เคยมีผู้แนะนำให้ผมสร้างตัวแทนของผมขึ้นมาจะได้สอน Excel ได้เหมือนผม ซึ่งผมให้ความเห็นกลับไปว่า ถ้าจะฝึกตัวแทนให้เก่ง Excel ก็ไม่ยาก แต่ที่ไม่ง่ายคือการถ่ายทอดความรู้ที่เกิดจากประสบการณ์จากการทำงาน โดยเฉพาะมุมมองการใช้คอมพิวเตอร์อย่างเป็นระบบ ใช่ว่าจะสอนให้คนใช้ Excel จนเก่งแบบสุดๆ แต่คิดเป็นแค่แบบคนใช้งาน แต่ไม่ได้คิดเผื่อในแบบหัวหน้างานและเจ้าของบริษัทบ้างเลย
การใช้ Excel อย่างเป็นระบบ รู้จักการสร้างงานที่คิดเผื่อใจของผู้บริหารและเจ้าของบริษัท คือ สิ่งที่ผู้เข้าอบรมกับผมจะได้เรียนรู้ ซึ่งยากจะหาได้จากการเข้าอบรมที่อื่น
ประสบการณ์สำคัญของผมได้จากการทำงานพัฒนาระบบงานที่ธนาคารไทยพาณิชย์ ในยุคที่การทำงานยังมีทั้งระบบ Manual กึ่งอัตโนมัติ และอัตโนมัติผสมกัน สาขาบางแห่งใช้ระบบอัตโนมัติแบบ Offline ไม่เชื่อมกับระบบกลาง บางสาขาใช้ระบบ On-line แบบเต็มตัว
ขั้นตอนสำคัญที่ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษคือช่วงเปลี่ยนระบบ ซึ่งกระทบทั้งจำนวนคนทำงาน หน้าที่งาน ระบบเอกสาร ระบบการควบคุม ระบบการรายงาน พอ On-line แบบเต็มตัวแล้วก็จะเป็นแบบที่พวกเราเจอเมื่อเข้าไปฝากถอนเงินในทุกวันนี้ ที่พนักงานธนาคารคนเดียวสามารถให้บริการคุณเสร็จในทุกขั้นตอน พอคุณทำรายการเสร็จ คุณมั่นใจได้อย่างไรว่าพนักงานเขาจะไม่แอบทำรายการอื่นกับบัญชีของคุณ (เช่น ถ้าคุณลงชื่อในเอกสารที่พนักงานส่งมาให้โดยไม่มองบ้างว่านั่นเป็นเอกสารอะไร)
เคยมีการทดลองทิ้งเงินไว้เพื่อดูว่าจะมีใครหยิบไปบ้าง เริ่มแรกลองทิ้งเศษเหรียญ 1 บาทไว้ พบว่าแทบไม่มีใครสนใจจะหยิบขึ้นมาเลย แต่เมื่อเพิ่มจำนวนเงินมากขึ้นและปล่อยเงินทิ้งไว้ในที่ลับตาคน พบว่าจากคนที่ไม่เคยสนใจก็จะกลายมาเป็นขโมยได้ในที่สุด
งานใดก็ตามที่เกี่ยวข้องกับของมีค่าโดยเฉพาะตัวเงินและสินค้า ถ้าปล่อยให้ทำงานกันอย่างอิสระโดยปราศจากการควบคุม คนดีที่มีนิสัยซื่อตรงอาจถูกสภาพแวดล้อมผลักดันเปลี่ยนให้กลายเป็นคนโกงก็ได้ หากวันหนึ่งเขาเกิดมีปัญหาการเงินขึ้นมา แทนที่จะบันทึกตัวเลขลงไปในบัญชีหรือเอกสารทันทีเมื่อเกิดรายการ เขาอาจใช้วิธีหมุนเงินโดยเอาเงินไปใช้ก่อน พอมีเงินเข้ามาทีหลังจึงค่อยเอาไปโปะยอดแรก หมุนเงินไปแบบนี้เรื่อยๆ ยิ่งถ้าเขาควบคุมงานตั้งแต่รับเงินและออกรายงานเองเบ็ดเสร็จ ยิ่งเปิดโอกาสให้ทำอะไรต่ออะไรได้โดยไม่มีพิรุธ
โปรแกรม Spreadsheet Compare
