Excel กับการบริหาร

ระบบสารสนเทศในวันนี้แตกต่างจากเมื่อไม่กี่ปีที่แล้วมาก จากที่เคยใช้ระบบคอมพิวเตอร์ Mainframe ค่อยๆเปลี่ยนเป็น Mini Computer แล้วกลายมาใช้ระบบ PC ซึ่งเล็กกว่า เร็วกว่า ยืดหยุ่นกว่า แถมมีราคาถูกกว่าเสียอีก แทนที่เคยต้องยึดติดกับบริษัทซึ่งทำหน้าที่ติดตั้งระบบคอมพิวเตอร์เพียงแห่งเดียว เดี๋ยวนี้จะพบว่าเราสามารถเลือกใช้ตัวเครื่อง PC ยี่้ห้่้อใดก็ได้ มีอิสระที่จะเลือกใช้โปรแกรมนานาชนิด สามารถติดต่อสื่อสารผ่านระบบอินเตอร์เน็ต และมีเว็บสำหรับจัดเก็บค้นหาข้อมูล ซึ่งในไม่ช้าเครื่อง Pocket PC จะมีศักยภาพใกล้เคียงกับ PC เข้าไปทุกที หรือแม้แต่โทรศัพท์มือถือ ทีวี เครื่องเสียง รถยนต์ เริ่มมีระบบ Online ติดต่อกัน ในไม่ช้าชีวิตความเป็นอยู่จะต่างจากเดิมแบบเทียบกันไม่ติดทีเดียว

ความก้าวหน้าของระบบคอมพิวเตอร์ย่อมส่งผลต่อระบบการทำงาน งานบางงานอาจลดความสำคัญหรือเลิกหายไป ข้อมูลซึ่งเคยกระจุกตัวอยู่กับแค่บุคคลบางระดับ จะเริ่มกระจายเปิดให้คนส่วนใหญ่ได้นำมาใช้งานกันกว้างขวางยิ่งขึ้น ปริมาณข้อมูลจะเริ่มมีมากขึ้นกว่าเดิมหลายเท่าตัว งานซึ่งเดิมทำหน้าที่เน้นอยู่กับการจัดเก็บข้อมูลแล้วจัดหน้าตา จัดข้อมูลเพื่อรายงานตามกำหนดเวลา จะต้องหันมาประยุกต์ใช้ความรู้ของตนในการวิเคราะห์ข้อมูลมากขึ้น แม้แต่งานที่ไม่เคยจับคอมพิวเตอร์มาก่อน อย่างน้อยก็ต้องสามารถใช้อินเตอร์เน็ต รับส่งข้อมูลทาง E-mail รู้จักวิธีนำข้อมูลของตนเองมาใช้ และเริ่มมีอำนาจในการตัดสินใจได้เองมากขึ้น

ธุรกิจจำเป็นจะต้องปรับตัวให้ทันต่อความเจริญของระบบคอมพิวเตอร์ ไม่ใช่เพียงแค่สำหรับบริหารข้อมูลภายในองค์กรเท่านั้น แต่ต้องใช้ข้อมูลเพื่อสนองตอบต่อความต้องการของลูกค้าได้เร็วกว่าเดิมอีกด้วย จากที่ต้องรอเป็นสัปดาห์ จะต้องหาทางสร้างความพึงพอใจให้ลูกค้าได้ภายในเวลาไม่กี่วันหรือเพียงไม่กี่ชั่วโมง ธุรกิจยุคนี้ต้องแข่งกันในด้านความเร็ว ความยืดหยุ่น และต้องก้าวให้เร็วกว่าคู่แข่งขัน เพื่อสนองตอบต่อความต้องการของลูกค้าให้เร็วที่สุด

ขอแนะนำหนังสือ Business @ The Speed of Thought : Succeeding in the Digital Economy โดย Bill Gates สำหรับผู้ี่สนใจวิธีปรับธุรกิจให้ทันต่อความเจริญของระบบคอมพิวเตอร์ บทความนี้ได้จับประเด็นเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับ Excel มาสานต่อให้เข้ากับพื้นฐาน และการดำเนินธุรกิจของคนไทยยิ่งขึ้น

Excel กับงานฐานข้อมูล

ความก้าวหน้าของระบบอินเตอร์เน็ตเป็นปัจจัยสำคัญ ซึ่งทำให้การจัดการระบบข้อมูลต่างไปจากเดิม เนื่องจากเป็นสื่อกลางช่วยให้การรับส่งข้อมูลเกิดขึ้นได้สะดวกรวดเร็ว และลดขั้นตอนของคนกลางออกไปได้มาก ลูกค้าสามารถระบุความต้องการสินค้าของตนผ่านระบบอินเตอร์เน็ต และให้ข้อมูลของตนบันทึกเข้าสู่ระบบโดยไม่จำเป็นต้องพึ่งพาเจ้าหน้าที่ขาย ข้อมูลจากหน่วยงานสาขาต่างจังหวัดสามารถบันทึกผ่านระบบอินเตอร์เน็ต และผู้บริหารส่วนกลางสามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ประโยชน์ หากต้องการแก้ไขหรือขอข้อมูลเพิ่มเติม จะสามารถใช้ระบบ E-mail ติดต่อสื่อสารถึงกันได้ทันที ระบบอินเตอร์เน็ตทำให้โลกเล็กลง ช่วยให้คนซึ่งอยู่คนละซีกโลกสามารถติดต่อสื่อสารถึงกันได้ง่ายขึ้น บ่อยครั้งขึ้นได้ตามต้องการ สร้างความใกล้ชิดให้คนที่อยู่ไกลกัน ไม่ต้องห่วงว่าการติดต่อสื่อสารผ่านระบบซึ่งไม่ใช่แบบตัวต่อตัว ที่ได้พบปะกันซึ่งหน้า จะทำให้เกิดความห่างเหินกันเช่นแต่ก่อน

