แค่คลิกลงไปในตารางข้อมูลแล้วสั่ง Insert > PivotTable แล้วลากหัวตารางไปใส่ก็จะได้ตาราง Pivot Table ขึ้นมาใช้งานแล้วใช่ไหม พอจะสร้างตารางใหม่ก็ทำแบบเดียวกันซ้ำอีก ง่ายมาก
แต่ทราบหรือไม่ว่าตาราง Pivot ตารางใหม่ที่ได้มานั้น ไม่ได้ใช้ข้อมูลจากตารางข้อมูลที่คลิกลงไปนั้นหรอก
ถ้าไม่เชื่อลองเปลี่ยนตัวเลขในตารางข้อมูลให้ต่างไปจากเดิมแล้วสร้าง Pivot Table ใหม่ขึ้นมาดู จะพบว่าตัวเลขยังแสดงยอดเดิม ไม่ได้หายอดใหม่มาให้ใช้งานแต่อย่างใด
ถ้าอยากจะทำให้ตาราง Pivot Table ตัวใหม่สะท้อนถึงตัวเลขใหม่ที่เปลี่ยนแปลง ต้องสั่ง Refresh ตาราง Pivot Table ตัวเก่าที่เกิดขึ้นก่อนแล้วจึงสร้างตาราง Pivot Table ตัวใหม่
จำไว้ว่าต้องสั่ง Refresh ไว้ก่อนสร้างตาราง Pivot ใหม่เสมอครับ
ประเด็นนี้สำคัญมาก ห้ามพลาด เวลาสอนใครให้ใช้ Pivot ต้องย้ำแล้วย้ำอีก
ทำไม ...
สาเหตุที่ตัวเลขในตาราง Pivot ตัวใหม่ยังคงเป็นตัวเลขเดิม เพราะ Pivot ตัวใหม่ที่สร้างขึ้นจะใช้ข้อมูลที่เรียกว่า Cache Data ร่วมกันกับของตารางเดิมที่เกิดขึ้นมาก่อน ไม่ได้นำข้อมูลใหม่มาใช้
สังเกตว่าเวลาสร้าง Pivot จะทำให้แฟ้มใหญ่ขึ้น นั่นเป็นเพราะ cache ที่ Excel แอบสร้างขึ้น และเพื่อทำให้แฟ้มไม่ใหญ่ขึ้นอีก จึงให้ใช้ cache เดิมที่มีอยู่ไปเรื่อยๆ
ถ้าในแฟ้มวางแผนจะใช้ตาราง Pivot Table แค่ตารางเดียว แนะนำให้ลบตาราง Pivot เดิมทิ้งแล้วสร้างใหม่เสมอจะปลอดภัยที่สุด เพราะยากจะทราบว่าใน cache นั้นข้อมูลมีอะไรบ้าง หรือผ่านการปรับแต่งเพิ่ม Calculated Field อะไรอีก ไม่เหมือนตารางข้อมูลที่เห็นกับตาว่าอะไรเป็นอะไร
ไม่กี่คลิกก็สร้าง Pivot ใหม่ได้แล้วใช่ไหมครับ
