คำพังเพย “เรียนผูกก็ต้องเรียนแก้” เป็นคำเตือนที่ใช้กันมาตั้งแต่โบราณจวบจนปัจจุบันก็ยังไม่ล้าสมัย ยิ่งเทคโนโลยีมีความทันสมัยช่วยทำให้มนุษย์มีความสะดวกสบายมากขึ้น ยิ่งต้องนึกถึงคำพังเพยนี้ให้มากเพื่อใช้เทคโนโลยีอย่างระมัดระวัง แค่ใส่หูฟังกับดูมือถือไปขณะเดินข้ามถนนจะถูกรถชนได้ง่าย การใช้ Excel ก็เช่นกัน ต้องเรียนรู้วิธีใช้โปรแกรมในแนวทางที่ถูกต้องไว้ตั้งแต่แรกและสร้างงานโดยคิดหาทางป้องกันไว้ก่อนเพื่อไม่ให้เกิดผลเสียหายขึ้นในภายหลัง
ต้นทางของการเรียนรู้ Excel มาจากการศึกษาระดับวิทยาลัยหรือมหาวิทยาลัย นักศึกษาที่จบใหม่ไม่ว่าจะเป็นปริญญาระดับใด รู้จักการใช้ Excel แต่เพียงผิวเผินเท่านั้น พอเจอโจทย์ในการทำงานก็ไม่สามารถประยุกต์ใช้ Excel เสียแล้ว โดยเฉพาะคนที่เรียนมาทางสาขานิติศาสตร์ แพทยศาสตร์หรือวิชาที่ไม่เกี่ยวข้องกับตัวเลข ไม่เคยจับ Excel มาก่อนพอเข้าทำงานก็ใช้ Excel ช่วยวางแผนที่เป็นตัวเลขหรือเก็บประวัติลูกค้าไม่เป็น
สมัยก่อนในหลักสูตรบัญชีที่มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ แม้ยุคนั้นยังไม่มี Excel หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนตัวใช้ก็ตามแต่มีหลักสูตร Electronic Data Processing เป็นวิชาบังคับ ต้องเรียนภาษา Fortran และ COBOL ซึ่งต้องหัดเขียนภาพแผนภูมิแสดงลำดับการทำงานทีละคำสั่ง กลายเป็นพื้นฐานทำให้สามารถคิดใช้ Excel อย่างเป็นแบบแผน ต่างจากเด็กจบใหม่สมัยนี้ซึ่งใช้ Excel เป็นแต่คิดวางแผนการใช้งานอย่างเป็นขั้นเป็นตอนไม่เป็น
เมื่อขาดความรู้จากมหาวิทยาลัย พอเข้าทำงานก็ต้องหาทางเรียนรู้ด้วยตนเองบ้าง ได้ความรู้จากหัวหน้าสอนบ้าง เรียนรู้จากเพื่อนร่วมงานบ้าง หรือดูจากแฟ้มเก่าๆที่ใช้งานตกทอดกันมาบ้าง มีน้อยคนนักที่จะโชคดีหัวหน้าให้โอกาสส่งเข้าอบรม Excel เพิ่มเติม หัวหน้าส่วนใหญ่มักใช้ Excel ไม่เก่งแต่มุ่งหวังให้ลูกน้องใช้ Excel โดยไม่เห็นความจำเป็นของการฝึกอบรม คิดทึกทักกันไปเองว่า Excel เป็นโปรแกรมที่ใช้ง่าย ใครๆก็เรียนรู้ได้ด้วยตัวเอง แค่ใช้เมนูให้เป็นก็สามารถสร้างงานตามความต้องการได้แล้ว มักคิดว่าทุกวันนี้มีงานค้างรอให้ทำเยอะมากเลยไม่อยากส่งลูกน้องไปเรียน Excel ให้เสียเวลาทำงาน หรือถ้าอยากจะเข้าอบรม ลูกน้องต้องออกค่าใช้จ่ายเองและให้ลาไปเรียนได้โดยใช้สิทธิวันลาของพนักงานเองเสียอีก
นอกจากนี้ในโลกยุคอินเตอร์เน็ตยังมีข้อมูลล้นเหลือให้ค้นคว้า กลายเป็นต้นตอของนิสัยเสียทำให้เลิกคิดวิเคราะห์ปัญหาและหาทางแก้ด้วยตัวเอง พอติดปัญหา Excel เรื่องใดก็สามารถใช้ Google ค้นหาได้ไม่ยาก ไม่ต้องคิดเอง อีกทั้งยังมีฟอรัมซึ่งเปิดให้ถามตอบได้ฟรี ฝ่ายคนตอบคำถามในฟอรัมก็สามารถให้คำตอบโดยไม่ต้องมีความรับผิดชอบ ส่วนใหญ่จะให้คำตอบในขอบเขตแค่เท่าที่เขียนถามมาเท่านั้น ไม่ได้สนใจว่าผู้ถามต้องนำไปใช้กับงานประเภทใดซึ่งมีขอบเขตหรือข้อจำกัดในการใช้งานอย่างใดบ้าง
