โดยทั่วไปบริษัทขนาดกลางขนาดเล็กมีพนักงานไม่กี่คน จึงเป็นไปไม่ได้ที่จะมีหน่วยงานสำหรับ User Specialist แค่จะดึงพนักงานให้ทำงานด้วยกันข้ามปีก็ยากอยู่แล้ว ถ้าเปิดรับสมัครงานแล้วได้คนที่เก่ง Excel อยู่แล้วก็ถือว่าโชคดีไป แต่มักจะได้คนที่อวดอ้างว่าเก่ง Excel ซึ่งพอเอาเข้าจริงก็ได้แต่คุย ประสบการณ์ที่อ้างมาในใบสมัครงานว่าผ่านการใช้ Excel มานานนับสิบปี ไม่ได้เป็นข้อพิสูจน์หรอกว่าจะใช้ Excel ได้เรื่อง เพราะคำว่าเก่ง Excel มีหลายระดับตามความสำคัญและความจำเป็นในการใช้งานจากน้อยไปมาก (ไม่ได้เรียงตามความยากง่าย) ดังนี้
- สามารถใช้เมาส์และแป้นพิมพ์ในการบันทึก แก้ไข หรือลบข้อมูลและสูตรคำนวณ
- สามารถใช้เมนูคำสั่ง Excel ได้คล่อง เช่น ทราบว่าจะสั่ง Sort, Filter, SubTotal ได้จากเมนูตรงไหน โดยเฉพาะใน Excel 2007 ขึ้นไปซึ่งมีโครงสร้างเมนูต่างไปจาก Excel รุ่นก่อนอย่างสิ้นเชิง
- สามารถสร้างสูตรคำนวณที่จำเป็นต้องใช้เป็นประจำ เช่น If, And, Or, Choose, VLookup, Match, Index
- สามารถสร้างสูตร Array เพื่อหายอดรวมแยกประเภท เช่น สามารถสร้างสูตรหายอดขายสินค้า A ที่ขายให้กับลูกค้าชื่อ B ระหว่างวันที่ C ถึง D (สูตร Array จะช่วยลัดขั้นตอนการหาค่าที่ต้องการได้ดีกว่าการใช้ Pivot Table หลายเท่านัก)
- สามารถใช้เมนูคำสั่งร่วมกับสูตรคำนวณ โดยเฉพาะการตั้งชื่อ Range Name, Formula Name, และ Constant Name ซึ่งช่วยทำให้สร้างและแก้ไขสูตรไม่ว่าจะลิงค์ในชีทเดียวกันหรือลิงค์ข้ามชีทข้ามแฟ้มก็ตามได้ง่าย อีกทั้งชื่อที่ตั้งขึ้นจะเป็นสื่อกลางทำให้ใช้ Excel ร่วมกันระหว่างผู้ร่วมงานได้สะดวกขึ้น
- สามารถใช้ Goal Seek และ Data Table เพื่อช่วยในการวางแผนและตัดสินใจ และวิธีใช้ Data Table เพื่อคำนวณหาค่าคำตอบที่ต้องการใหม่โดยไม่ต้องสร้างสูตรซ้ำ
- สามารถใช้ Excel VBA (Visual Basic for Applications) หรืออย่างน้อยที่สุดต้องเคยใช้ Macro Recorder เพื่อช่วยงานที่ต้องทำซ้ำแล้วซ้ำอีกให้สามารถทำซ้ำได้เองโดยอัตโนมัติ
- สามารถออกแบบตารางให้เหมาะสมและรู้จักเลือกใช้เครื่องหมาย $ เพื่อควบคุมตำแหน่งอ้างอิง เมื่อตารางที่มีโครงสร้างที่ดีจะช่วยทำให้สามารถใช้ Excel ทุกข้อที่กล่าวมาแล้วได้ทันทีและง่ายจนนึกไม่ถึง