แม้ระบบอินเตอร์เน็ตจะช่วยลดขั้นตอนในการสร้างฐานข้อมูล แต่คงอีกนานทีเดียวกว่าธุรกิจทั้งหลายจะ Online กับระบบอินเตอร์เน็ตตลอด 24 ชั่วโมง และยังมีบริษัทขนาดเล็กและขนาดกลางอีกมากมาย ซึ่งขาดบุคคลกรที่จะช่วยสร้างหน้าเว็บ ช่วยสร้างระบบฐานข้อมูล และจัดการระบบ Network แม้กระนั้นทุกคนก็ต้องเตรียมระบบล่วงหน้าไว้ เพื่อให้สามารถดัดแปลงหรือนำระบบข้อมูลที่ตนมีอยู่ ปรับเปลี่ยนไปใช้ระบบอินเตอร์เน็ตได้ในที่สุด

ในระหว่างที่ธุรกิจกำลังกำหนดมาตรฐานของระบบฐานข้อมูลอยู่นั้น ขอแนะนำให้เลือกใช้ Excel ช่วยในการจัดเก็บและออกแบบตาราง เนื่องจากเป็นโปรแกรมซึ่งมีความยืดหยุ่นกว่า Access หรือโปรแกรมฐานข้อมูลอื่นๆอยู่มาก ทั้งนี้ต้องเตรียมจัดเก็บใน Excel ในรูปแบบตาราง แบบที่สามารถนำมาใช้กับโปรแกรมฐานข้อมูลอื่นได้ด้วย และพร้อมที่จะนำข้อมูลขึ้นไปใช้ในระบบอินเตอร์เน็ตได้ทันที เตรียมไว้ใช้กับโปรแกรม Internet Explorer อ่านข้อมูลในตาราง และใช้สูตรคำนวณแบบเดียวกับที่ Excel มีอยู่

เมื่อฐานข้อมูลของธุรกิจเริ่มมีปริมาณมากขึ้นและสามารถกำหนดมาตรฐานของระบบได้ชัดเจนขึ้น สามารถย้ายข้อมูลจาก Excel ไปใช้โปรแกรม Access หรือโปรแกรมฐานข้อมูลอื่นเพื่อจัดการฐานข้อมูลแทน บริษัทขนาดกลางและใหญ่ซึ่งมีเครื่องมือเครื่องใช้และบุคคลากรพร้อม สามารถนำฐานข้อมูลไปใช้ผ่านระบบอินเตอร์เน็ตได้ทันที ส่วนบริษัทที่เล็กกว่าสามารถใช้ระบบ PC Server หรือสร้างระบบ Network เชื่อมโยง PC ให้สามารถนำข้อมูลส่วนกลางมาใช้ร่วมกัน ซึ่ง Excel ก็มีเครื่องมือเตรียมไว้พร้อมสำหรับใช้ข้อมูลส่วนกลางนี้อยู่แล้ว

Excel กับงานคำนวณ

เมื่อข้อมูลเริ่มมีมากขึ้น ทุกคนต้องขวนขวายหาทางประยุกต์ใช้ข้อมูลให้เกิดประโยชน์ รวดเร็ว และยืดหยุ่นต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนไปมากขึ้น ผู้บริหารต้องเปิดโอกาสให้พนักงานทุกระดับได้เห็นข้อมูลทั้งระบบ เพิ่มขึ้นจากเดิมซึ่งยอมให้เห็นข้อมูลเฉพาะส่วน แล้วกระตุ้นให้พนักงานใช้ความรู้และประสบการณ์ของตน ช่วยกันนำข้อมูลมาใช้ ไม่เพียงแค่แยกแยะประเด็นเช่นแต่ก่อน หากต้องประยุกต์ใช้ Excel ช่วยวิเคราะห์ และชี้นำการตัดสินใจให้เกิดขึ้นตั้งแต่ระดับล่างขึ้นไป สร้างบรรยากาศให้ทุกคนช่วยกันคิด ช่วยกันวิเคราะห์ ให้ทางเลือกเพื่อตัดสินใจ และเปิดโอกาสให้พนักงานนำเสนอแนวทางที่สร้างสรรค์ โดยมีข้อมูลประกอบเป็นหลักฐานของตน สามารถส่งสัญญาณเตือนให้ผู้บริหารทราบล่วงหน้าหากพบเห็นปัญหา

บริษัทต้องกระตุ้นให้พนักงานใช้ Excel เป็นเครื่องมือในการวิเคราะห์ให้ลึกซึ้งขึ้น และรวดเร็วขึ้น พนักงานทุกระดับจะกลายเป็น Knowledge Worker และระบบข้อมูลเพื่อการบริหาร จะต้องหันมาเน้นระบบ Knowledge Management ซึ่งให้ความสำคัญกับการนำความรู้ความสามารถของพนักงานมาใช้ ไม่ต้องยึดติดว่า ผู้บริหารระดับสูงเท่านั้นที่จะเป็นคนตัดสินใจ โดยผู้บริหารระดับสูงไม่ต้องเสียเวลาวิเคราะห์ตัวเลขเอง มีเวลามากขึ้นเพื่อตัดสินใจเลือกทางเลือกต่างๆที่ผู้บริหารระดับกลางและล่างนำเสนอแทน

การประชุมนัดหมายภายในบริษัทจะจัดขึ้นเมื่อจำเป็นหรือใช้ในการตัดสินใจ โดยกระตุ้นให้พนักงานใช้ E-mail ติดต่อสื่อสาร ถกหัวข้อซึ่งแต่เดิมต้องเสียเวลามาประชุมเพื่อวิเคราะห์ตัวเลขให้พร้อมกันก่อน ต่อเมื่อมาประชุมกันก็เพื่อนำผลงานมาเสนอ ช่วยกันวางแผน ตัดสินใจหาทางเลือกที่ดีที่สุด

Excel กับผู้บริหาร

ในยุคที่เครื่องคิดเลขเคยเฟื่องฟู ตอนที่เครื่องคอมพิวเตอร์ PC เพิ่งเกิดขึ้นใหม่ๆนั้น ผู้บริหารระดับสูงหรือหน่วยงานบางหน่วยงานเท่านั้นที่จะมีโอกาสใช้ PC แต่เครื่อง PC ของผู้บริหารก็กลับยกไปตั้งไว้ให้เลขานุการเป็นคนใช้แทนเสียอีก ผู้บริหารยุคนั้นคุ้นเคยกับการสั่งให้ลูกน้องทำแทน ตั้งแต่บวกเลขคำนวณ สร้างกราฟ พิมพ์รายงาน หากผู้บริหารคนใดต้องจับแป้นพิมพ์ทำงานเอง กลายเป็นเรื่องประหลาด

