Excel แปลเป็นไทยว่า ดีเยี่ยม ทุกคนที่ใช้ Excel จะพบกับความเป็นอิสระอย่างดีเยี่ยมเลยใช่ไหม คุณจะใช้ Excel อย่างไรก็ได้ ทุกวันนี้ยังไม่เคยเห็นบริษัทใดควบคุมกำกับวิธีใช้ Excel แม้สักแห่งเดียว ผู้บริหารก็ปล่อยให้ใช้ Excel กันได้อย่างเสรี ยิ่งใช้ Excel สร้างงานได้มากเท่าใดยิ่งประหยัดเงินได้อย่างดีเยี่ยมมากขึ้น ไม่ต้องเสียเงินไปซื้อหาโปรแกรมสำเร็จรูปราคาแพงมาใช้ ยุบหน่วยงานโปรแกรมเมอร์ทิ้งไปเลย หากปล่อยให้ใช้ Excel กันต่อไปแบบตัวใครตัวมัน อีกไม่นานจะเกิดเหตุการณ์ต่อไปนี้ขึ้นมาก็ได้ ...
“บริษัทให้บริการโทรศัพท์เคลื่อนที่แห่งหนึ่งในต่างประเทศถูกลูกค้าจับผิดได้ว่าคิดค่าบริการเกินจริง ทำให้ถูกลูกค้าฟ้องร้องเรียกค่าเสียหาย
บริษัทแห่งนี้ต้องคิดค้นโปรใหม่ๆมาแข่งขันนำเสนอให้กับลูกค้าอยู่ตลอดเวลาจนโปรแกรมเมอร์ของบริษัทไม่สามารถปรับแก้โปรแกรมสำเร็จรูปที่มีอยู่มาคำนวณได้ทันเวลา จึงหันมาใช้โปรแกรม Excel ช่วยคิดค่าบริการแทน แต่กลับใช้ Excel สร้างสูตรคิดเงินผิดพลาด ทำให้ถูกปรับค่าเสียหายเป็นเงินจำนวนมาก กระทบกับชื่อเสียงของบริษัท และความเชื่อถือของลูกค้า”
นอกจากสาเหตุที่ต้องเร่งรีบคิดนั่นคิดนี่เพื่อแข่งขันให้เร็วกว่าบริษัทอื่นจนโปรแกรมเมอร์ปรับแก้ไขโปรแกรมคอมพิวเตอร์ไม่ทันแล้ว ทุกวันนี้บริษัทหลายแห่งต่างพากันใช้ Excel โดยไม่คิดจะจ้างโปรแกรมเมอร์หรือหาซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้เสียด้วยซ้ำ อ้างกันว่าใช้ Excel ได้ง่ายกว่า เร็วกว่า สะดวกกว่า และที่สำคัญคือประหยัด ไม่ต้องเสียเงินแพงๆ
ในฐานะของลูกจ้างพนักงานที่ใช้ Excel เมื่อสวมหมวกในฐานะนี้มักสนใจแต่ว่าจะใช้ Excel สร้างรายงานตามหัวหน้าสั่งมาได้ก็พอ คนที่สวมหมวกหัวหน้าก็ไม่สนใจหรอกว่าลูกน้องจะใช้วิธีใดที่ Excel มีอยู่ ขอเพียงสามารถส่งรายงานมานำเสนอคำตอบได้ตรงตามที่กำหนด ส่วนผู้บริหารระดับสูงก็มักมีความเชื่อว่ารายงานที่ส่งขึ้นมานั้นถูกต้องแล้วเพราะต้องผ่านการตรวจสอบมาอย่างดีจากผู้บริหารระดับรองลงไป
ส่วนคนที่สวมหมวกทำหน้าที่ให้ความรู้ เช่น วิทยากร อาจารย์ เจ้าหน้าที่ฝึกอบรม หรือใครที่เก่งหน่อยแล้วช่วยตอบปัญหาในฟอรัมทางอินเตอร์เน็ต มักไม่สนใจว่าความรู้ที่ตัวเองมอบให้ไปนั้น ผู้รับจะนำไปใช้ต่ออย่างไร Excel มีเครื่องมืออะไรที่เห็นว่ามีประโยชน์และเป็นที่นิยมใช้กันก็จับมาสอนกันไปโดยไม่ได้ไตร่ตรองให้ดีก่อนว่า นอกจากคุณประโยชน์แล้วยังจะมีโทษอะไรบ้าง
ใช้ Excel แล้วประหยัดเงิน ... ถือเป็นความสำเร็จหรือล้มเหลว