เนื่องจากแหล่งที่ให้ความรู้ Excel มีหลากหลาย ย่อมส่งผลทำให้ผู้ใช้ Excel แต่ละคนมีแนวทางการใช้งานแตกต่างกัน ในบริษัทหนึ่งๆจึงมีแนวทางการใช้ Excel ที่ต่างกัน โดยเฉพาะบริษัทขนาดใหญ่ซึ่งมีนโยบายปล่อยให้พนักงานจำนวนมากของตนหาสถานที่อบรม Excel กันเองหรือหาทางเรียนรู้ด้วยตัวเองแล้ว โอกาสที่พนักงานจะใช้ Excel ในวิธีที่ขัดกันย่อมเกิดขึ้นได้ง่ายเพราะได้รับคำแนะนำที่มีแนวทางสวนทางกัน
จุดขายของหลักสูตรอบรม Excel แทบทั้งหมดมักเน้นแต่เรื่องเด่นๆของ Excel เช่น PivotTable หรือ VBA ทำให้ผู้ที่ไม่เคยใช้ Excel มาก่อนรู้สึกตื่นเต้นประหลาดใจในศักยภาพของ Excel ว่าสามารถทำในสิ่งที่ไม่คิดว่าจะทำได้ โดยไม่ได้เตือนให้ทราบถึงความเสี่ยงในการใช้งาน
การอบรมที่ใช้สมมติฐานว่าแฟ้มที่สร้างขึ้นมานั้นสร้างขึ้นเพื่อใช้เองคนเดียวเป็นสมมติฐานที่ขัดกับความเป็นจริง หรือสอนให้ใช้ Excel ร่วมกันบนระบบเครือข่ายทั้งๆที่ควรหลีกเลี่ยง
หลักสูตรอบรมที่ดีควรแทรกปัญหาของผู้ใช้และคนรอบข้างซึ่งเกิดขึ้นจริงในชีวิตการทำงานเพื่อกระตุ้นให้เกิดวิธีคิดและมุมมองที่จะสร้างประโยชน์ให้กับองค์กรในส่วนรวม เช่น ผู้สร้างแฟ้มควรออกแบบสร้างแฟ้มอย่างไรเพื่อให้สะดวกต่อการใช้งานในระยะยาวและยืดหยุ่นต่อการแก้ไขหรือนำไปใช้งานไม่ว่าผู้นำแฟ้มไปใช้ต่อจะเป็นใครก็ตาม หรือวิธีตรวจสอบและป้องกันความผิดพลาดเมื่อแฟ้มถูกส่งต่อไปใช้งานหลายทอด หรือเสนอทางออกที่ดีกว่าว่า แทนที่จะใช้ Excel เป็นทางออกสุดท้ายแล้วหันไปใช้โปรแกรมสำเร็จรูปอื่นดีกว่าหรือไม่เป็นต้น
การฝึกอบรมต้องมิใช่ให้ความรู้แต่เพียง Excel อย่างเดียว หากยังต้องให้ความรู้ในการวิเคราะห์ วางแผน ตรวจสอบ ควบคุม และพัฒนาระบบอีกด้วย หรืออย่างน้อยต้องมีจุดมุ่งหมายว่า เมื่อจบการอบรมไปแล้วต้องสามารถใช้ Excel สร้างงานให้คนอื่นใช้งานร่วมกันได้ในระยะยาว
นอกจากนี้แทนที่จะส่งพนักงานที่ใช้ Excel ทุกคนไปฝึกอบรมซึ่งเปลืองงบประมาณอย่างมากและใช่ว่าพนักงานเหล่านั้นจะอยู่ทำงานให้ตลอดไป ควรเริ่มจัดกลุ่มพนักงานซึ่งเกี่ยวข้องกับ Excel เป็นกลุ่มผู้สร้างกับกลุ่มผู้ใช้ เลือกพนักงานที่มีใจรัก Excel และมีความจงรักภักดีกับองค์กรให้ได้รับการฝึกอบรมอย่างเต็มที่แล้วให้ตำแหน่งงานพิเศษเป็น Microsoft Excel User Specialist เพื่อทำหน้าที่เป็นผู้สร้างงานให้ผู้อื่นใช้และสอนวิธีใช้แฟ้มที่สร้างให้กับพนักงานกลุ่มผู้ใช้ต่อไป ทั้งนี้ควรมีผู้สร้างงานอย่างน้อย 2 คนเพื่อทำหน้าที่แทนกันได้หรือช่วยตรวจสอบความถูกต้องให้แก่กันและกัน
