“Excel ขั้นสูง จริงๆไม่มีหรอก มันขึ้นกับโจทย์ต่างหาก ถ้าสามารถใช้ Excel แบบง่ายๆเพื่อแก้ปัญหาเรื่องยากๆได้นั่นจึงสมควรเรียกว่าเป็นขั้นสูง แต่ถ้าปัญหาง่ายๆ กลับใช้วิธีแก้แบบยากๆหรือใช้แบบอ้อมไปอ้อมมา ทำแบบนี้น่าจะเป็น Excel ขั้นติดลบเสียมากกว่า”
“รอบรู้ก่อนรู้ลึก”
“วิธีใช้ Excel ที่ดี ต้องพยายามใช้ตารางเดียว ชีทเดียว แล้วหาทางใช้ตารางเดียวหรือชีทเดียวนั้น เปลี่ยนให้สามารถแสดงข้อมูลอะไรก็ได้ ดีกว่าที่จะแบ่งชีทหลายๆชีทหรือแยกเป็นแฟ้มหลายๆแฟ้ม”
ประโยคเหล่านี้น่าจะเป็นสุภาษิตประจำใจ ที่ใครก็ตามที่เรียน Excel กับผม คงเคยได้ยินได้ฟังผมพูดแบบนี้ซ้ำๆให้ฟังอยู่เสมอ
เพื่อแสดงให้เห็นชัดขอยกตัวอย่างยากๆให้ช่วยคิดกันว่า คุณจะหาทางแก้กันอย่างไร
ปัญหามีดังนี้
ถ้าข้อมูลที่บันทึกหรือคำนวณได้ แยกเก็บไว้ในหลายชีทหรือหลายแฟ้ม จะทำอย่างไรที่จะนำข้อมูลที่แยกกันเก็บเหล่านั้นมาบันทึกใหม่ในชีทเดียว เพื่อทำให้ข้อมูลจากแต่ละชีทนำมาต่อกันไปเรื่อยๆในชีทเดียว
ผมเชื่อว่าปัญหานี้เป็นเรื่องที่หลายๆคนต้องการหาทางทำให้ได้ พอค้นหาจาก Google จะพบวิธีการต่างๆนานา แต่วิธีที่แนะนำส่วนใหญ่หนีไม่พ้นให้ใช้ VBA ช่วย คนที่ตอบก็จะแนะนำให้ลอกรหัส VBA ต่อไปนี้ไปใช้กัน (โปรดอ่านต่อ โดยข้ามรหัส VBA ไปเลยครับ)
รหัสจากเว็บ
https://www.extendoffice.com/documents/excel/1184-excel-merge-multiple-worksheets-into-one.html
Sub Combine()
Dim J As Integer
On Error Resume Next
Sheets(1).Select
Worksheets.Add
Sheets(1).Name = "Combined"
Sheets(2).Activate
Range("A1").EntireRow.Select
Selection.Copy Destination:=Sheets(1).Range("A1")
For J = 2 To Sheets.Count
Sheets(J).Activate
Range("A1").Select
Selection.CurrentRegion.Select
Selection.Offset(1, 0).Resize(Selection.Rows.Count - 1).Select
Selection.Copy Destination:=Sheets(1).Range("A65536").End(xlUp)(2)
Next
End Sub
รหัสจากเว็บของ Microsoft
https://msdn.microsoft.com/en-us/library/cc837974(v=office.12).aspx
Sub MergeAllWorkbooks()
Dim MyPath As String, FilesInPath As String
Dim MyFiles() As String
Dim SourceRcount As Long, FNum As Long
Dim mybook As Workbook, BaseWks As Worksheet
Dim sourceRange As Range, destrange As Range
Dim rnum As Long, CalcMode As Long
' Change this to the path\folder location of your files.
MyPath = "C:\Users\Ron\test"
' Add a slash at the end of the path if needed.
If Right(MyPath, 1) <> "\" Then
MyPath = MyPath & "\"
End If
' If there are no Excel files in the folder, exit.
FilesInPath = Dir(MyPath & "*.xl*")
If FilesInPath = "" Then
MsgBox "No files found"
Exit Sub
End If
' Fill the myFiles array with the list of Excel files
' in the search folder.
FNum = 0
Do While FilesInPath <> ""
FNum = FNum + 1
ReDim Preserve MyFiles(1 To FNum)
MyFiles(FNum) = FilesInPath
FilesInPath = Dir()
Loop
' Set various application properties.
With Application
CalcMode = .Calculation
.Calculation = xlCalculationManual
.ScreenUpdating = False
.EnableEvents = False
End With
' Add a new workbook with one sheet.
Set BaseWks = Workbooks.Add(xlWBATWorksheet).Worksheets(1)
rnum = 1
' Loop through all files in the myFiles array.
If FNum > 0 Then
For FNum = LBound(MyFiles) To UBound(MyFiles)
Set mybook = Nothing
On Error Resume Next
Set mybook = Workbooks.Open(MyPath & MyFiles(FNum))
On Error GoTo 0
If Not mybook Is Nothing Then
On Error Resume Next
' Change this range to fit your own needs.
