เมื่อ Dashboard สวยๆ สอบตก

ข้อหนึ่ง : อย่าคิดว่า คนดู Dashboard เขาจะใช้เองเป็น

จากภาพที่เห็นนี้ ในเซลล์ F9 เห็นสูตร =E9+3 อยู่ใช่ไหม แล้วดูออกไหมล่ะว่าตรงไหนอีกบ้างที่เป็นเซลล์สูตร ตรงไหนอีกบ้างเป็นเซลล์ที่ใช้สำหรับกรอกค่าใหม่ ลองนึกดูว่าถ้าเขาเผลอพิมพ์อะไรทับสูตรที่สร้างไว้ลงไป ตรงไหนก็ไม่รู้ ก็จะใช้ Dashboard นี้แบบเดิมที่สร้างไว้ไม่ได้เสียแล้ว

ก่อนที่จะปล่อยให้ใครก็ไม่รู้ รับแฟ้มของคุณไปใช้ ต้องหาทางทำให้คนดู Dashboard สามารถใช้แฟ้มนั้นได้เองทันทีอย่างสบายใจ

1. เซลล์ที่เปิดให้กรอกค่า ต้องใช้สีต่างจากเซลล์สูตร เช่น ใช้ ฟอนต์สีม่วงหรือพื้นสีครีม เพื่อทำให้แยกแยะออกว่าตรงนี้นะกรอกค่าใหม่ได้ จากนั้นให้ใช้คำสั่ง Format Cells > Protection > ตัดกาช่อง Locked ทิ้งไป

2. เซลล์ที่เป็นสูตร ให้ใช้คำสั่ง Format Cells > Protection > กาช่อง Locked ไว้ตามเดิม แต่ให้กาช่อง Hidden เพิ่มด้วยอีกช่อง

3. จัดการสั่ง Protect Sheet จะพบว่าไม่สามารถมองเห็นสูตรในเซลล์ พิมพ์ทับก็ไม่ได้ และเมื่อกดปุ่ม TAB ไปเรื่อยๆจะเลื่อนไปหาเซลล์ที่เตรียมไว้ให้กรอกค่าโดยอัตโนมัติ

ตัวอย่างในภาพนี้ ผมได้มาจากโปรแกรม Excel ที่เราใช้กันอยู่นั่นเองครับ พอคลิกที่เมนู File > New จะพบรายชื่อแฟ้มตัวอย่างอีกมากมายที่คุณสามารถนำมาใช้เป็นต้นแบบ ช่วยให้สร้างงานได้สบายขึ้น แต่อย่าลืมทำต่อให้ตรงกับความต้องการของผู้ใช้งานด้วยนะครับ

... ผมเองก็ต้องย้ำกับตัวเองเสมอว่า เรื่องนี้ต้องสอนในทุกหลักสูตร