ครั้งหนึ่งนานมาแล้ว สมัยที่ผมยังทำงานเป็นผู้จัดการเคยสัมภาษณ์ผู้ที่มาสมัครเป็นผู้จัดการแผนกบัญชีซึ่งอวดว่า ตัวเองเก่ง Excel รู้จักสูตรนั่นสูตรนี่ของ Excel เยอะแยะแต่พอรับเข้าทำงานจริงกลับใช้ Excel ไม่ได้เรื่อง นั่นเป็นเพราะผมลืมให้เขาสอบเรื่อง Muscle Memory
ฝรั่งคนหนึ่งประกาศความสำเร็จของตัวเองในการสมัครงานให้คนอื่นๆเลียนแบบ ในใบประวัติการทำงานและตอนสัมภาษณ์เขาอวดไปเลยว่า ตัวเองเก่ง Excel มากๆ พอหัวหน้าสั่งงานก็รับปากว่าจะส่งงานให้ในเช้าวันรุ่งขึ้น แต่พอกลับบ้านเขาจะรีบเปิด Google ค้นหาวิธีการหรือถามในฟอรัมถามปัญหา Excel เขาใช้วิธีนี้หลอกคนทั้งบริษัทได้ว่าเขาเป็นคนเก่ง Excel จริงๆได้สำเร็จเพราะลืมสอบเขาเรื่อง Muscle Memory
ส่วนคนเก่ง Excel ที่ช่วยตอบคำถามในฟอรัมจนใครต่อใครยกย่องว่าสุดยอดนั้น เขาก็อาจลอกคำตอบจากคนอื่นมาอีกที ผมเคยเจอผู้หญิงคนหนึ่งที่ตั้งคำถาม Excel ที่ยากมากๆแล้วก็มีผู้ชายคนหนึ่งให้คำตอบที่เหนือกว่าคำตอบของคนอื่น ต่อมาก็พบว่าทั้งเธอและเขาก็คือคนเดียวกันแต่ใช้นามแฝง 2 ชื่อ มุ่งใช้วิธีนี้ถามตอบกันไปมาพร้อมกับชมตัวเอง เพื่อยกตัวเองขึ้นมาให้คนอื่นเชื่อถือ ที่ปล่อยให้เขาหลอกได้ก็เพราะไม่ได้สอบเรื่อง Muscle Memory อีกนั่นแหละ
Muscle Memory คืออะไร
Muscle Memory ไม่ได้เป็นความทรงจำที่เก็บไว้ในกล้ามเนื้อ แต่เป็นความจำที่บันทึกไว้ในสมองนั่นเอง อะไรที่เราทำจนคุ้นเคยก็จะทำได้เองทันทีจนดูเหมือนไม่ได้ใช้สมองคิด เช่น คนที่ขับรถจนชำนาญก็สามารถขับรถได้โดยไม่ต้องเสียเวลามาคิดทีละขั้นว่าจะต้องเหยียบคันเร่งหรือแตะเบรคกันอย่างไร การพิมพ์ดีดจนไม่ต้องมองแป้นพิมพ์นั่นก็เป็นเพราะ Muscle Memory ทำงานของมันเอง แค่การนั่งอ่านข้อความนี้เข้าใจได้ทันทีก็เพราะ Muscle Memory
สอบ Excel แค่สัมภาษณ์ไม่พอ
ในการสัมภาษณ์แทนที่จะถามผู้สมัครงานว่า สามารถใช้สูตร VLookup กับ Pivot Table เป็นไหม ให้ถามว่าเคยใช้ปุ่ม F3 กับ F4 หรือไม่และใช้ทำอะไร ถ้าเขาสามารถตอบได้ก็เชิญมาทำข้อสอบบนหน้าจอให้เห็นชัดต่อไปว่า คล่องแค่ไหน
ความคล่องแคล่วนี่แหละเป็นตัวชี้วัดเป็นอย่างดีว่าเก่ง Excel อย่างที่คุยไว้จริงหรือไม่ คนที่ใช้ Excel เป็นประจำ Muscle Memory จะทำงานของมันเองโดยไม่ต้องเสียเวลาคิด
สังเกตพฤติกรรมตั้งแต่การเปิดแฟ้มว่างๆขึ้นมาใช้งาน ถ้าเป็นคนรอบคอบเขาจะรีบตั้งชื่อจัดเก็บแฟ้มไว้ก่อนจะเริ่มบันทึกข้อมูลลงไปเสียด้วยซ้ำ ดูให้ดีว่าตั้งชื่อแฟ้มมีความหมายสื่อถึงงานที่ทำไหม ระหว่างการใช้ Excel ก็จะหมั่นจัดเก็บแฟ้มบ่อยๆ ไม่ใช่รอให้ทำงานเสร็จแล้วจึงจัดเก็บเพียงครั้งเดียว
ตัวอย่างคำถามสำหรับใช้ใน Excel ไม่ต้องยาก แต่ขอให้มีตารางข้อมูลขนาดใหญ่ ถ้า Muscle Memory ของเขาทำงาน จะสามารถใช้ปุ่มบนแป้นพิมพ์เพื่อเลือกพื้นที่ขอบเขตตารางได้รวดเร็วกว่าการใช้เมาส์เป็นอย่างเดียวมากๆ
พอถึงขั้นสร้างสูตร ดูให้ดีว่าเขาพิมพ์ชื่อสูตร โดยพิมพ์ตัวใหญ่ทั้งหมด เช่น IF หรือ VLOOKUP หรือพิมพ์ตัวเล็กทั้งหมด เช่น if หรือ vlookup ถ้าเขาพิมพ์โดยใช้ตัวเล็กทั้งหมดแสดงว่าเขาใช้ Excel ผ่านร้อนผ่านหนาวมาจนรู้แล้วว่า การพิมพ์ชื่อสูตรด้วยตัวเล็กตลอดนั้น Excel จะเปลี่ยนเป็นตัวใหญ่ทั้งหมดให้เองหากสะกดชื่อสูตรถูกต้อง
ในวงเล็บของสูตร ขอให้สังเกตวิธีนำตำแหน่งอ้างอิงมาใช้ว่า ใช้การกดปุ่ม F3 เพื่อนำชื่อ Range Name มาใส่เป็นไหม ถ้าไม่ได้ใช้ Range Name แต่ใช้ตำแหน่งอ้างอิงแบบ A1 โดยกดปุ่ม F4 เพื่อใส่เครื่องหมาย $ เป็นหรือไม่ เมื่อสร้างสูตรเสร็จแล้วกว่าจะ copy สูตรไปใช้ที่เซลล์อื่น เขาทำได้อย่างคล่องแคล่วรวดเร็วหรือไม่
ถ้าเขาอวดว่ารู้จักสูตร Excel เยอะมาก ก็ลองหาตัวอย่างที่ต้องใช้จริงในการทำงานมาให้ลองทำแล้วดูว่าเขาเลือกใช้สูตรอะไร ลองถามเขาสักหน่อยว่า ทำไมจึงใช้สูตรนี้ ไม่ใช้สูตรนั้น ดูว่าเขาตอบได้อย่างมั่นใจมากน้อยแค่ไหน
ระยะเวลาที่ใช้งาน เป็นตัวชี้วัดของ Muscle Memory ที่เห็นได้ชัดเจนที่สุด ตัวอย่างที่มีตารางข้อมูลขนาดใหญ่หรือเล็กต้องใช้ระยะเวลาสร้างงานเสร็จเร็วพอๆกัน ถ้า Muscle Memory ดีมากจะใช้ระยะเวลาทำงานนิดเดียวก็เสร็จแล้ว