ยุคนี้เป็นยุคที่ PC เฟื่องฟูขึ้นมาแทน ทุกโต๊ะ ไม่ว่าจะเป็นโต๊ะของเจ้านายลูกน้อง ต่างต้องมี PC หรือ Notebook ใช้กัน แต่ PC บนโต๊ะของผู้บริหารระดับสูงบางคน ยังคงเป็นเหมือนเฟอร์นิเจอร์ประดับบารมีมากกว่าที่จะใช้ทำงาน เพราะนานๆทีจะเปิดใช้สักที ครั้นเมื่อเปิดใช้ มักใช้สำหรับดูข่าวสารข้อมูลจากอินเตอร์เน็ตหรือใช้ E-mail ตอบจดหมายเป็นหลัก แทบไม่ได้ใช้ PC สำหรับสร้างงานของตนเอง ส่วนผู้บริหารที่ใช้งาน PC มากขึ้นอีกหน่อยก็คือ ใช้เปิดแฟ้มที่ลูกน้องสร้างมาให้ เพื่อตรวจสอบ ดัดแปลง แก้ไข หรือใช้ Excel Wizard เช่น Pivot Table และ Filter จัดรูปแบบตารางให้อัตโนมัติ

สำหรับผู้บริหารยุคใหม่ ซึ่งเคยใช้ Excel ในงานของตนมาก่อน พอเลื่อนตำแหน่งขึ้นมาเป็นผู้บริหาร บางคนก็ยังคงใช้ Excel ช่วยในการทำงานเช่นเดิม แต่ส่วนใหญ่พอขึ้นชื่อว่าเป็นผู้บริหาร ต้องใช้เวลากับการประชุมและบริหารงานมากขึ้น จึงมักยกงาน Excel ให้ลูกน้องทำแทน ไม่มีเวลาทุ่มเทใช้ Excel เช่นแต่ก่อน

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้บริหารที่ใช้ Excel แบบใดก็ตาม ขอให้พึงระลึกไว้เสมอว่า อำนาจซึ่งเดิมขึ้นอยู่กับผู้ที่มีข้อมูลมากกว่านั้น บัดนี้อำนาจจะหันมาอยู่กับผู้ที่สามารถใช้ข้อมูลที่มี ให้เกิดคุณภาพได้มากที่สุด เร็วที่สุด และยืดหยุ่นที่สุด หากผู้บริหารมีเวลาไม่พอที่จะใช้ข้อมูลให้เกิดประโยชน์ ควรกระจายข้อมูลให้พนักงานระดับล่างนำไปใช้งานแทน สนับสนุนให้พนักงานได้รับการฝึกอบรม มีโอกาสแข่งขันเปรียบเทียบผลงานที่ใช้ Excel ของตน เช่น ในระหว่างการนำเสนอผลงาน และประเมินปรับผลตอบแทนให้อย่างยุติธรรม

ผู้บริหารควรทราบว่าแทบทุกคำสั่งบนเมนูของ Excel จะทำงานให้เสร็จเป็นครั้งๆไป เมื่อเงื่อนไขการคำนวณหรือตัวแปรเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม Excel ไม่ได้่คำนวณให้ใหม่ ผู้ใช้จะต้องสั่งคำสั่งบนเมนูนั้นซ้ำอีก บางคำสั่งเช่น Pivot Table แม้มีขั้นตอนใช้งานที่ดูง่าย ให้ผลลัพธ์รวดเร็วน่าประทับใจ แต่ Pivot Table ไม่ได้คำนวณใหม่เองอัตโนมัติ และยังมีคำสั่งซ่อนไว้อีกหลายระดับ ยากต่อการตรวจสอบความถูกต้อง จึงเหมาะที่จะเลือกใช้ Pivot Table กับงานแบบใช้ครั้งเดียวแล้วทิ้ง แล้วสร้างใหม่ตั้งแต่ต้น ดังนั้นผู้บริหารควรศึกษาทั้งข้อดี ข้อเสีย และข้อควรระวัง เพื่อเลือกใช้เมนูคำสั่งเหล่านี้ได้อย่างถูกต้อง และไม่เกิดผลเสียในระยะยาว

หากเป็นไปได้ ผู้บริหารควรหาทางเรียนรู้วิธีใช้สูตรคำนวณของ Excel มากกว่าจะพึ่งพากับคำสั่งบนเมนูเพียงอย่างเดียว โดยเฉพาะสูตรที่ใช้ในการตัดสินใจ เช่น สูตร IF Choose Max Min และสูตรเกี่ยวข้องกับฐานข้อมูล อย่างน้อยที่สุดต้องเข้าใจวิธีคำนวณของสูตรเหล่านี้บ้าง เพื่อสามารถมอบหมายงาน กำหนดขอบเขตระยะเวลาที่ใช้สร้างงานได้ไม่ช้าหรือเร็วเกินไป สามารถตรวจสอบ และติดตามงานของผู้ใต้บังคับบัญชา

วิธีมอบหมายงานที่ใช้ Excel

ยังมีผู้บริหารอีกจำนวนไม่น้อยที่รู้จักวิธีใช้ Excel น้อยมาก บางคนไม่เคยใช้ Excel ด้วยตนเอง บางคนเคยใช้มาก่อนแต่เลิกใช้มานานแล้ว จึงเป็นเรื่องยากที่จะกำหนดขั้นตอนการทำงานซึ่งต้องใช้ Excel เป็นเครื่องมือ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง แทบจะไม่มีทางทราบได้เลยว่า ต้องใช้เวลามากน้อยเพียงใดกับงานแต่ละอย่าง งานที่เคยคิดว่ายาก เมื่อตอนที่ใช้เครื่องคิดเลข จะถือว่าง่ายหรือไม่เมื่อนำมาใช้กับ Excel หรืออาจมองผ่านเลยไปเลยว่า งานนั้นๆไม่สามารถนำ Excel มาประยุกต์ใช้ได้หรอก ทั้งหมดนี้เกิดจากผู้บริหารไม่เคยรู้ไม่เคยเห็นงานที่ใช้ Excel อย่างมืออาชีพมาก่อน ในเมื่อไม่เคยเห็นงานจริง แถมบางคนยังอาจดื้อ ไม่ยอมรับว่าตนรู้จัก Excel น้อยมาก จึงส่งผลให้ไม่สามารถมอบหมายงานที่ใช้ Excel ได้ถูกต้อง

