แทนที่จะมัวเสียเวลาหาทางลดขนาดแฟ้มให้เล็กลงเพื่อจะได้คำนวณเร็วขึ้น แค่จัดลำดับการเปิดแฟ้มตามลำดับการคำนวณให้ดี Excel ก็จะหาคำตอบเร็วขึ้นได้เอง
ตามปกติผมจะสอนว่า เรื่องของการคำนวณนั้น แนะนำให้เก็บสูตรที่ต้องคำนวณต่อเนื่องกันไว้ในแฟ้มเดียวกัน เพื่อจะได้ไม่ต้องเสียเวลาไปเปิดแฟ้มที่ลิงก์กันขึ้นมาหลายๆแฟ้มพร้อมกัน ถ้าแยกแฟ้มไม่ฉลาดเลยเพราะสูตร Excel จะคำนวณให้ต่อเมื่อเปิดแฟ้มขึ้นมาก่อนเท่านั้น
แต่ถ้าแฟ้มมีขนาดใหญ่เบ้อเริ่มล่ะและนับวันก็จะใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ Excel ก็จะคำนวณช้าลงช้าลง จนสุดท้ายต้องวิ่งไปบอกหัวหน้าให้ซื้อคอมเครื่องใหม่ ซึ่งถ้าผมเป็นหัวหน้าเจอเหตุการณ์แบบนี้ จะบอกลูกน้องว่า ไม่ซื้อคอมใหม่หรอก แค่เปลี่ยนวิธีใช้ Excel ใหม่จะแก้ปัญหานี้ได้แล้ว
แทนที่จะเก็บสูตรคำนวณไว้ในแฟ้มเดียว ให้แยกเป็นแฟ้มเล็กๆที่ลิงก์กันอย่างมีระเบียบ ตามภาพปีรามิดนี้ ให้แบ่งแฟ้มเดิมแฟ้มเดียวกลายเป็น 6 แฟ้ม ซึ่งหากวัดขนาดแฟ้มทั้ง 6 แฟ้มรวมกันแล้วรับรองว่าต้องมีขนาดแฟ้มใหญ่กว่าแฟ้มเดิมแฟ้มเดียวแน่นอน เพราะการลิงก์ข้ามแฟ้มจะทำให้เกิด cache ซึ่งเป็นข้อมูลของแฟ้มต้นทางมาแอบเก็บไว้ในแฟ้มปลายทาง ซึ่งช่วยทำให้เวลาใช้งานนั้น เพียงเปิดแฟ้มปลายทางขึ้นมาก็ใช้งานได้แล้วโดยไม่ต้องเปิดแฟ้มต้นทาง
ถ้าเปิดแฟ้มทั้ง 6 ขึ้นมาพร้อมกันก็หนีไม่พ้นปัญหาเดิมที่คอมจะทำงานช้าลง แต่ถ้าฉลาดจัดลำดับการเปิดแฟ้มตามลำดับการส่งต่อในการคำนวณ รับรองว่าต่อให้ใช้คอมเครื่องเก่าล้าสมัยยังทำงานได้เร็วอยู่ดี
รอบแรก ให้เปิดแฟ้ม 1, 2, 4 ขึ้นมาพร้อมกันเพื่อให้คำนวณแล้วส่งผลลัพธ์ไปเก็บไว้ในแฟ้ม 4
รอบที่สอง เปิดแฟ้ม 2, 3, 5 ขึ้นมาพร้อมกันเพื่อให้คำนวณแล้วส่งผลลัพธ์ไปเก็บไว้ในแฟ้ม 5
รอบสุดท้ายเปิดแฟ้ม 4, 5, 6 ขึ้นมาพร้อมกันเพื่อให้คำนวณแล้วส่งผลลัพธ์สุดท้ายไปเก็บไว้ในแฟ้ม 6
ถ้าขี้เกียจเปิดปิดแฟ้มตามลำดับแบบนี้ทุกครั้ง ให้ใช้ Macro Recorder บันทึกขั้นตอนการเปิดปิดแฟ้มตามลำดับนี้ไว้ ต่อไปก็แค่กดปุ่มเดียว Excel จะไล่เปิดปิดแฟ้มให้เองโดยอัตโนมัติ
