Excel กลายเป็นข่าวโด่งดังได้ออกข่าวทีวีทุกช่อง เมื่อลูกค้าของ AIS ร้องเรียนว่าข้อมูลประวัติการโทรของเธอและลูกค้าคนอื่นถูกพนักงานนำข้อมูลไปขาย โดยพนักงานคนนี้ได้ทำมาหลายปีและได้เงินจากการหากินแบบนี้มาแล้วหลายแสนบาท ถ้าไม่ได้ยกมาเป็นข่าวก็คงไม่มีใครสนใจกัน ซึ่งปัญหาแบบนี้เป็นแค่ส่วนยอดของภูเขาน้ำแข็งที่โผล่ขึ้นเหนือน้ำ รับรองว่าปัญหาข้อมูลรั่วไหลไม่ได้จำกัดแค่บริษัทในธุรกิจสื่อสารเท่านั้น
ขอยกอีกตัวอย่างหนึ่งมาให้ดูกัน
บริษัทโทรคมนาคมแห่งหนึ่งในต่างประเทศ ลงทุนนับล้านในระบบการวางบิลแต่พบว่าเงื่อนไขในการคำนวณค่าโทรศัพท์ซับซ้อนมากและเปลี่ยนแปลงบ่อยครั้งจนฝ่าย IT ไม่สามารถสร้างโปรแกรมมาให้ใช้ทัน จึงหันไปใช้สเปรดชีทในการคำนวณแทน ต่อมาเมื่อตรวจสอบอย่างละเอียดจึงพบว่ามีข้อผิดพลาด ส่งผลทำให้บริษัทเสียชื่อเสียงที่ตีเป็นค่าเงินมิได้
แม้ใช้โปรแกรมฐานข้อมูลราคาแพงที่มีระบบป้องกันความปลอดภัยสูงสุด แต่พอส่งผ่านข้อมูลมาใช้ต่อกับ Excel จะเกิดช่องโหว่ของระบบรักษาความปลอดภัยขึ้นทันที จากข้อมูลต้นทางที่ได้จากฝ่ายปฏิบัติการจะถูกตัดแต่งหรือปรับหน้าตาโดยใช้ Excel เพื่อส่งต่อเป็นรายงานวิเคราะห์อีกหลากหลายรูปแบบเพื่อใช้ในการบริหาร ถ้าจะควบคุมการใช้ข้อมูลให้รัดกุมก็ต้องสร้างให้ครอบคลุมถึงการใช้คอมพิวเตอร์ทั้งแบบตั้งโต๊ะและโน้ตบุ้คทุกเครื่อง ทั้งการใช้ในสถานที่ทำงานและที่บ้านของพนักงานอีกด้วย ซึ่งแทบเป็นไปไม่ได้เลย
ทางที่ดีควรจัดแบ่งข้อมูลประเภทที่ต้องการความปลอดภัยสูงสุด เช่น ข้อมูลที่แสดงชื่อและรายละเอียดของลูกค้ารายตัว กำหนดให้พนักงานต้อง login เพื่อใช้ผ่านระบบเครือข่ายได้เท่านั้น แยกต่างหากจากข้อมูลประเภทที่ยอมให้ส่งต่อออกไปใช้กับคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล เช่น ยอมให้ใช้ข้อมูลที่ถูกจัดกลุ่มใหม่หรือยอมให้นำตัวเลขยอดรวมไปใช้ต่อได้ แต่ไม่มีทางได้เห็นรายละเอียดแต่ละรายการได้เลย
สิ่งที่น่าห่วงที่สุดคือความรู้ของฝ่ายควบคุมหรือวางระบบว่ารู้จัก Excel ดีพอหรือไม่ เช่น ถ้าส่งเสริมให้ใช้ Pivot Table เพื่อสร้างรายงานเพราะคิดว่าจะแสดงแต่ยอดรวม ก็ควรทราบความเสี่ยงของการใช้ Pivot Table ด้วยว่า แค่ใช้เมาส์ดับเบิลคลิกลงไปในเซลล์ตัวเลขยอดรวมในตาราง Pivot Table เซลล์ใดก็ตาม Excel จะสร้างชีทแสดงรายละเอียดของรายการที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขนั้นทั้งหมด เช่น พอดับเบิลคลิกลงไปในจำนวนเวลาทั้งหมดที่ใช้โทรศัพท์ Excel ก็จะแสดงรายละเอียดประวัติการโทรทุกครั้งออกมาให้เห็นด้วย
ขอแนะนำให้อ่านหนังสือ สำหรับเจ้าของกิจการ ผู้บริหาร และผู้ดูแลระบบสารสนเทศ
คู่มือวิธีใช้ชีวิตกับ Excel อย่างมีความสุข
(Living with Excel and without Risk)
Download ได้จาก
http://www.excelexperttraining.com/download/LivingwithExcel.pdf
หนังสือเล่มนี้ ผมใช้เวลาค้นคว้ารวบรวมเกือบปี ระบบสารสนเทศที่มีการใช้ Excel ในเมืองไทยยังล้าหลังอยู่มาก ส่วนอเมริกา ยุโรป และญี่ปุ่น เขาปรับตัวกันไปนานแล้ว
แนะนำให้พิมพ์แจกให้เจ้าของกิจการ ผู้บริหาร และผู้ดูแลระบบ IT อ่านเป็นอย่างยิ่ง
