การฝึกอบรมแบบกลุ่มใหญ่ๆซึ่งจัดอบรมกันทั่วไปทั้งในสถาบันจัดอบรมหรือจัดภายในบริษัทแบบ In-house ซึ่งใช้เวลาอบรมหลายชั่วโมงจนถึงหลายวันนั้น วิทยากรต้องเผื่อสำรองเวลาไว้พอสมควรทีเดียว ทั้งๆที่ถ้าได้ถ่ายทอดความรู้กันแบบกลุ่มย่อยหรือแบบตัวต่อตัวจะเสร็จสมบูรณ์ในเวลาไม่นานนัก
เวลาที่สูญเสียไปในการอบรมแบบกลุ่มมีสาเหตุมาจากหลายปัจจัยดังต่อไปนี้
- ต้องเสียเวลาปูพื้นฐานให้กับผู้เข้าอบรมซึ่งพบว่ามักมีจำนวนเป็นส่วนใหญ่ในห้องทีเดียวที่สมัครเข้ามาเรียนข้ามขั้น โดยไม่ได้ผ่านการอบรมหลักสูตรทีละขั้นตามที่กำหนดไว้ การเสียเวลาจากเหตุนี้เกิดขึ้นแทบทุกครั้งและเป็นส่วนที่ใช้เวลามากที่สุดด้วย แทนที่จะอบรมได้ลึกมากขึ้นและได้เรียนรู้ศิลปะการนำ Excel มาประยุกต์ใช้อย่างไม่มีขีดจำกัด กลับต้องถอยมาสอนพื้นฐานใหม่ จนต้องปิดบางหลักสูตรทิ้งไปเลยก็มี เพราะแม้ผู้เข้าอบรมจะเรียนพอได้แต่จะใช้วิธีท่องจำความรู้ใหม่ๆที่เพิ่งได้พบเห็นมากกว่าที่จะพยายามคิดหาทางนำความรู้เก่ามาใช้ให้เกิดประโยชน์มากขึ้น
- สืบเนื่องจากการเรียนข้ามขั้น ทำให้ผู้เข้าอบรมงงกับวิธีการใช้เมาส์และแป้นพิมพ์ลัดที่วิทยากรทำได้เร็วกว่า สะดวกกว่า และง่ายกว่าซึ่งตัวเองใช้ไม่เป็นและไม่ยอมบอกให้วิทยากรทราบซึ่งเป็นนิสัยของคนไทย ทำให้สร้างตัวอย่างได้ช้ามาก ต้องเสียเวลารอ
- ต้องรอให้ผู้เข้าอบรมมาเข้าอบรมพร้อมกันก่อนจึงจะเริ่มได้ โดยเฉพาะวันแรกที่อาจมาสายเพราะยังไม่คุ้นเส้นทาง บางคนมาสายวันแรกเป็นชั่วโมง ต้องออกนอกห้องเพื่อรับโทรศัพท์คุยเรื่องงานบ้าง บางคนเก่งอยู่แล้วเลยไม่อยากเข้าอบรมบ้าง หากจะเริ่มสอนไปเลยโดยไม่รอก็จะทำให้คนที่เข้าสายตามเนื้อหาไม่ทันแล้วสร้างปัญหาต่อไปไม่รู้จบเพราะจากนั้นไปจะเรียนไม่รู้เรื่อง หากจะรอก็เสียเวลาของเพื่อนๆ หรือวิทยากรต้องสลับหัวข้อนำเรื่องที่ไม่สำคัญนักมาสอนแทน
- ต้องรอให้ผู้เข้าอบรมทำตัวอย่างเสร็จทุกคนก่อนจึงจะสอนเรื่องต่อไป ผู้เข้าอบรมบางคนแทบไม่เคยใช้แป้นพิมพ์มาก่อน บางคนพิมพ์ช้ามาก บางคนพิมพ์เร็วมากแต่เสร็จช้าที่สุดเพราะพิมพ์คำบรรยายประกอบอย่างละเอียดตามคำสั่งหัวหน้าที่กำกับมาว่าให้นำสิ่งที่เรียนกลับไปสอนต่อด้วย