ในโปรแกรม Microsoft Office Professional Plus ตั้งแต่รุ่น 2013 เป็นต้นมา Microsoft ได้สร้างโปรแกรม Spreadsheet Compare มาติดตั้งไว้ในคอมพิวเตอร์พร้อมกับโปรแกรม Excel อยู่แล้ว เพื่อช่วยควบคุมการใช้ Excel โดยโปรแกรมนี้จะตรวจสอบข้อมูลแต่ละเซลล์ว่าแตกต่างจากแฟ้มเดิมอย่างไรบ้าง
อย่างไรก็ตามถ้าไม่มีแฟ้มที่ใช้งานแยกเก็บไว้เมื่อมีการบันทึกหรือแก้ไขข้อมูลแต่ละครั้งก็ย่อมไม่มีทางที่จะตรวจสอบว่ามีอะไรในแฟ้มที่ต่างไปจากเดิมบ้าง
ระบบรายงานที่จะช่วยควบคุมการใช้ Excel
Excel มีจุดอ่อนสำคัญตรงที่ขาดระบบการรักษาความปลอดภัยที่ดี ต่อให้ใส่รหัสป้องกันแฟ้มไว้ก็ยังสามารถหาโปรแกรมมาถอดรหัสได้อยู่ดี แม้มีคำสั่ง Track Changes ก็บอกแต่เพียงว่ามีการแก้ไขเปลี่ยนแปลงที่เซลล์ใดบ้าง แต่ไม่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าค่าเดิมก่อนนั้นเป็นค่าอะไรหรือมีการเปลี่ยนแปลงมาก่อนแล้วกี่ครั้ง ดังนั้นต่อให้ทำการจัดเก็บแฟ้มแยกไว้เป็นรุ่นเก่ารุ่นใหม่เพื่อสามารถใช้โปรแกรม Spreadsheet Compare ช่วยเทียบความแตกต่างได้ก็ตาม คนที่คิดทุจริตก็สามารถแอบเปิดแฟ้มเก่ามาแก้ไขจนไม่สามารถเทียบเจอการเปลี่ยนแปลงใดๆอยู่ดี
แรกสุดต้องหาทางควบคุมการใช้แฟ้มให้เฉพาะเจ้าของแฟ้มเท่านั้นที่จะเข้าถึงตัวแฟ้มได้ โดยแยกเก็บแฟ้มของผู้ใช้แต่ละคนออกจากกัน และต้องใช้รหัสผ่านก่อนจึงจะเข้าถึงตัวโฟลเดอร์ที่เก็บแฟ้ม ทุกครั้งที่ log-in เพื่อใช้เครื่องต้องใช้รหัสและเมื่อเลิกงานต้อง log-out เสมอ เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแอบเข้ามาใช้งานในแฟ้มที่ไม่ได้เป็นเจ้าของ และหลีกเลี่ยงการใช้แฟ้มร่วมกันแบบ share เพราะอาจเกิดความผิดพลาดขึ้นมาได้ง่ายมากและยากจะหาตัวคนรับผิดชอบ
เมื่อมีการแก้ไขใดๆควรพิมพ์รายงานเฉพาะหน้าข้อมูลที่มีการแก้ไขให้ผู้บังคับบัญชาตรวจสอบ หรือถ้าไม่อยากพิมพ์เพราะมีการแก้ไขบ่อยมากในแต่ละวัน ขอให้พิมพ์ข้อมูลหน้าที่มีการแก้ไขออกมาเป็นแฟ้มนามสกุล pdf เก็บไว้เสมอ
แฟ้มใดที่เป็นแฟ้มมรดกตกทอดมาจากพนักงานคนก่อน ต้องแยกเก็บแฟ้มต้นฉบับหรือพิมพ์ทุกหน้าออกมาเก็บไว้เสมอเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันความรับผิดชอบของคนก่อน
ทุกวันนี้ทุกคนสามารถใช้กล้องโทรศัพท์มือถือถ่ายภาพบนหน้าจอได้ง่าย ดังนั้นหากคอมพิวเตอร์เครื่องใดที่ใช้อยู่คนเดียว ควรหาสติกเกอร์มาแปะติดชื่อผู้ที่เป็นเจ้าของเครื่องนั้นไว้ที่หน้าจอด้วย หรือถ้าสามารถแสดงชื่อผู้ที่ log-in เข้ามาใช้เครื่องเป็นลายน้ำปรากฏบนพื้นของข้อมูลทุกหน้าที่แสดงบนจอนั้นด้วยจะดีมาก หากใครถ่ายรูปขโมยข้อมูลไปจะได้ติดชื่อบนลายน้ำตามไปด้วย