คนเก่ง Excel นอกจากต้องมีความรอบรู้และเชี่ยวชาญในเรื่องดังกล่าวแล้ว ยังต้องสามารถสร้างงานเพื่อสนองตอบต่อความต้องการของผู้บริหารได้ทันที ซึ่งความเร็วในการหาคำตอบที่ถูกต้องให้ถือเป็นตัวชี้วัดที่ดีที่สุด
สำหรับ SME ซึ่งมีพนักงานไม่กี่คน ผู้รับผิดชอบสร้างงานด้วย Excel ย่อมหนีไม่พ้นหน้าที่ของหัวหน้า ซึ่งสามารถมองภาพรวมของความต้องการของบริษัทได้ดีกว่าพนักงานระดับล่าง จึงควรหาทางส่งพนักงานระดับหัวหน้าไปอบรมวิธีการใช้ Excel ให้เก่งกว่าพนักงานระดับอื่น เพื่อจะได้สร้างแฟ้ม Excel เป็นตัวอย่างหรือแนวทางมาตรฐานให้ลูกน้องสร้างเลียนแบบ ส่วนเรื่องที่พนักงานทุกคนร่วมกันทำได้ง่ายที่สุดแต่สำคัญที่สุด คือ ขอให้ช่วยกันออกแบบตารางให้เหมาะสม โดยแบ่งตารางที่ใช้งานเป็น 3 ส่วน ได้แก่ ตารางฐานข้อมูล ตารางคำนวณ และตารางรายงาน
ผู้บริหารในบริษัทระดับนี้ต้องรู้สภาพบริษัทของตัวเองเพื่อสร้างระบบงานให้เหมาะสมกับปริมาณงานและกำลังคนเท่าที่จะเป็นได้ อย่ามุ่งหวังอะไรที่เกินตัว อย่าอยากได้หน้าตารายงานแบบตามใจฉันที่เปลี่ยนใจไปเรื่อยๆ ควรค่อยๆพัฒนาระบบงานให้เติบโตไปทีละเล็กทีละน้อย งานใดที่มียากเกินกว่าจะใช้ Excel หรือพนักงานยังขาดความชำนาญในการใช้ Excel บริษัทควรซื้อหาโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้แทนแล้วปรับระบบงานของตนให้เข้ากับโปรแกรมที่ซื้อมา
ถ้าบริษัทยังมีระบบงานที่ไม่เป็นมาตรฐาน พึงหลีกเลี่ยงการว่าจ้างบริษัทมาเขียนโปรแกรมให้อย่างเด็ดขาด เพราะผู้รับจ้างเขียนโปรแกรมไม่สามารถอ่านใจหรือทราบความต้องการที่ชัดเจนจากผู้ใช้ โปรแกรมที่จ้างเขียนขึ้นมามักกลายเป็นระบบงานใหม่ที่ไม่เข้ากับระบบงานเดิม สุดท้ายแล้วลงเอยด้วยการเลิกใช้โปรแกรมที่จ้างเขียนขึ้นมาด้วยราคาแพงแสนแพงเหล่านั้น
หากบริษัทมั่นใจว่าระบบงานของตนพร้อมที่จะจัดจ้างมาเขียนโปรแกรมให้ ควรมุ่งแก้ไขระบบให้ทำงานอัตโนมัติโดยเริ่มต้นใช้กับบางขั้นตอนก่อน โดยแบ่งขั้นตอนการทำงานออกเป็นบางส่วนที่ยังคงใช้คนทำงานด้วยมือ บางส่วนให้ใช้ Excel และบางส่วนให้ใช้กับโปรแกรมที่ทำงานอัตโนมัติ นอกจากนี้ควรพิจารณาแก้ไขระบบงานเดิมของตนทั้งหน้าตาเอกสาร ขั้นตอนการทำงาน อำนาจอนุมัติ และกำลังคนให้เหมาะสมกับโปรแกรมใหม่ด้วย