- ต้องเสียเวลาสอนซ้ำแล้วซ้ำอีกเพราะผู้เข้าอบรมยังไม่เข้าใจ ด้วยนิสัยคนไทยที่ไม่กล้าถามไม่กล้าแสดงออก ทำตัวอย่างได้หรือไม่ได้ก็ไม่แสดงออก แต่พอวิทยากรจะขึ้นเรื่องใหม่ก็ยกมือขึ้นมาบอกว่ายังไม่เข้าใจ บางคนเก็บอาการที่ไม่เข้าใจไว้นานจนทนไม่ไหวจึงค่อยยกมือขึ้นมาจึงพบว่าติดปัญหาอยู่นานแล้วหลายนาที
- ถ้าอบรมแบบให้ผู้เข้าอบรมทำตัวอย่างเป็นกลุ่มย่อย แม้ดูสนุกดีแต่จะทำให้คนที่เก่งที่สุดในกลุ่มสามารถครอบงำพฤติกรรมของคนอื่น โดยเฉพาะคนซึ่งไม่กล้าแสดงออกจะเสียเวลามาอบรมอย่างมากเพราะไม่มีโอกาสได้สอบถามเรื่องที่ตนสงสัย ไม่มีโอกาสได้ทำตัวอย่างเพราะถูกเพื่อนที่พูดเก่งแย่งไปทำ
- ต้องเสียเวลามานั่งฟังเรื่องที่ไม่เป็นประโยชน์ หัวข้ออบรมบางเรื่องผู้เข้าอบรมเข้าใจดีอยู่แล้วแต่วิทยากรต้องสอนเพียงเพื่อให้ครบตามเนื้อหาที่แจ้งไว้
- ผู้เข้าอบรมที่ขาดพื้นฐานก็บ่นว่าสอนเร็วไป คนที่เก่งอยู่แล้วก็บอกว่าสอนช้าไป นี่เป็นเพราะหลักสูตรอบรมแบบหมู่คณะไม่ได้คัดเลือกผู้เข้าอบรมที่มีพื้นฐานใกล้เคียงกัน
- การอบรมที่จัดขึ้นติดต่อกันหลายวัน ทำให้ผู้เข้าอบรมไม่มีเวลาทดลองนำความรู้ที่เรียนไปใช้กับการทำงานก่อนแล้วกลับมาสอบถามข้อสงสัยกับวิทยากร
เพื่อป้องกันไม่ให้เสียเวลาที่มีค่าและทำให้ได้รับประโยชน์จากการอบรมมากขึ้น ถ้าทำตามเกณฑ์ต่อไปนี้ได้จะทำให้ช่วยลดเวลาอบรมจากหลายวันให้สั้นลงได้มากทีเดียว
- สถาบันจัดอบรมต้องเข้มงวดในการกลั่นกรองผู้สมัครให้มากขึ้น ไม่รับสมัครถ้าขาดพื้นฐานหรือไม่ได้ผ่านการอบรมหลักสูตรที่กำหนดมาก่อน อย่าเอาแต่ปริมาณจากการตั้งราคาหลักสูตรให้ต่ำกว่าปกติและเปิดรับผู้เข้าอบรมหลายสิบคนเพื่อรับให้เต็มห้องไว้ก่อน
- ถ้าเป็นหลักสูตรอบรมต่อจากหลักสูตรอื่นหรือมีเนื้อหาที่คนส่วนใหญ่ไม่คุ้นเคย วิทยากรต้องเขียนระบุเงื่อนไขในใบประกาศให้ชัดเจนว่าต้องผ่านการอบรมหลักสูตรที่กำหนดมาแล้วเท่านั้นหรือต้องเคยใช้สูตรหรือคำสั่งอะไรมาก่อนบ้าง อย่าเขียนคร่าวแค่ว่าสำหรับผู้สนใจทุกคนและเคยใช้ Excel มาบ้าง และอย่าใส่เนื้อหาอัดแน่นจนเกินไป
- ผู้เข้าอบรมต้องเตรียมความพร้อมมาก่อนให้ดีและทำตามเงื่อนไขของแต่ละหลักสูตร อย่าคิดไปเองว่าตนมีพื้นฐานพอเพราะใช้ Excel มาหลายปีหรือเคยเรียน Excel กับวิทยากรอื่นมาแล้ว ขอแนะนำให้เลือกหลักสูตรอบรมให้ดี โดยหลีกเลี่ยงการเข้าอบรมกับหลักสูตร Excel ที่ไม่แจ้งจำนวนผู้เข้าอบรมหรือไม่ได้ระบุคุณสมบัติของผู้เข้าอบรมไว้อย่างชัดเจน