แม้ผู้บริหารไม่รู้จัก Excel ว่าใช้งานอย่างไร อย่างน้อยผู้บริหารควรมีพื้นความรู้ว่า ระบบคอมพิวเตอร์และโปรแกรมคอมพิวเตอร์ทำงานอย่างไรมาบ้าง แล้วหาทางมอบหมายงานให้ผู้ใต้บังคับบัญชา พยายามนำ Excel มาประยุกต์ใช้ในแนวทางเช่นที่ระบบคอมพิวเตอร์ควรจะสร้างประโยชน์ ให้เกิดความแตกต่างจากระบบที่เคยใช้เครื่องคิดเลขเครื่องพิมพ์ดีด กล่าวคือ

1. เมื่อใช้ Excel แล้วต้องได้ผลการคำนวณที่ถูกต้องรวดเร็วกว่า
2. สามารถลดขั้นตอนการทำงาน ลดความซ้ำซ้อนและซับซ้อนของงาน
3. เพิ่มความยืดหยุ่น สามารถปรับเปลี่ยนเงื่อนไขและตัวแปรที่เกี่ยวข้องได้ทันที
4. งานที่สร้างขึ้นสามารถนำกลับมาใช้แล้วใช้อีก โดยไม่จำเป็นต้องสร้างขึ้นใหม่
5. สามารถนำฐานข้อมูลส่วนกลางมาใช้ โดยไม่ต้องบันทึกข้อมูลซ้ำอีก
6. มีมาตรฐานซึ่งช่วยให้ส่วนรวมสามารถนำแฟ้มงานไปใช้ร่วมกัน
7. สามารถตรวจสอบความถูกต้องได้ง่าย
8. ลดภาระการสอนงาน เมื่อเปลี่ยนตัวบุคคลมาใช้แฟ้มงานที่สร้างโดยผู้อื่น
9. สนับสนุนการนำข้อมูลไปวิเคราะห์ วางแผน และตัดสินใจ สนับสนุนการใช้ Excel ของผู้บริหาร

วิธีวัดผลที่ง่ายที่สุด ให้ดูจากเวลาที่เสียไปกว่าจะได้ผลงานตามต้องการ ต้องเร็วขึ้นกว่าเดิมอย่างชัดเจน โดยบางงานอาจจำเป็นต้องใช้เวลาออกแบบและวางระบบการ Link ข้อมูล กำหนดมาตรฐานของสูตรและชื่อ Range Name จึงต้องใช้เวลาช่วงแรกนานกว่าปกติ แต่เมื่อสร้างงานเสร็จแล้วนำงานเดิมมาใช้ซ้ำแล้วซ้ำอีก จะพบว่าใช้เวลาโดยรวมลดลง

ในการมอบหมายงานทุกครั้ง ผู้บริหารจำเป็นต้องกำหนดจุดประสงค์ และสิ่งที่ต้องการให้ชัดเจน พยายามมองถึงความเป็นไปได้ในอนาคตด้วยว่า จะมีความต้องการต่างไปจากปัจจุบันในส่วนใดบ้าง

ผู้บริหารควรอธิบายภาพรวมของงาน เน้นลักษณะและประเภทตัวแปร ขอบเขตและข้อจำกัดของการใช้งาน และชี้ปัจจัยสำคัญที่จะทำให้งานที่สร้างขึ้นนั้นเกิดประโยชน์ในการวางแผนตัดสินใจ เปิดโอกาสให้ผู้ใต้บังคับบัญชาออกแบบงานตามแบบที่ตนเองถนัด โดยไม่จำเป็นต้องชี้แนะลึกไปถึงวิธีการว่าต้องใช้ Excel อย่างไร เนื่องจากงานหนึ่งๆ อาจมีวิธีแก้ปัญหาหลายอย่าง แล้วแต่ความรู้ความสามารถของผู้สร้างงานแต่ละคนว่าถนัดวิธีใด

ในกรณีที่ผู้บริหารมีความสามารถใช้ Excel อยู่บ้าง ผู้บริหารควรถ่ายทอดประสบการณ์ที่ตนมีอยู่ แนะนำการเลือกใช้ Excel วิธีต่างๆ แล้วชี้ให้เห็นทั้งข้อดีข้อเสียจากการเลือกใช้แต่ละวิธีพร้อมกันไป อย่างน้อยที่สุดควรให้รายละเอียดต่อไปนี้

1. ระบุจุดประสงค์ของการใช้งานให้ครบถ้วน เพื่อเตรียมสร้างงานที่มีความยืดหยุ่น สามารถนำไปใช้งานด้านอื่นได้โดยไม่ต้องแก้ไขมากนัก
2. ผู้ที่จะใช้งานมีใครบ้าง ใช้ในงานใด เมื่อใด และนานเท่าใด หรือใช้เพียงครั้งเดียวแล้วทิ้ง
3. จะต้องเตรียมรูปแบบตารางตามแนวตั้งหรือตามแนวนอน เพื่อเรียกดูบนอินเตอร์เน็ตได้สะดวก
4. แบ่งเนื้องานออกเป็นส่วนย่อย เช่น ส่วน Input ส่วน Calculate และ ส่วน Output เพื่อสามารถสร้างงานได้เสร็จเป็นส่วนๆ และใช้วัดความคืบหน้าได้ชัดเจน
5. หากใช้ในงานตัดสินใจ ต้องกำหนดเงื่อนไขที่ผู้ตัดสินใจใช้พิจารณาว่า มีตัวแปรอะไรบ้าง และจะมีการปรับเปลี่ยนหรือเพิ่มเติมตัวแปรในภายหลังหรือไม่ อย่างไร
6. ในเรื่องของการคำนวณ ต้องกำหนดรูปแบบของการแสดงหลักทศนิยมและจำนวนหลักตัวเลขสูงสุดที่เป็นไปได้ และทำความเข้าใจร่วมกันในสูตรที่จะใช้
7. หากใช้ข้อมูลร่วมกับฝ่ายอื่น ต้องใช้ชื่อเรียกข้อมูลที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน
8. กำหนดขอบเขตอำนาจ หน้าที่ และความรับผิดชอบให้ผู้รับมอบหมายงาน โดยเฉพาะสิทธิที่จะเข้าถึงข้อมูลระดับใด
9. ผู้บริหารคาดหวังว่าจะนำเมนูคำสั่งใดของ Excel มาใช้งานต่อบ้าง เพื่อจะได้เตรียมให้พร้อมต่อการใช้งานไว้ก่อน