พนักงานที่ใช้ Excel มักสร้างแฟ้มขึ้นมาแบบแก้ปัญหาเป็นวันๆ ค่อยๆแก้ไขดัดแปลง เพิ่มนิดเพิ่มหน่อยตามแต่หัวหน้าจะขอมาไปเรื่อยๆ ช่วงแรกที่ยังใช้ Excel ไม่เก่งยังสร้างสูตรไม่เป็นก็จะใช้แต่คำสั่งบนเมนูทดลองลอกข้อมูลจากตรงนั้นมาใส่ตรงนี้ พอใช้สูตรเป็นก็จะทดลองสร้างสูตรแบบลองถูกลองผิดไปเรื่อยๆ ถ้าสูตรยังใช้ไม่ได้ก็ปรับสูตรจนกว่าจะได้คำตอบตามต้องการ ถ้าเป็นคนที่สนุกกับ Excel ก็ทดลองใช้ VBA เพื่อทำให้ Excel ทำงานโดยอัตโนมัติ คนที่สวมหมวกใบนี้ถ้าปราศจากการชี้นำที่ถูกต้อง ก็จะพึ่งตัวเองใช้ Excel เป็นสนามทดลองของใหม่ไปเรื่อยๆ แฟ้มที่ตัวเองสร้างขึ้นก็มีความสลับซับซ้อนมากขึ้น จนในที่สุดมีแต่ตัวเองคนเดียวเท่านั้นที่จะปรับปรุงแก้ไขใช้แฟ้มนั้นได้ถูกต้อง ถ้าคนอื่นมาใช้แฟ้มอาจหาคำตอบถูกบ้างผิดบ้างขึ้นมาได้ทันที
ในมุมมองของคนที่สวมหมวกพนักงานกับหมวกผู้บริหารระดับล่าง มักพยายามหาทางลดค่าใช้จ่ายให้กับบริษัท มีความเห็นว่าเมื่อใช้ Excel แล้วประหยัดเงิน ช่วยทำให้บริษัทไม่ต้องเสียเงินซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้ ย่อมถือเป็นผลงานที่น่าภาคภูมิใจ บางคนถึงกับคิดจะใช้ Excel กับงานทุกด้าน รองรับงานทุกขั้นตอน วางแผนว่าจะให้พนักงานทุกคนใช้ Excel ในระบบเครือข่ายกันเลยทีเดียว โดยมิได้มองภาพรวมว่า ความเสี่ยงจากการใช้ Excel นั้นสูงมาก แค่คนสร้างแฟ้มนั้นไม่สบาย ไม่สามารถมาทำงานได้ในวันใด ถ้าวันนั้นระบบที่ใช้ Excel เกิดติดขัดขึ้นมา บริษัทต้องหยุดงานตามไปด้วยทีเดียวนะ
วิสัยทัศน์ของผู้บริหาร ปัจจัยชี้ความปลอดภัยของระบบสารสนเทศ
“คนที่ทำงานเก่งมักไม่เก่ง Excel” เพราะพอจะเริ่มเก่ง Excel ขึ้นมาก็ถูกเลื่อนขั้นปรับตำแหน่งงานให้สูงขึ้น เมื่อทำงานเป็นระดับบริหารก็จะใช้ Excel น้อยลงแล้วมอบหมายงานให้ลูกน้องใช้ Excel สร้างงานแทน ผู้บริหารที่มีพื้น Excel มาก่อนก็อาจเรียกดูรายงานโดยเปิดแฟ้มที่ลูกน้องส่งมา แต่ผู้บริหารส่วนใหญ่โดยเฉพาะผู้บริหารระดับสูงมักขอดูรายงานที่พิมพ์เป็นกระดาษ เพราะสะดวกกว่า และสิ่งที่ผู้บริหารดูก็ไม่ใช่ดูที่ตัวรายละเอียดข้อมูลในรายงาน แต่ดูจากความคิดเห็นที่ผู้บริหารระดับล่างเขียนกำกับไว้หรือดูยอดตัวเลขสำคัญบางตัวเท่านั้น
ผู้บริหารที่ทำงานเก่งและยังเก่ง Excel ด้วยมีน้อยมาก จะเป็นไปได้ก็เฉพาะสายงานที่ต้องใช้ Excel ในทุกระดับชั้น อาจพบผู้บริหารที่ทำงานเก่งแต่เคยเก่ง Excel มาก่อน พอไม่ได้ใช้ Excel สักพักก็ลืม หรือพอ Excel รุ่นใหม่มีเมนูคำสั่งต่างไปจากเดิมก็เลยใช้ไม่เป็น
ไม่ว่าผู้บริหารจะเก่ง Excel หรือแม้จะใช้ Excel ไม่เป็นเลยก็ตาม ผู้บังคับบัญชาที่มอบหมายงานให้พนักงานสร้างรายงานขึ้นมา ต้องเป็นด่านแรกที่มีหน้าที่สอดส่องว่า ลูกน้องของตนใช้ Excel ในแนวทางที่ยอมรับได้หรือไม่
