“ใช้สูตร VLookup กับ Pivot Table เป็นไหม”
“ใช้ Excel สร้างกราฟเป็นไหม”
สองคำถามนี้เป็นคำถามยอดนิยมที่ใช้สอบสัมภาษณ์ ใครๆที่เคยลองใช้ Excel มาก่อนบ้างก็ตอบได้กันทั้งนั้นว่าใช้เป็น ส่วนจะใช้เป็นจริงๆหรือเป็นนิดเป็นหน่อยต้องมาสอบต่อภาคปฏิบัติ แต่คนที่ตรวจข้อสอบให้คะแนนต้องดูเป็นด้วยนะว่า ผู้สมัครงานเขาใช้ Excel อย่างมีไหวพริบ รอบคอบ และมีความคิดสร้างสรรค์ด้วยหรือไม่
“ไหวพริบ รอบคอบ และสร้างสรรค์” เป็นคุณสมบัติที่สำคัญมาก หากปราศจากคุณสมบัติเหล่านี้แล้วพนักงานที่รับเข้ามาทำงาน เขาเคยใช้ Excel เป็นแค่ไหนก็จะยังคงใช้เป็นแค่นั้นไปตลอด ยากที่จะพัฒนาตัวเองให้เก่ง Excel ยิ่งขึ้น
อย่างสูตรง่ายๆที่จับเซลล์ที่มาบวกกัน =Sum(A2:A3) ซึ่งบวกค่าที่มาจากเซลล์ A2 กับ A3 เข้าด้วยกัน ดูแบบผิวเผินก็ถือว่าหาคำตอบได้ถูกต้อง แต่ถ้าจะสร้างสูตรให้รอบคอบกว่านี้ ต้องคิดเผื่อการใช้งานในอนาคตด้วยว่าเมื่อ copy สูตรนี้ไปใช้ที่เซลล์อื่นจะยังคงหายอดรวมได้ถูกต้องตามต้องการด้วยหรือไม่ คำตอบที่ดีกว่ายังมีให้เลือกอีกหลายทาง เช่น
=Sum($A$2:$A$3) เมื่อต้องการนำยอดรวมจากเซลล์เดิมไปใช้ที่เซลล์อื่นแบบค่าคงที่
=Sum(A$2:A$3) เมื่อต้องการหายอดรวมของค่าใน column อื่นที่มาจาก row 2 – 3
=$A$2+$A$3 หรือ A$2+A$3 ดีกว่าการใช้ Sum เพราะถ้าค่าในเซลล์เป็นตัวอักษรจะแสดง Error เตือนขึ้นมาให้เห็นทันที ส่วน Sum จะไม่มีการเตือน
ดังนั้นถ้าใครสร้างสูตร =VLookup(A15,B2:K10,2,0) เป็นคำตอบมาให้เห็นในการสมัครงาน แบบนี้ให้คะแนนเท่ากับ 0 สอบตกไปเลยเพราะขาดความรอบคอบ ไม่ได้ใส่เครื่องหมาย $
แบบทดสอบเพื่อคัดเลือกพนักงานที่ใช้ Excel ไม่จำเป็นต้องสร้างโจทย์ยากๆที่ต้องสร้างสูตรซ้อนกันไปซ้อนกันมาหลายชั้น ไม่ต้องสอบการใช้ VLookup, Pivot Table, หรือกราฟหรอก แต่ให้ใช้สูตรง่ายแค่หายอดรวมนี่แหละ เพียงให้ใช้กับข้อมูลที่เป็นตารางขนาดใหญ่หลาย 10 column และหลาย 100 row ที่มองไม่เห็นเนื้อที่ทั้งหมดพร้อมกันในหน้าจอ
ถ้าใครสามารถหาคำตอบได้เร็วที่สุดให้รับเข้าทำงานหรือขึ้นเงินเดือนไปเลย ส่วนคนที่ทำเสร็จช้าที่สุดน่าจะถูกตัดเงินเดือนมาเพิ่มให้เพื่อนๆที่ทำเสร็จก่อนเพราะถือว่าทำงานกินแรง สร้างงานได้น้อยกว่าคนอื่นในเวลาเท่าๆกัน
ผู้ที่จะเอาชนะโจทย์ที่เป็นตารางขนาดใหญ่ได้ต้องรู้จักวิธีใช้ปุ่มลัดบนแป้นพิมพ์แทนการใช้เมาส์เพื่อเลือกพื้นที่ตารางให้ครบ พอเลือกพื้นที่ตารางเป็นแล้วต้องมีไหวพริบด้วยว่า จะทำอย่างไรที่จะลดขั้นตอนไม่ต้องเสียเวลามาค้นหาพื้นที่เดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก หากหาคำตอบโดยผ่านการตั้งชื่อ Range Name ไว้ก่อนจะช่วยทำให้สร้างสูตรหาคำตอบได้ง่ายและเร็วขึ้นมาก
แค่มีความรอบคอบ ไหวพริบ ยังไม่พอ ต้องมีความคิดสร้างสรรค์ต่อไปอีกว่า แทนที่จะเสียเวลาตั้งชื่อ Range Name เต็มไปหมดเพื่อหายอดรวมแต่ละเรื่องจากแต่ละชื่อที่ตั้งไว้ ยังมีทางออกอื่นที่ง่ายกว่า หากจะใช้ข้อความบนหัวตารางมาใช้เป็นตัวชี้ว่าต้องการหายอดรวมเรื่องใด โดยใช้สูตร SumIF หรือ SumIFS หรือ SumProduct ใช้ข้อความบนหัวตารางเป็นเงื่อนไข จะช่วยทำให้หายอดรวมได้เร็วกว่าสูตร Sum ธรรมดาที่ใช้ตำแหน่งอ้างอิงมาจากตรงไหนก็หาคำตอบมาจากตรงนั้นเท่านั้น
ในการสัมภาษณ์ แทนที่จะถามเรื่อง VLookup, Pivot Table, หรือ กราฟ ให้ถามแค่ว่ารู้จักการใช้ปุ่ม F3 กับ F4 หรือไม่ ถ้าตอบได้ว่า F3 ใช้สำหรับนำชื่อ Range Name มาใส่ในสูตร กับ F4 เพื่อใส่เครื่องหมาย $ ให้กับตำแหน่งอ้างอิง ก็ย่อมพอจะเชื่อได้ว่ารับคนไม่พลาด แต่ถ้าจะให้ชัดยิ่งขึ้นต้องเชิญมาทำให้ดูแล้วจับเวลาว่าช้าเร็วมากน้อยแค่ไหน
คนที่ไม่รู้จักการใช้ F3 แต่เป็นคนเก่ง Excel มีเยอะมาก หากใช้ F3 เป็นจะใช้ Excel ทำงานเร็วขึ้น สะดวกขึ้น และง่ายกว่าก่อนหลายเท่า ช่วยลดการเสียเวลานั่งทำงานอยู่หน้าคอมพิวเตอร์ ส่วนคนที่ไม่รู้จัก F4 มีจำนวนมากกว่าคนที่ไม่รู้จัก F3 เสียอีก ส่วนใหญ่เพิ่งเริ่มใช้ Excel ได้ไม่นานหรือเป็นคนที่ไม่ได้ใช้สูตรมากนัก เอาแต่บันทึกค่ากับลอกข้อมูลไปใช้เลยไม่รู้จัก F3 กับ F4 ว่าจำเป็นขนาดไหน