การติดตามการสร้างงาน ควรทำเป็นระยะๆ เพื่อทราบปัญหาและช่วยกันหาทางแก้ไข หากเนื้องานแบ่งเป็นส่วนย่อย จะช่วยให้ติดตามงานได้ง่ายขึ้น เมื่อติดขัดไม่สามารถสร้างงานในส่วนย่อยใด ก็สามารถหันไปสร้างงานส่วนอื่นก่อน พร้อมกับใช้เวลาพิจารณาหาทางแก้ไขพร้อมกันไป

ผู้บริหารไม่ควรใช้วิธีมอบหมายงานในลักษณะต่อไปนี้

1. ไม่ควรมอบหมายงานยากๆ มีขั้นตอนการคำนวณสลับซับซ้อน หรือต้องอาศัยการวางแผนจัดโครงสร้างการ Link ข้อมูลแต่ละขั้น ให้กับผู้ที่มีพื้นฐาน Excel น้อยไม่เหมาะสมกับงาน
   ผู้บริหารควรมอบหมายงานให้ทำงานร่วมกันเป็นทีม โดยเลือกคนที่เก่งกว่า เคยมีประสบการณ์ในงานเช่นนั้นมาก่อน และเหมาะกับงาน ทำงานร่วมกันหรือเป็นพี่เลี้ยงสอนงาน
2. ในกรณีที่ผู้บริหารเองไม่มีพื้น Excel มากนัก ไม่ควรกำหนดระยะเวลาสร้างงานนานเกินไปหรือสั้นเกินไป หรือกำหนดให้ใช้ระยะเวลาสร้างงานเท่ากันทุกคน
   ผู้บริหารควรให้ผู้รับมอบหมายงาน ประมาณระยะเวลาที่ต้องใช้เอง เนื่องจากผู้สร้างงานแต่ละคน ย่อมมีพื้นฐาน Excel ต่างระดับกัน แต่ถ้าระยะเวลาที่ประมาณขึ้นนั้นยอมรับไม่ได้ ผู้บริหารควรติดตามงานแต่ละขั้นอย่างใกล้ชิด หรือมอบหมายงานให้ผู้ที่เหมาะสมกว่าตั้งแต่ต้น
3. ในกรณีที่ผู้บริหารเก่ง Excel มาก ไม่ควรสร้างงานเอง แล้วมอบหมายงานเฉพาะส่วนที่ง่ายให้ผู้ใต้บังคับบัญชา
   ผู้บริหารควรมอบหมายงานที่ท้าทายความสามารถ และยอมสละเวลาเพื่อสอนงานให้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชา สามารถลองผิดลองถูก และใช้เวลาคิดค้นหาทางออก
4. ไม่ควรมอบ File ที่ผู้บริหารหรือผู้อื่นสร้างไว้ก่อน ให้นำไปดัดแปลงแก้ไขต่อ เพราะไม่เพียงแต่จะต้องเสียเวลาแกะสูตร ไล่ลำดับที่ไปที่มาของตัวเลขต่างๆแล้ว ผู้ใต้บังคับบัญชาอาจเกรงใจ ไม่กล้าดัดแปลงให้ดีขึ้น
   หากผู้บริหารมีแฟ้มที่ตนเคยใช้งาน ควรมอบหมายเพียงให้ทำการศึกษาเป็นตัวอย่าง ชี้ให้เห็นมาตรฐานที่ต้องการ หรือให้ใช้เป็นฐานข้อมูล เพื่อ Link ค่าไปใช้ต่อ และเปิดโอกาสให้สร้างงานใหม่ได้เอง
5. ไม่ควรกำหนดให้ใช้ตัวเลขจริงและใช้โครงสร้าง File ที่สลับซับซ้อนในการสร้างงานตั้งแต่ต้น
   ผู้บริหารควรกำหนดให้ใช้ตัวเลขสมมติขึ้นใช้ในการสร้างงาน และใช้โครงสร้าง File ที่ง่ายต่อการทำความเข้าใจแทนไปก่อน เพื่อช่วยให้สามารถตรวจสอบความถูกต้องของการคำนวณได้ง่าย หรือใช้เปรียบเทียบผลลัพธ์กับตัวอย่างที่มีอยู่แล้ว เมื่อมั่นใจว่าสูตรคำนวณถูกต้อง ภายหลังจึงค่อยใช้ตัวเลขจริงและเพิ่มความสลับซับซ้อนตามต้องการ
6. ไม่ควรติดตามผลงานโดยดูแต่เพียงจากตัวเลขผลการคำนวณ หรือจากหน้ากระดาษรายงานที่นำเสนอขึ้นมา
   ผู้บริหารควรขอ File ที่สร้างงานมาดูเป็นระยะๆ และสอบถามแนวทางที่ผู้รับมอบหมายงานเลือกใช้ โดยเฉพาะสอบถามถึงสาเหตุที่เลือกใช้สูตรคำสั่งต่างๆ
7. ไม่ควรปล่อยให้ละเมิดสิทธิ์ทรัพย์สินทางปัญญา จากการคัดลอกข้อมูล เอกสาร หรือนำ File ของผู้อื่นมาใช้โดยไม่ได้รับอนุญาต แม้จะคัดลอกมาใช้เพื่อการศึกษา แต่หากทำให้ช่วยลดต้นทุนของบริษัท ก็นับว่าเป็นการค้าหากำไร ซึ่งผิดกฎหมาย ไม่ควรยอมรับงานที่ผู้ใต้บังคับบัญชานำมาเสนอ ซึ่งไม่ได้เกิดจากน้ำำ้พักน้ำแรงและกำลังความคิดของพนักงาน
   ผู้บริหารควรกำหนดให้ใช้ทรัพย์สินซึ่งเป็นของบริษัทเท่านั้นมาใช้ ซึ่งบริษัทต้องลงทุนทั้งตัวเงิน เวลางาน และใช้กำลังสมองแรงงานสร้างสรรค์งานขึ้นมาเอง