วิธีที่ลูกน้องแต่ละคนใช้ Excel เพื่อสร้างรายงานหน้าตาแบบเดียวกัน สามารถเลือกใช้วิธีที่มีขั้นตอนยากง่ายหรือสลับซับซ้อนไม่เหมือนกันเลย ลูกน้องอาจคิดวิธีการของตนเองขึ้นมาใช้ซึ่งมีขั้นตอนนับสิบขั้นจนต้องจดบันทึกไว้ว่าแต่ละขั้นต้องทำอย่างไร บางคนอาจคิดสูตรลัดที่ซ้อนสูตรกันยาวเหยียด ขอยกตัวอย่างสูตรที่ใช้ในการวางแผนกำหนดเวลากรณีมีวันหยุดแทรกมาให้ดูกันหน่อย แม้แต่ผมซึ่งเป็นคนสร้างสูตรนี้เองกับมือยังอธิบายไม่ได้ง่ายๆเลยว่ามีหลักการคิดอย่างไร
พนักงานที่เก่ง Excel มักฝึกใช้ VBA เพื่อสร้างสูตรสั้นๆขึ้นมาใช้แทนสูตรยาวๆ แต่รหัส VBA ที่เขาเขียนขึ้นเพื่อสร้างสูตรสั้นๆสูตรเดียวก็อาจต้องใช้รหัส VBA ที่ยาวมาก อย่างสูตรยาวๆข้างต้นหากต้องการให้ย่อลงมาเหลือเพียงสูตร =WorkStop() สั้นๆ ก็ต้องเขียนรหัส VBA แบบนี้
ส่วนการใช้ Pivot Table ที่หลายคนชอบกล่าวถึงว่าใช้งานง่าย ก็อาจยากกว่าที่คนทั่วไปที่ใช้ Pivot Table แบบธรรมดาจะทำได้ บางคนเตรียมข้อมูลที่จะนำมาใช้กับ Pivot Table ในวิธีที่ตัวเองเท่านั้นจะจำได้ บางคนข้ามขั้นไปใช้ PowerPivot หรือดึงข้อมูลจากหลายแหล่งมาผสมกันเพื่อออกรายงานซึ่งเป็นวิธีการที่ Excel ทำได้แต่น้อยคนนักจะทำเป็น
แนวทางการใช้ Excel ในแบบที่ยอมรับได้ ... อยู่กับ Excel อย่างมีความสุข
ก่อนอื่น ความเข้าใจที่ว่าเมื่อใช้ Excel แล้วช่วยทำให้ไม่ต้องซื้อหาโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้หรือว่าจ้างโปรแกรมเมอร์นั้นเป็นความเข้าใจที่ถูกต้อง แต่ถ้าเข้าใจว่าจะช่วยประหยัดเงินได้มากกว่านั้นเป็นความเข้าใจที่ผิดโดยสิ้นเชิง คนทั่วไปมักคิดง่ายๆว่าราคาต้นทุนของการใช้ Excel มาจากค่าโปรแกรม Excel กับค่าเครื่องคอมพิวเตอร์รวมกันแล้วไม่กี่พันบาทเท่านั้น ซึ่งที่ถูกต้องนั้นต้นทุนต้องรวมถึงราคาของแฟ้มที่พนักงานแต่ละคนสร้างขึ้นมาใช้งานด้วย
แฟ้มที่ใช้ Excel สร้างขึ้นบางแฟ้มอาจมีราคาต้นทุนแพงเป็นแสนเป็นล้านบาท กว่าลูกน้องจะสร้างแฟ้มหนึ่งๆขึ้นมาใช้ได้นั้นต้องใช้เวลาสร้างนานมิใช่น้อย บางแฟ้มใช้เวลาสร้างขึ้นมาใช้กว่าสิบปีแล้วก็ยังสร้างไม่เสร็จเพราะต้องคอยปรับแก้ไขเพิ่มเติมอยู่เสมอ ค่าจ้างเงินเดือนของพนักงานนี่แหละที่เป็นต้นทุนที่แพงมากซึ่งแฝงตัวอยู่ในแฟ้ม Excel ที่มีนามสกุล xls นำหน้า หากรวมต้นทุนของทุกแฟ้มแล้วโปรแกรมสำเร็จรูปมีราคาถูกกว่าหลายเท่า
อะไรจะเกิดขึ้นหากต้องเลิกใช้แฟ้ม Excel ที่ใช้เวลาสร้างขึ้นมานานนับปี แค่มีการเปลี่ยนคนโยกย้ายหน้าที่งาน ซึ่งทำให้ต้องเลิกใช้แฟ้มที่แต่ละคนสร้างโดยปริยาย การเปลี่ยนแปลงเช่นนี้เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เสียด้วย เมื่อพนักงานที่เข้ามารับทำหน้าที่แทนไม่สามารถใช้แฟ้มนั้นต่อไปได้ก็ต้องสร้างแฟ้มขึ้นมาใหม่ เงินที่แฝงตัวเป็นต้นทุนอยู่ในแฟ้มนั้นก็สูญหายไปในพริบตา
