเป็นหนังสือได้เล่มหนึ่งมักใช้เวลาไม่ทันกับที่ Excel รุ่นใหม่ออกวางตลาด) พอได้หนังสือมาแล้วให้เปิดอ่านไปเรื่อยๆ โดยไม่ต้องเปิดคอมพิวเตอร์ อ่านเพื่อเรียนรู้ว่า Excel ทำอะไรได้บ้าง จากนั้นเมื่อได้รับมอบหมายงานจากหัวหน้าจึงเปิดคอมพิวเตอร์ แล้วคิดนึกถึงเรื่องที่ได้อ่านผ่านๆตามาแล้วว่าควรใช้คำสั่งหรือสูตรใด จากนั้นจึงเปิดหนังสืออ่านเรื่องนั้นซ้ำและทดลองทำตาม

ปัญหาใดที่คิดหาทางแก้ไขด้วยสูตรหรือคำสั่งบนเมนูไม่ได้ มักคิดกันไปว่าเห็นทีจะต้องใช้ VBA แล้วคราวนี้ แต่จากประสบการณ์ที่ได้คลุกคลีกับ Excel มาหลายสิบปี ผมพบว่างานทั่วไปที่มนุษย์มีปัญหาและมีความต้องการคล้ายกันนั้น แทบ 100% สามารถแก้ได้โดยใช้สูตรหรือคำสั่งบนเมนูได้อยู่แล้ว อย่ารีบร้อนตอบว่า Excel ทำไม่ได้ แต่ควรตอบว่าตอนนี้ยังคิดไม่ออก แล้วค่อยๆคิดหาทางไปเรื่อยๆ ระยะแรกอาจจำเป็นต้องใช้สูตรยากๆยาวๆหรือมีหลายขั้นตอนกว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ แต่พอเก่งขึ้นมีประสบการณ์มากขึ้นจะเห็นลู่ทางใหม่ ช่วยทำให้สูตรและขั้นตอนสั้นลง

แต่ถ้าคิดแล้วคิดอีกพบว่าไม่น่าจะมีทางที่ Excel จะทำให้ได้ เช่น ต้องการควบคุมขั้นตอนการทำงานของ Excel ให้ทำงานของมันเอง เช่น เปิดแฟ้มแล้วไปพิมพ์ตารางจากชีทนั้นชีทนี้ ทำการ copy ตารางจากตรงนั้นไปวางไว้ที่ตรงนี้ซ้ำแล้วซ้ำอีก หรือต้องการสร้างสูตรลัดที่ไม่มีใน Excel ขึ้นมาใช้ งานเหล่านี้จำเป็นต้องอาศัย VBA เข้ามาช่วยเป็นทางออกสุดท้าย

VBA (Visual Basic for Applications) เป็นโปรแกรมเสริมที่ติดตั้งมาพร้อมกับตัวโปรแกรม Office อยู่แล้ว ผู้ใช้ Excel เพียงสั่งบันทึก Macro จากเมนู Developer (ซึ่งเมนูนี้ถูกซ่อนไว้ จึงต้องเปิดให้แสดงขึ้นมาก่อน) จากนั้นเมื่อสั่ง Macro Recorder แล้วใช้ Excel ทำงานที่ต้องการ Excel จะบันทึกขั้นตอนการทำงานแล้วสร้างรหัสเป็นภาษา VBA ให้เอง หลังจากนั้นผู้ใช้เพียงใช้เมาส์กดปุ่มสั่งให้ VBA ทำงานหรือจะกดปุ่ม Ctrl พร้อมกับปุ่มตัวอักษรที่กำหนด ก็จะพบว่า Excel ทำงานซ้ำตามที่บันทึกไว้ให้เองทันที

เคล็ดของการบันทึก Macro อยู่ที่การใช้ปุ่ม F5 เพื่อเลือกชื่อ Range Name ที่ตั้งไว้แทนการใช้เมาส์คลิกเลือกพื้นที่ตารางโดยตรง ทำให้รหัส VBA ที่เกิดขึ้นเป็นรหัสอ้างอิงกับชื่อ Range Name ตาม เมื่อเกิดการโยกย้ายหรือเพิ่มลดขนาดตารางที่ตั้งชื่อไว้ จะพบว่ารหัส VBA ยังคงทำงานได้ตามเดิมโดยผู้ใช้ไม่ต้องเรียนรู้ภาษา VBA หรือย้อนไปแก้ไขรหัส VBA หรือต้องเสียแรงบันทึก Macro ขึ้นใหม่แต่อย่างใด โดยแฟ้มที่มีรหัส VBA นี้ต้องจัดเก็บในนามสกุล xlsm หรือ xls เท่านั้นด้วยจึงจะมีรหัสเก็บไว้ในแฟ้ม

Macro Recorder ไม่ใช่เรื่องยาก ไม่จำเป็นต้องรอให้เก่ง Excel ก่อน ขอเพียงทดลองใช้บ่อยๆ ถ้าทำผิดเพียงสั่งลบรหัสที่บันทึกแล้วบันทึกใหม่ ผู้ใช้ Macro Recorder สามารถเรียนรู้ภาษา VBA ได้เองจากการทดลองใช้

แทนที่จะเสียเวลาบันทึก Macro เอง ยังมีวิธีสั่งให้ Excel ทำงานได้เองอีกทางหนึ่ง โดยเรียกใช้แฟ้ม add-in ซึ่งมีนามสกุล xla ซึ่งปัจจุบันบนอินเตอร์เน็ตมีแฟ้มแบบนี้แจกให้นำมาใช้ฟรีมากมาย ทำให้ Excel มีคำสั่งที่ทำงานอัตโนมัติหรือมีสูตรใหม่เพิ่มขึ้น เพียงนำแฟ้ม add-in มาเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ แล้วใช้เมนู Developer สั่ง Add-Ins แล้วกดปุ่ม Browse หาแฟ้ม xla ที่เก็บไว้ให้พบ จากนั้นจะมีคำสั่งและสูตรใหม่เตรียมไว้ให้ใช้งานได้ทันที