การตรวจสอบความถูกต้องของงานที่ใช้ Excel

ผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับการใช้ Excel มักพบว่า การตรวจสอบความถูกต้องของงานที่ใช้ Excel สร้างขึ้นนั้นทำได้ยากมาก กว่าจะตรวจพบข้อบกพร่อง หรือพบว่าสูตรที่ใช้อยู่นั้นไม่คำนวณให้ผลลัพธ์ตามที่หวังไว้เสมอไป ก็เหมือนกับต้องงมเข็มในมหาสมุทรทีเดียว แม้จะเปรียบเทียบผลลัพธ์กับที่คำนวณไว้ด้วยเครื่องคิดเลขแล้วว่าถูกต้อง แต่วันดีคืนดีตัวเลขผลลัพธ์จาก Excel อาจเพี้ยนต่างไปจากเดิม ยิ่งถ้าผู้ที่นำงานของคนอื่นมาแก้ไข ไม่ได้้่ตรวจสอบที่ไปที่มาของสูตรที่สร้างไว้แต่เดิมให้ดี จะทำให้เกิดปัญหาที่ตอบไม่ได้เลยทีเดียวว่า ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น

งานที่จะตรวจสอบความถูกต้องได้ง่าย ต้องเริ่มตั้งแต่การเลือกใช้เครื่องมือและเทคนิคที่ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้นสร้างงาน กล่าวคือ

1. จัดแบ่งโครงสร้างการส่งค่า Link จาก Input สู่ Calculation สู่ Output
2. ใช้สีตัวอักษรเพื่อแสดงประเภทของข้อมูลแยกออกจากกัน
3. ตาราง Input ออกแบบตามหลักการจัดการฐานข้อมูลที่ดี
4. จัดลำดับทิศทางการ Link ภายในตารางจากซ้ายไปขวา และจากบนลงล่าง
5. ใช้สูตรฉลาดสูตรเดียวทั้งตาราง โดยเลือกกำหนดเครื่องหมาย $ ให้ถูกต้อง แล้วใช้สูตรเดียวนี้ Copy ไปทุกเซลล์ในตาราง โดยไม่ต้องเลือกสร้างสูตรหลายแบบในเซลล์ต่างกันออกไป
6. ใช้ Range Name ตั้งชื่อให้เป็นมาตรฐานและใช้ชื่อในสูตรคำนวณแทนการอ้างตำแหน่งโดยตรง
7. ตั้งชื่อทุกประเภท เช่น Range Name, Sheet Name, File Name, Folder โดยใช้ตัวอักษรตัวใหญ่ผสมตัวเล็ก เพื่อให้แตกต่างจากชื่อมาตรฐานของโปรแกรม Excel ซึ่งแสดงด้วยตัวใหญ่ทั้งหมด
8. เลือกใช้สูตรและสร้างสูตรที่ง่ายต่อการทำความเข้าใจ เช่น เว้นวรรคหรือใส่เครื่องหมายวงเล็บ แบ่งส่วนต่างๆในสูตรออกจากกัน หรือแยกสูตรยาวๆเป็นส่วนๆแยกต่างบรรทัดกัน
9. เลือกใช้สูตรปรับค่า เช่น ปัดเศษทศนิยม หรือตัดเศษทศนิิยมทิ้ง แล้วจึงกำหนดรูปแบบแสดงตัวเลขทีหลัง
10. ใช้ Data Validation และ Conditional Formatting ช่วยในการบันทึกและตรวจสอบข้อมูล
11. เมื่อสร้างงานเสร็จแล้ว ต้อง Protect Sheet เพื่อป้องกันการแก้ไขที่อาจเกิดขึ้นอย่างไม่ตั้งใจ
12. มีบันทึกหมายเหตุและคู่มือการใช้งาน

การเปรียบเทียบผลงานที่ Work Hard vs Work Smart

ผู้บริหารควรสร้างบรรยากาศให้เกิดสภาพแข่งขัน เพื่อกระตุ้นให้ผู้สร้างงานหาทางพัฒนาวิธีใช้งานอยู่ตลอดเวลา สภาพแวดล้อมในที่ทำงาน และการสนับสนุนจากหัวหน้างาน เป็นปัจจัยสำคัญในการสร้างมืออาชีพ ยิ่งในบริษัทมีผู้ใช้ Excel เป็นจำนวนมาก ก็จะมีโอกาสแลกเปลี่ยนความรู้ และถ่ายทอดเทคนิคการใช้งานให้แก่กันได้ง่ายขึ้น

หากถามว่า Excel เป็นอย่างไร ผู้ที่ตอบว่า Excel รุ่นใหม่ดีกว่ารุ่นเก่าอย่างนั้นอย่างนี้ มักเป็นคนที่ไม่เก่ง Excel มากนัก เวลาใช้ Excel ก็จะเลือกใช้เมนูคำสั่งมากกว่าที่จะรู้จักเลือกสร้างสูตรด้วยตนเอง คนกลุ่มนี้มักให้ความสำคัญกับตัวโปรแกรมมากกว่าตัวคน มักนึกฝันไปเองทีเดียวว่า Excel รุ่นใหม่จะช่วยสร้างงานให้ได้มากกว่าเดิมโดยที่ไม่ต้องพึ่งพามนุษย์เสียด้วยซ้ำ