โดยทั่วไปวิธีการอบรม Excel ที่ใช้กัน มักเสียเวลาส่วนใหญ่ไปกับภาคปฏิบัติมุ่งให้ผู้เข้าอบรมได้ทดลองทำเอง ซึ่งมักเกิดปัญหาที่มีใครคนใดคนหนึ่งทำช้า ทำไม่ได้ ทำไม่ทัน หรือทำผิดก็ต้องเสียเวลาให้ทุกคนในห้องต้องรออยู่เสมอ ผู้เข้าอบรมบางคนไม่ยอมให้ขึ้นเรื่องใหม่เสียด้วยซ้ำหากตัวเองยังติดเรื่องเดิมอยู่ยังแก้ไม่ออก ส่งผลทำให้ต้องตัดเนื้อหาอบรมทิ้งไปบ้าง ต้องเลือกสอนแต่เรื่องง่ายและลดความยากลงไปบ้าง เพื่อจะได้มีเวลาให้ทดลองทำกันจนครบทุกเรื่องในเนื้อหาที่เตรียมไว้ พอจบการอบรมก็ได้หน้าลืมหลัง ผู้เข้าอบรมจำได้แค่ 2-3 เรื่องล่าสุดที่ตัวเองเพิ่งอบรมไปเท่านั้น เวลาที่เสียไปในการอบรมเพื่อให้ทดลองทำกันมีประโยชน์จริงน้อยมาก
แนวทางการอบรม Excel ที่ดีต้องมุ่งให้รอบรู้ก่อนรู้ลึกและมุ่งให้รู้จักคิดก่อนรู้จักทำ ก่อนเริ่มภาคปฏิบัติต้องให้ความรู้พื้นฐานภาคทฤษฎีเพื่อเข้าใจที่ไปที่มา และทราบวิธีคิดตัดสินใจในการเลือกใช้เครื่องมือต่างๆที่ Excel มีอยู่มากมายให้เหมาะกับงาน ต้องเปิดหูเปิดตาสาธิตให้เห็นตั้งแต่วิธีง่ายๆจนถึงขั้นยากที่ต้องอาศัยความชำนาญขั้นสูง พอถึงภาคปฏิบัติให้ทดลองใช้ Excel อย่างง่ายไปก่อนโดยพยายามใช้กับปัญหาหลายๆแบบ หากมีเวลาพอและเห็นว่าผู้เข้าอบรมพอรับไหวจึงเพิ่มความยากให้มากขึ้น
เมื่อให้พื้นฐานเท่าที่จำเป็นแล้วผู้สร้างงานที่มีใจรัก Excel จะหาทางเรียนรู้ด้วยตนเองต่อไป ต่างจากคนที่ไม่สนใจ Excel หรือทำหน้าที่เป็นผู้ใช้แค่กรอกหรือลอกข้อมูลมาจัดทำงายงาน ซึ่งมักไม่มีนิสัยขวนขวายอยากหาความรู้และเรียนไปแล้วก็ลืม
อย่าเอาใจผู้เข้าอบรมที่มักชอบการอบรมที่ตนได้ทดลองทำจนคล่อง และอย่าเสียเวลาไปกับการให้ทดลองใช้วิธีการเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก เช่น สูตรต่างๆที่มีขั้นตอนการสร้างเหมือนกัน
ถ้าต้องการจัดอบรมภายในองค์กรให้กับพนักงาน ไม่ควรกำหนดเวลาให้รีบอบรมเนื้อหาทั้งหมดให้จบภายในเวลาแค่ครึ่งวันหรือหนึ่งวัน แต่ควรมีเนื้อหาคร่าวๆและเปิดเวลาอบรมให้ยืดหยุ่นตามความสามารถในการรับรู้เนื้อหาของผู้เข้าอบรมเป็นหลัก โดยคัดเลือกพนักงานที่มีความสามารถใช้ Excel ใกล้เคียงกันหรือทำงานเกี่ยวข้องกันมาเข้าอบรม ให้โอกาสได้ซักถามจากตัวอย่างที่ผู้เข้าอบรมประสบจริงจะเกิดประโยชน์มากกว่าเนื้อหาที่เรียนไปแล้วไม่ได้ใช้แต่อย่างใด และห้ามแบ่งประเภทการอบรมเป็นขั้นต้น ขั้นกลาง ขั้นสูงอย่างเด็ดขาด เพราะการเรียนรู้ Excel ไม่มีทางจบสิ้น ขึ้นกับวิธีการนำ Excel มาใช้แก้ปัญหายากหรือง่ายต่างหาก ปัญหายากๆที่ผู้สอน Excel สามารถแนะนำวิธีการแก้ไขแบบง่ายๆได้จึงเรียกได้ว่าเป็นการอบรมขั้นสูง
กว่าจะสร้างให้เป็นคนเก่ง Excel ขึ้นมาพอใช้งานได้ ใช่ว่าใช้เวลาไม่กี่เดือนหรือส่งไปอบรมเพียงไม่กี่วัน กว่าจะขึ้นชื่อว่าชำนาญการใช้ Excel ต้องใช้ใช้เป็นปี การใช้โปรแกรม Excel ก็เหมือนกับเด็กแรกเกิดที่เพิ่งฝึกเดิน ใช่ว่าจะวิ่งได้โดยไม่ต้องยืนให้เป็นก่อน การฝึกให้พิมพ์ดีดจนคล่องโดยไม่ต้องมองแป้นพิมพ์ การฝึกขับรถที่กว่าจะหมุนพวงมาลัยพร้อมกับเหยียบเบรกหรือคันเร่งได้โดยอัตโนมัติ ล้วนต้องใช้เวลาฝึกฝนนานมิใช่น้อย
