พวกเรารู้จักยาชื่อ Formaticin กันไหมครับ ยานี้ผ่านการรับรองจากอ.ย.มาเรียบร้อย ทุกคนที่ใช้ Excel ต้องเคยทานยานี้แน่นอน พวกเราถูกบังคับให้ทาน Formaticin ตั้งแต่กรอกค่าลงไปในเซลล์ทีเดียวแหละ ไม่ว่าจะเป็น Font ที่ใช้ เส้นกรอบเซลล์ หรือสีสรรค์ที่เห็น ล้วนเป็นผลมาจากยานี้กันทั้งนั้น
Formaticin มักถูกเข้าใจว่าเป็นยารักษาโรค แต่แท้จริงแล้วไม่น่าเป็นยาเสียด้วยซ้ำ Formaticin เป็นแค่เครื่องสำอางที่ใช้ทำให้สวย ดูดี เปลี่ยนหน้าตารูปร่างให้หลง ซึ่งถูกใช้กันเป็นประจำจนเรียกได้ว่าเป็นยาขนานหนึ่งไปแล้ว
วิธีใช้
ให้ใช้ยานี้เฉพาะเซลล์หรือพื้นที่ตารางที่ใช้งานเท่านั้น
เวลาที่จะทานยานี้ ต้องทานหลังอาหาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเซลล์ที่เป็นตัวเลข ให้ใช้ Format ประเภททศนิยม หลังจากที่สร้างสูตรคำนวณเสร็จและตรวจสอบผลลัพธ์ว่าถูกต้องเรียบร้อยแล้ว
ถ้าต้องการควบคุมผลลัพธ์ที่เป็นทศนิยม ต้องใช้สูตร Round, Trunc, หรือ Int เพื่อปรับตัวเลขให้มีค่าทศนิยมตรงตามที่ต้องการก่อน จากนั้นจึงกำหนดรูปแบบให้แสดงทศนิยมตามทีหลัง เซลล์ที่มีตัวเลขสำคัญควรใช้ทศนิยมมากกว่า 2 หลักจะได้มั่นใจว่าไม่ติดเศษเกินมาด้วย
อาการแพ้ยา
ไม่ควรใช้ยา Formaticin กับเซลล์รับข้อมูลที่กรอกลงไปโดยเฉพาะในตารางฐานข้อมูล ซึ่งควรปล่อยให้เซลล์แสดงค่าที่แท้จริงให้เห็น ถ้าเห็นชิดซ้ายของเซลล์แสดงว่าค่าในเซลล์นั้นมีสถานะเป็น Text ถ้าเห็นชิดขวา แสดงว่ามีสถานะเป็นตัวเลขที่นำไปบวกลบคูณหารต่อได้
เวลาแกะแฟ้มที่คนอื่นสร้าง ให้ทำลาย Format ทั้งหมด จะได้เห็นค่าที่แท้จริงแสดงออกมา
อาการแพ้ยาที่เห็นได้ชัด คือ ทำให้ผู้ใช้ตัวเลขงงงวยตาพร่า ดูไม่ออกว่าค่าที่แท้จริงเป็นอะไร แฟ้มมีขนาดใหญ่ผิดสังเกต คำนวณช้าลง
ถ้าทานยามากเกินไป Overdosed เช่น เมื่อกำหนด Format ให้กับทั้งตารางทุกเซลล์หรือทั้ง Column/Row แล้วกำหนดประเภท Format มากเกินกว่าที่ Excel รับได้ จะถูกเตือนขึ้นมาบนจอว่า Too many formats ทำนองนี้ ให้รีบลบ Format จากพื้นที่ว่างๆทิ้งไปให้หมด หากปล่อยไปไม่รีบแก้ไขอาจทำให้ถึงขั้นเปิดแฟ้มนั้นไม่ได้อีก
ตัวยาอื่นที่มีฤทธิ์ใกล้เคียงกับ Formaticin
ในการทำให้เซลล์สููตรที่ได้ผลลัพธ์เป็น error แสดงเป็นเซลล์ว่าง มักพบว่าใช้ "" แทนลงไป เช่นใช้สูตร =IF(IsError(Cell),"",Cell) ซึ่งการใช้ "" ไม่เหมาะสมหากเซลล์นั้นต้องการนำตัวเลขที่คำนวณได้ลิงก์ไปใช้คำนวณต่อ เพราะ "" ถือว่ามีสถานะเป็น Text ซึ่งนำไปบวกลบคูณหารต่อจะ error ตามอีก
วิธีการที่ดีกว่า ให้ใช้สูตร =IF(IsError(Cell),0,Cell) เพื่อเปลี่ยนเป็น 0 แทนซึ่งนำไปคำนวณต่อได้ จากนั้นหากต้องการเปลี่ยนให้เห็นเป็นเซลล์ว่างให้ใช้ Format 0.00;-0.00;
นอกจากยา Formaticin แล้วยังใช้ Conditional Format เปลี่ยนรูปแบบเซลล์ตามเงื่อนไขได้อีก แต่เหมาะกับพื้นที่ตารางขนาดเล็กเท่านั้น หากใช้กับพื้นที่ขนาดใหญ่เกินหน้าจอจะส่งผลทำให้ขยับพื้นที่จอเพื่อเลื่อนไปดูพื้นที่อื่นได้ช้าลง