ส่วนผู้ที่ตอบว่า Excel รุ่นใหม่ ไม่ได้แตกต่างดีเลิศกว่ารุ่นเก่าเท่าใดนัก แค่ Excel รุ่นเก่าที่ใช้อยู่นั้น ตนเองยังไม่สามารถนำสูตร คำสั่งบนเมนูมาใช้ให้เกิดประโยชน์เต็มที่เลย ผู้ที่ตอบเช่นนี้มักเป็นคนที่เก่ง Excel มาก เพราะรู้ว่า มนุษย์นี่แหละที่ต้องขวยขวายหาทางสร้างงานขึ้นมาเอง ส่วนตัวโปรแกรมนั้นเป็นเพียงแค่ตัวประกอบ ช่วยให้เราทำงานได้ง่ายขึ้น

ผู้บริหารต้องระวังทัศนคติของตนให้ดี โดยเฉพาะความคิดเห็นที่ว่า ตนรู้จัก Excel ดี โดยที่ตนเองไม่ได้คลุกคลีใช้ Excel เป็นประจำ ไม่เคยเห็นผลงานอย่างมืออาชีพมาก่อน เพราะอาจส่งผลให้การพิจารณาผลงานของผู้ใต้บังคับบัญชาผิดพลาดได้ง่าย โดยเฉพาะผู้บริหารที่คุ้นเคยกับการทำงานแบบหามรุ่งหามค่ำ จะให้คะแนนกับผู้ใช้ Excel ที่ตนเห็นว่า ทำงานหนัก สูงกว่าคนอื่นเป็นพิเศษ

ประเด็นของการเปรียบเทียบผลงาน ระหว่าง ทำงานหนัก กับ ฉลาดใช้งาน นั้นมีลักษณะที่แตกต่างกันทั้งในเรื่องของวิธีการทำงาน และตัวผลงาน ดังนี้

ทำงานหนักแต่ไม่ฉลาดใช้งาน
นับตั้งแต่ได้รับมอบหมายงาน จะรีบใช้ Excel ทันที และทำงานอยู่กับหน้าจอคอมพิวเตอร์แบบหามรุ่งหามค่ำ ใช้เวลาสร้างงานนาน แม้ผลงานที่สร้างขึ้นใช้งานได้อย่างยอดเยี่ยม ดูดี และให้ผลคำนวณถูกต้อง แต่เมื่อต้องนำผลงานกลับมาดัดแปลงใช้อีกในภายหลัง จะต้องใช้เวลาสร้างงานใหม่หรือแก้ไขงานเดิม นานพอๆกับเวลาที่ใช้สร้างงานครั้งแรก และถ้าหากเปรียบเทียบเวลาที่ใช้ทั้งหมด กับงานที่สร้างเองโดยไม่ใช้คอมพิวเตอร์ จะพบว่าไม่ได้ช่วยลดเวลามากนัก

ทำงานหนักและฉลาดใช้งาน
เมื่อได้รับมอบหมายงาน จะกลับไปที่โต๊ะทำงาน นั่งคิดและออกแบบงานก่อน แล้วจะกลับมาสอบถามขอข้อมูลเพิ่มเติมอีกหลายรอบก่อนที่จะเริ่มใช้ Excel และจะไม่ทำงานอยู่หน้าจอคอมพิวเตอร์แบบหามรุ่งหามค่ำ แต่จะสลับเวลาใช้ Excel บ้าง กลับมาคิดบ้าง อาจใช้เวลาสร้างงานนานมาก แต่งานที่สร้างขึ้นนี้ ไม่จำเป็นต้องแก้ไขในภายหลังอีกเลย หรือจะแก้ไขก็ใช้เวลาเพียงเล็กน้อย สามารถนำกลับมาใช้งานอื่นภายหลังได้ทันที ทำให้ทำงานครั้งต่อๆไปเบาขึ้นมาก และให้ผลการคำนวณถูกต้องทุกครั้ง

เมื่อคำนึงถึงด้านต้นทุน ก็ต้องพิจารณาว่าค่าแรงของผู้สร้างงานที่ใช้ในช่วงสร้างงานนั้น คิดเป็นเงินเท่าใด คุ้มค่ากับประโยชน์ที่ได้หรือไม่ หากช่วยลดเวลาการทำงาน ให้คำนวณหาค่าแรงที่จะลดลงได้ตามเวลาที่ลดลง ว่าคุ้มกันหรือไม่

การพิจารณาเปรียบเทียบวิธีการใช้ Excel ระหว่างผู้สร้างงานที่ฉลาดใช้ด้วยกันเอง เป็นสิ่งที่ต้องใช้ความละเอียดรอบคอบอย่างมาก ยากที่ผู้บริหารโดยทั่วไปซึ่งรู้จัก Excel เพียงผิวเผิน จะเปรียบเทียบตัดสินได้ถูกต้อง เพราะการใช้ Excel อย่างฉลาดใช้ ยังสามารถแบ่งออกเป็นหลายระดับ ดังนี้

1. ฉลาดใช้คำสั่งอัตโนมัติของ Excel
2. ฉลาดใช้สูตรสำเร็จรูปของ Excel
3. ฉลาดสร้างคำสั่งหรือสูตรขึ้นมาใช้เอง
4. ฉลาดใช้ Excel VBA หรือสูตร Array
5. ฉลาดเลือกใช้เครื่องมือต่างๆข้างต้นร่วมกัน
6. ฉลาดใช้ Excel ในวิธีที่ตนค้นพบเอง นอกเหนือจากวิธีที่ Excel เปิดเผย

การเปรียบเทียบวิธีใช้ Excel เป็นเรื่องที่ตัดสินใจให้คะแนนได้ยาก ยากกว่าการพิจารณาเปรียบเทียบผลงานด้านอื่นๆ ผู้บริหารไม่ควรประเมินผลงานซึ่งใช้ Excel โดยดูเพียงแค่จากหน้าตารายงาน หรือดูจากสูตรที่ใช้ว่าซับซ้อนแค่ไหนอย่างไร เพราะงานที่ว่ายากแสนยาก อาจแก้ปัญหา้โดยใช้สูตรง่ายแสนง่ายก็เป็นได้ หากแต่ผู้ที่ใช้ Excel ต้องมีไหวพริบ รู้จักเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะกับงาน

ลิขสิทธิ์ของงานที่สร้างขึ้น

พระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ฉบับใหม่ (พ.ศ. 2537) เริ่มมีผลใช้บังคับ ตั้งแต่วันที่ 21 มีนาคม พ.ศ. 2538 เป็นต้นมา ได้ระบุถึงการสร้างสรรค์งานในฐานะลูกจ้าง หรือผู้รับจ้าง ไว้ดังนี้

