มาลองหาหลักการคิดกัน ถ้าหัวหน้ามอบงานแบบนี้ให้ คุณจะตั้งต้นยังไง โดยหลักการที่ใช้ต้องสามารถนำมาใช้กับแทบทุกปัญหาได้ด้วย
ปัญหาที่ 1
ต้องการคำนวณหาค่าแรงที่ต้องจ่ายให้กับคนงานที่เข้าทำงานเป็นกะ โดยคนงานแต่ละคนไม่จำเป็นต้องเริ่มงานตรงเวลาหรือทำงานเต็มกะก็ได้
- กะที่ 1 เริ่มจาก 8.00 - 10.00 น.
- กะที่ 2 เริ่มจาก 10.30 - 12.00 น.
- กะที่ 3 เริ่มจาก 13.00 - 14.30 น.
- กะที่ 4 เริ่มจาก 15.00 - 17.00 น.
กำหนดให้ค่าแรงในแต่ละกะชั่วโมงละ 100 บาท ถ้าทำงานช่วงพักด้วย ค่าแรงชั่วโมงละ 150 บาท เช่น นาย ก เข้าทำงานตั้งแต่เวลา 9.00 - 16.00 น. ไม่หยุดพักเลย ต้องจ่ายค่าแรงรวมกี่บาท
ปัญหาที่ 2
ลูกค้ามาสั่งซื้อสินค้า ต้องการมารับของในวันที่ 30 เดือนนี้ บริษัทผู้ขายจะต้องเริ่มผลิตสินค้านั้นตั้งแต่วันที่เท่าไร
โดยสินค้านี้ต้องใช้เวลาในการผลิต 15 วัน และผู้ขายหยุดทำงานเฉพาะวันอาทิตย์ กับมีวันหยุดพิเศษในวันที่ 12 กับ 22 อยู่ด้วย ซึ่งจะไม่ทำงานในวันนั้น
ตารางมาก่อน สูตรลัดมาทีหลัง
ผู้ที่เพิ่งเริ่มต้นจับ Excel มักติดนิสัยคิดแก้ปัญหาตามแบบที่เคยเรียน คุ้นเคยทำกันมา นั่นคือเขียนตัวเลขลงบนกระดาษ แล้วหยิบเครื่องคิดเลขมาคำนวณ หรือถ้าเป็นปัญหาง่ายๆอาจคิดในใจไปเลยด้วยซ้ำ เช่น ถ้ามีปัญหาว่า สินค้าราคาชิ้นละ 2 บาท ซื้อมา 3 ชิ้น ต้องจ่ายเงินกี่บาท เราก็จะตอบได้เลยว่า 6 บาทใช่ไหม หรือถ้าใช้ Excel ก็จะสร้างสูตรลงไปในเซลล์ =2*3
การใช้ Excel แก้ปัญหาต้องคิดแบบ Excel ไม่ใช่คิดแบบที่เราทำกัน
ต้องเข้าใจให้ดีว่า Excel คือสเปรดชีท ซึ่งสเปรดชีทคือตารางนั่นเอง
วิธีคิดแบบ Excel ก็คือ ต้องหาทางใช้ตารางมาช่วยคำนวณทีละขั้น อย่าไปคิดสูตรลัดที่ซ้อนกันไปมาจนยาวเหยียด
ถ้าปัญหาง่ายๆ สามารถใช้เซลล์ไม่กี่เซลล์ช่วย เช่น กรอกตัวเลข 2 ลงไปในเซลล์ B2 ใส่ตัวเลข 3 ลงไปในเซลล์ B3 จากนั้นสร้างสูตร =B2*B3 ลงไปในเซลล์ B4 ซึ่งเซลล์ B2 กับ B3 นี้ทำหน้าที่เป็นเซลล์รับตัวแปร เมื่อต้องการคำนวณโจทย์เดียวกันก็เพียงแก้ตัวเลขที่เป็นตัวแปร Excel ก็จะคำนวณหาคำตอบใหม่ตามให้เอง
ถ้าปัญหาไม่ง่าย เอาเป็นว่าคิดในใจไม่ไหว ต้องหาทางออกแบบตารางช่วยในการคำนวณทีละขั้น ซึ่งถ้าปัญหาซับซ้อนอย่างมากอาจจำเป็นต้องใช้ตารางหนึ่งคำนวณเรื่องหนึ่งหรือขั้นตอนหนึ่ง แล้วสร้างตารางขึ้นมาอีกเพื่อคำนวณอีกเรื่องหนึ่งหรือขั้นตอนต่อไปอีก บางทีอาจจำเป็นต้องใช้ชีททั้งชีทเพื่อคำนวณแต่ละขั้นก็เป็นไปได้ จากนั้นจึงนำผลการคำนวณที่ได้ไปคำนวณต่อร่วมกัน
ตารางคำนวณนี่แหละที่จะช่วยทำให้ Excel คำนวณเรื่องยากๆได้โดยไม่ต้องเก่งสูตร Excel มากนัก ไม่ต้องพึ่งคนเก่ง Excel ที่สามารถซ้อนสูตรกันได้ยาวเหยียดเลยก็ได้ เพียงหาทางออกแบบตารางคำนวณขึ้นมาช่วย