With mybook.Worksheets(1)
Set sourceRange = .Range("A1:C1")
End With
If Err.Number > 0 Then
Err.Clear
Set sourceRange = Nothing
Else
' If source range uses all columns then
' skip this file.
If sourceRange.Columns.Count >= BaseWks.Columns.Count Then
Set sourceRange = Nothing
End If
End If
On Error GoTo 0
If Not sourceRange Is Nothing Then
SourceRcount = sourceRange.Rows.Count
If rnum + SourceRcount >= BaseWks.Rows.Count Then
MsgBox "There are not enough rows in the target worksheet."
BaseWks.Columns.AutoFit
mybook.Close savechanges:=False
GoTo ExitTheSub
Else
' Copy the file name in column A.
With sourceRange
BaseWks.Cells(rnum, "A"). _
Resize(.Rows.Count).Value = MyFiles(FNum)
End With
' Set the destination range.
Set destrange = BaseWks.Range("B" & rnum)
' Copy the values from the source range
' to the destination range.
With sourceRange
Set destrange = destrange. _
Resize(.Rows.Count, .Columns.Count)
End With
destrange.Value = sourceRange.Value
rnum = rnum + SourceRcount
End If
End If
mybook.Close savechanges:=False
End If
Next FNum
BaseWks.Columns.AutoFit
End If
ExitTheSub:
' Restore the application properties.
With Application
.ScreenUpdating = True
.EnableEvents = True
.Calculation = CalcMode
End With
End Sub
สาเหตุของปัญหา สำคัญกว่าตัวปัญหา
“ทำไมต้องนำข้อมูลมาจัดเก็บต่อๆกันด้วย”
อาจเป็นเพราะแต่ก่อนนั้นไม่ได้คิดวางแผนการเก็บข้อมูลให้ดี จึงแยกตารางไว้ต่างชีทต่างแฟ้มกันมานาน จนมีข้อมูลแยกกันไว้หลายที่เยอะแยะไปหมด ตอนนี้เลยอยากจะเอามาเก็บรวมกันไว้ในชีทเดียวหรือเพื่อจะช่วยทำให้สามารถใช้คำสั่ง Pivot Table หาคำตอบสรุปมาให้ ... คิดหาคำตอบแค่นี้ยังไม่ใช่สาเหตุของปัญหาหรอกครับ
คิดดูให้ดีว่า ถึงจะนำข้อมูลมาเก็บต่อๆกันไว้ได้แล้วไม่ว่าจะใช้วิธีใดก็ตาม เวลาจะดูข้อมูลเหล่านั้น มีใครบ้างที่จะดูตารางนับร้อยนับพันๆรายการพร้อมกันบนจอหน้าเดียว หรือพิมพ์ทุกรายการลงบนกระดาษแผ่นเดียวบ้าง ถึงจะทำได้ตัวหนังสือก็ต้องเล็กมากๆจนอ่านไม่ออก หรือกว่าจะลองผิดลองถูกจนหาทางทำได้ก็ไม่ทันการณ์เสียแล้ว
การเก็บข้อมูลไว้แยกชีทหลายชีทนั่นน่ะ แม้ดูไม่สะดวก แค่หาทางทำให้คลิกไปดูข้อมูลที่ต้องการจากชีทที่ต้องการที่อยู่ในแฟ้มที่ต้องการที่เก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่ต้องการให้ได้เป็นทางออกที่ง่ายกว่า อาจใช้วิธีสร้างสูตรลิงก์ไว้แล้วดับเบิลคลิกที่สูตร สูตรก็จะพาไปยังตารางที่ต้องการ หรือจะทำเป็น Hyperlink ไว้ก็ได้ หรือจะใช้คำสั่ง Custom View ก็ได้ หรือวิธีอื่นๆอีก ...
อย่าเพิ่งคิดถึงวิธีการเลยครับว่า จะนำตารางข้อมูลมาเก็บต่อๆกันได้ด้วยวิธีใด ขอให้ย้อนกลับมาหาสาเหตุกันอีกทีว่า ทำไมต้องนำข้อมูลมาจัดเก็บต่อๆกันด้วย ทำไปเพื่ออะไรกันแน่
ย้ำอีกครั้งว่า อย่าเพิ่งคิดถึงวิธีการ อย่ายึดติดกับความคิดที่ว่า ต้องนำตารางมาต่อๆกันให้ได้ก่อน แต่ขอให้บอกมาให้ได้ก่อนว่า ที่คิดจะทำนั้นเป้าหมายสุดท้ายที่ต้องการคืออะไร อยากหาคำตอบของอะไร หน้าตารายงานที่ต้องการเป็นอย่างไร
ยังมีทางออกที่ดีกว่า วิธีที่ลัดกว่า เข้าใจได้ง่ายกว่าอีกมากมายที่จะทำได้ครับ
เลือกให้ดีว่า อยากจะใช้ Excel แบบขั้นสูงหรือใช้แบบติดลบ
