กว่าจะสร้างแฟ้ม Excel ให้คนอื่นนำไปใช้งานได้ไม่ได้มีขั้นตอนต่างจากการว่าจ้างเขียนโปรแกรมเท่าใดนัก คนที่เอาง่ายเข้าว่าหรือขี้เกียจเสียแรงเสียเวลามาวิเคราะห์ระบบงานที่ใช้อยู่ มักชอบยกโปรแกรมใหม่มาให้ใช้แทนแบบนักปฏิวัติ หรือมักนำโปรแกรมที่ตนมีอยู่แล้วนำมาดัดแปลงแก้ไขเพียงเล็กๆน้อยๆแค่ข้อความหรือชื่อเฉพาะให้ตรงกับงานที่ได้รับว่าจ้างแล้วก็คิดเงินแพงๆ โปรแกรมที่ได้มาในลักษณะนี้มักใช้งานได้ไม่ตรงกับที่ผู้ใช้งานฝันไว้ ผู้ใช้งานเป็นฝ่ายที่ต้องปรับเปลี่ยนวิธีทำงานของตนตามโปรแกรมตัวใหม่ที่ได้มา พอทดลองใช้ไปได้สักพักก็ต้องเสียเงินอีกรอบเพื่อจ้างให้ดัดแปลงแก้ไขให้ตรงกับงานมากขึ้น ถ้าพอแก้ไขได้ก็โชคดีไป แต่ถ้าเป็นโปรแกรมที่ยกมาให้ใช้ทั้งชุดและแก้ไขอะไรอีกไม่ได้เลยก็โชคร้าย ต้องทนฝืนใช้โปรแกรมนั้นไป พอทนไม่ไหวก็เลิกใช้ในที่สุด
ปัญหาดังกล่าวจะว่าเป็นความมักง่ายของผู้เขียนโปรแกรมก็ไม่ถูกนัก ผู้ว่าจ้างก็มีส่วนสร้างปัญหาให้ตัวเองมิใช่น้อย เริ่มตั้งแต่งบประมาณค่าจ้างเขียนโปรแกรมที่มีจำกัด พอเห็นค่าว่าจ้างเป็นหลักแสนก็มองว่าแพงเกินไป และมักอยากได้โปรแกรมใหม่ให้เสร็จเร็วๆ ไม่ยอมสละเวลามาร่วมประชุมหรืออธิบายขั้นตอนการทำงานที่ใช้อยู่ให้กับผู้เขียนโปรแกรม หลายเรื่องมักเห็นว่าเป็นความลับไปแทบทั้งหมดไม่อยากเปิดเผยกับคนภายนอก ไม่ยอมส่งเอกสาร รายงาน และแฟ้มที่ใช้อยู่ในปัจจุบันที่มีข้อมูลจริง เมื่อเงินน้อยเวลาน้อยและการลงทุนลงแรงน้อย จึงยากที่จะได้ของดีมาใช้งาน
ถ้าอยากจะได้โปรแกรมหรือแฟ้ม Excel ที่เหมาะกับการใช้งาน ก่อนอื่นตัวผู้ใช้งานเองต้องสรุปขั้นตอนการทำงานของตนให้ได้ก่อน สามารถชี้ปัญหาที่มีอยู่และกำหนดขอบเขตของปัญหาได้ชัดเจน โดยเฉพาะเงื่อนไขที่เกี่ยวข้องไม่ว่าจะเป็นด้านกำลังคน เอกสาร อำนาจอนุมัติ และกำหนดระยะเวลาที่เกี่ยวข้อง อีกทั้งต้องสามารถกำหนดหน้าตารายงานและคำตอบผลลัพธ์ที่ตนต้องการ
ผู้สร้างแฟ้ม Excel ให้คนอื่นใช้ เมื่อรับฟังข้อมูลเรื่องความต้องการเหล่านี้แล้ว อย่าเชื่อไปทั้งหมด ขอให้ฟังหูไว้หูไว้บ้าง เพราะส่วนใหญ่ผู้ปฏิบัติงานที่มีพื้นฐาน Excel ไม่มาก มักมองภาพรวมได้จำกัดเพียงในแง่ของตนเท่านั้น ยากที่จะจินตนาการถึงระบบใหม่ได้ใกล้เคียงกับความเป็นจริง ความต้องการที่มาจากตัวผู้ปฏิบัติงานจึงมีทั้งที่เป็นได้และเป็นไปไม่ได้
ก่อนที่จะลงแรงสร้างแฟ้ม Excel ให้รวดเดียวจบ ผู้สร้างแฟ้ม Excel ควรทำแฟ้มตัวอย่างแบบง่ายๆให้ทดลองใช้กันก่อนว่าตรงกับความต้องการหรือไม่ พยายามทำให้กระทบกับระบบงานเดิมที่ใช้อยู่ให้น้อยที่สุด (ถ้าผู้สร้างแฟ้ม Excel ให้คนอื่นใช้ไม่ได้รับมอบหมายให้ไปพัฒนาระบบ)
หากเปิดกว้างให้โอกาสสามารถนำเสนอระบบงานใหม่ได้ด้วย ควรวิเคราะห์ระบบต่อไปนี้เพื่อหาทางปรับปรุงให้สอดคล้องกันไป
- เอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง ประกอบด้วยเอกสารที่ใช้บันทึกข้อมูลด้วยมือ เอกสารที่ใช้เป็นข้อมูลสำหรับบันทึกลงคอมพิวเตอร์ รายงานที่ได้จากระบบคอมพิวเตอร์ รายงานที่ผู้บริหารต้องการใช้ซึ่งอาจยังไม่มีรูปแบบหน้าตาที่เป็นมาตรฐาน
- แฟ้มและโครงสร้างภายในของแฟ้มซึ่งประกอบด้วยชีทและตารางที่ใช้
- ขั้นตอนและเงื่อนไขในการปฏิบัติงาน ซึ่งแบ่งเป็นขั้นตอนการทำงานของคนและขั้นตอนการทำงานของระบบคอมพิวเตอร์ที่ทำงานอัตโนมัติ
- แผนผังทางเดินของเอกสารและของผู้ปฏิบัติงาน โดยหาทางปรับปรุงให้มีเส้นทางที่ลัดที่สุดไม่ไขว้กันไปไขว้กันมา
- กำหนดการทั้งรายวัน รายเดือน รายปี ซึ่งเกี่ยวข้องกับการรับส่งเอกสารหรือรายงานในแต่ละขั้นตอนการปฏิบัติงาน รวมทั้งกำหนดการพิเศษที่อาจจะมีขึ้น
- ต้นทุน ค่าเสียโอกาส หรือค่าเสียหายที่เกี่ยวข้องกับแต่ละขั้นตอนปฏิบัติงาน
- ระบบการควบคุมที่ใช้
- ระบบการตรวจสอบเพื่อทราบว่าการปฏิบัติงานเป็นไปตามที่กำหนดไว้หรือไม่
- อัตรากำลังคนที่ใช้และการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละคนหรือแต่ละระดับงาน
- พื้นฐานความรู้ Excel หรือความรู้ความชำนาญในระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้อยู่ของพนักงานและผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง
- โครงสร้างองค์กรและระบบการบริหาร
- ประวัติของการแก้ไขปรับปรุงระบบการปฏิบัติงานที่แล้วมาในอดีตและแผนการในอนาคต