แทนที่จะสร้างแฟ้ม Excel เพื่อช่วยทำงานแบบอัตโนมัติในทุกขั้นตอน ควรปล่อยให้ทำงานแบบที่ต้องใช้คนทำด้วยมือไว้บ้าง แม้จะใช้เวลานานหน่อยกว่าจะเสร็จ แต่ก็มั่นใจได้ว่ายังมอบหมายให้พนักงานทั่วไปที่ไม่เก่ง Excel มารับงานได้ทันทีโดยไม่ต้องเสียเวลาเริ่มต้นสอนงานให้ใหม่
ถ้าพนักงานในบริษัทมีความเก่ง Excel ต่างระดับกันมาก ไม่ควรปล่อยให้สร้างแฟ้มโดยใช้เครื่องมือหรือสูตรที่ยากเกินไป โดยเฉพาะควรหลีกเลี่ยงการใช้ VBA หรือ Macro
ส่วนแฟ้มใดที่สร้างไว้แบบสุดยอดชนิดที่แม้แต่ตัวคนสร้างเองก็ยังแกะยาก พอแฟ้มนั้นเริ่มมีโครงสร้างที่เป็นมาตรฐานไม่มีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงใดๆแล้ว ต้องจัดทำคู่มือประกอบการใช้งานแสดงรายละเอียดขั้นตอนวิธีใช้แต่ละขั้นให้ชัดเจน ทดลองให้คนที่ไม่เคยใช้แฟ้มนั้นมาก่อนลองใช้แฟ้มนั้นดูว่าเขาสามารถใช้งานได้โดยไม่ติดขัด ขั้นแรกของการใช้ Excel ในแบบที่ยอมรับได้ก็คือการยอมรับของผู้อื่นที่ไม่ได้เป็นคนสร้างแฟ้มนั่นเอง
นอกจากนี้ควรใช้แฟ้ม Excel ที่สร้างขึ้นจนตายตัวแล้วเป็นต้นแบบให้โปรแกรมเมอร์สร้างโปรแกรมขึ้นมาใช้งานแทน เพราะอย่างไรก็ตามระบบการรักษาความปลอดภัยในแฟ้ม Excel ที่สามารถถอดรหัสเข้ามาแก้ไขได้ถือเป็นจุดอ่อนที่สู้โปรแกรมสำเร็จรูปไม่ได้เลย อีกทั้ง Excel ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อให้ใช้กับงานเฉพาะตัวของผู้ใช้ Excel คนใดคนหนึ่งเป็นหลัก ต่างจากโปรแกรมสำเร็จรูปหรือโปรแกรมที่โปรแกรมเมอร์พัฒนาขึ้นซึ่งมีระบบการควบคุมการใช้งานร่วมกันได้รัดกุมดีกว่า Excel อย่างมาก
ผู้บังคับบัญชามีส่วนสำคัญที่จะทำให้ใช้ Excel ร่วมกันได้นานๆอย่างมีความสุข เพียงแค่อย่าตามใจตัวเองแล้วสั่งให้ลูกน้องออกแบบหน้าตารายงานที่ยากเกินไปนัก ควรหาทางช่วยให้พนักงานใช้ Excel แบบง่ายๆ หากพบว่าไม่สามารถทำแบบง่ายๆก็ต้องแก้ที่ต้นเหตุซึ่งอาจเกิดจากข้อมูลที่เก็บไว้ไม่ได้เตรียมเผื่อให้สามารถนำข้อมูลไปใช้กับ Excel ได้ทันที
เมื่อใดที่ไม่สามารถใช้ Excel ได้ง่ายๆ ไม่ว่าจะเกิดจากปัญหาใดก็ตาม ผู้ใช้ Excel สร้างงานต้องรายงานปัญหาให้ผู้บังคับบัญชาทราบเพื่อให้ฝ่ายบริหารหาทางแก้ไข ใครที่เป็นเจ้าของบริษัทย่อมไม่ต้องการปล่อยให้บริษัทที่เขาสร้างมากับมือต้องมาเสียหายย่อยยับเพราะแค่การใช้ Excel นี้หรอก
Download คู่มือวิธีใช้ชีวิตกับ Excel อย่างมีความสุข
(Living with Excel and without Risk)