มาตรา 4 “โปรแกรมคอมพิวเตอร์” หมายความว่า คำสั่ง ชุดคำสั่ง หรือสิ่งอื่นใดที่นำไปใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานหรือเพื่อให้ได้รับผลอย่างหนึ่งอย่างใด ทั้งนี้ไม่ว่าจะเป็นภาษาโปรแกรมคอมพิวเตอร์ในลักษณะใด

“เผยแพร่ต่อสาธารณะชน” หมายความว่า ทำให้ปรากฏต่อสาธารณชน โดยการแสดง การบรรยาย การสวด การบรรเลง การทำให้ปรากฏด้วยเสียงและหรือภาพ การก่อสร้าง การจำหน่าย หรือโดยวิธีอื่นใดซึ่งงานที่ได้จัดทำขึ้น

มาตรา 9 งานที่ผู้สร้างสรรค์ได้สร้างสรรค์ขึ้นในฐานะพนักงานหรือลูกจ้าง ถ้ามิได้ทำเป็นหนังสือตกลงกันไว้เป็นอย่างอื่น ให้ลิขสิทธิ์ในงานนั้นเป็นของผู้สร้างสรรค์ แต่นายจ้างมีสิทธินำงานนั้นออกเผยแพร่ต่อสาธารณะชนได้ ตามที่เป็นวัตถุประสงค์แห่งการจ้างแรงงานนั้น

มาตรา 10 งานที่ผู้สร้างสรรค์ได้สร้างสรรค์ขึ้นโดยการรับจ้างบุคคลอื่น ให้ผู้ว่าจ้างเป็นผู้มีลิขสิทธิ์ในงานนั้น เว้นแต่ผู้สร้างสรรค์และผู้ว่าจ้างจะได้ตกลงกันไว้เป็นอย่างอื่น

มาตรา 14 กระทรวง ทบวง กรม หรือหน่วยงานอื่นใดของรัฐหรือของท้องถิ่น ย่อมมีลิขสิทธิ์ในงานที่ได้สร้างสรรค์ขึ้นโดยการจ้างหรือตามคำสั่งหรือในความควบคุมของตน เว้นแต่จะได้ตกลงกันไว้เป็นอย่างอื่นเป็นลายลักษณ์อักษร

มาตรา 15 ภายใต้บังคับมาตรา 9 มาตรา 10 และมาตรา 14 เจ้าของลิขสิทธิ์ย่อมมีสิทธิ์แต่ผู้เดียวดังต่อไปนี้

(1) ทำซ้ำหรือดัดแปลง

(2) เผยแพร่ต่อสาธารณะชน

(3) ให้เช่าต้นฉบับหรือสำเนาโปรแกรมคอมพิวเตอร์ โสตทัศนวัสดุ ภาพยนตร์ และสิ่งบันทึกเสียง

(4) ให้ประโยชน์อันเกิดจากลิขสิทธิ์แก่ผู้อื่น

(5) อนุญาตให้ผู้อื่นใช้สิทธิตาม (1) (2) หรือ (3) โดยจะกำหนดเงื่อนไขอย่างใดหรือไม่ก็ได้ แต่เงื่อนไขดังกล่าวจะกำหนดในลักษณะที่เป็นการจำกัดการแข่งขันโดยไม่เป็นธรรมไม่ได้

การพิจารณาว่าเงื่อนไขตามวรรค 1 (5) จะเป็นการจำกัดการแข่งขันโดยไม่เป็นธรรมหรือไม่ ให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์ วิธีการและเงื่อนไขที่กำหนดในกฎกระทรวง

จากพระราชบัญญัติลิขสิทธิ์ดังกล่าว จะเห็นได้ว่าผู้ใช้ Excel สร้างงานขึ้นโดยอยู่ในฐานะพนักงานหรือลูกจ้าง เป็นผู้มีลิขสิทธิ์ในงานที่ตนสร้างขึ้น ส่วนนายจ้างมีสิทธินำงานออกเผยแพร่ได้ แต่ก็ต้องเป็นไปตามวัตถุประสงค์แห่งการจ้างแรงงานนั้น ซึ่งก็คือสัญญาว่าจ้างนั่นเอง หากไม่ได้ตกลงกันไว้ก่อนในสัญญาจ้างแรงงาน นายจ้างจะไม่มีลิขสิทธิ์ในงานที่พนักงานสร้างขึ้นเลย

โดยทั่วไปในขณะที่ผู้สร้างงานยังมีฐานะเป็นพนักงานหรือลูกจ้างอยู่นั้น นายจ้างย่อมมีฐานะที่เหนือกว่าลูกจ้าง และมักจะเขียนสัญญาจ้างแรงงานที่เอาเปรียบ ซึ่งไม่ได้ช่วยกระตุ้นให้เกิดการสร้างงาน ดังนั้นบริษัทซึ่งต้องการกระตุ้นให้พนักงานพยายามใช้ Excel อย่างเต็มที่ ควรใส่ใจกับเนื้อหาในสัญญาจ้างแรงงานอย่างรอบคอบ และเลือกใช้วิธีสร้างงานที่เหมาะสมกับเงื่อนไขในสัญญาจ้างแรงงาน

ในฐานะของนายจ้าง ควรเขียนสัญญาจ้างแรงงานที่ยุติธรรม และหาทางสร้างสิ่งจูงใจและตอบแทนให้แก่ผู้สร้างงานที่มีผลงานดีอย่างเหมาะสม มิฉะนั้นพนักงานจะไม่มีทางใช้ Excel ให้เต็มประสิทธิภาพ และมีแต่จะเกิดผลเสียกับทั้งสองฝ่าย แทนที่จะเขียนในสัญญาจ้างงานให้พนักงานยกสิทธิ์ความเป็นเจ้าของงานที่สร้างโดยใช้คอมพิวเตอร์ให้แก่บริษัท ขอให้ระบุว่า "พนักงานให้สิทธิ์แก่บริษัท เป็นเจ้าของงานร่วมกับพนักงาน" จะดีกว่ามาก