จะดูฝีมือ Excel อย่างไรว่า เป็นคนที่ใช่

นานมาแล้วยุคก่อนที่จะผันตัวมาสอน Excel ที่บริษัทของผมเคยประกาศรับสมัครพนักงานในตำแหน่งผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายบัญชี ตอนที่สัมภาษณ์ก็ดูดีอยู่หรอก ผู้สมัครงานคุยว่าตัวเองเก่ง Excel พอตัว เคยเรียน Excel ขั้น Advance มาก่อน ผมก็เห็นว่าดีแล้วจะได้ไม่ต้องเสียเวลาส่งไปเรียน Excel ที่ไหนอีก ตอนที่ลองให้เขาสร้างตารางสูตรคูณให้ดูก็ทำได้ แต่พอรับเข้าทำงานกลับใช้ Excel ไม่ได้ตามที่คาดหวังไว้ เขาใช้ Excel ได้เก่งก็จริง แต่พอให้ทำรายงานสรุปสถานะเงินสดประจำวันกลับไม่รู้จะตั้งต้นยังไง แบบนี้เรียกว่าเก่ง Excel ก็จริงแต่แพ้โจทย์

นี่ขนาดยุคนั้นผมเองเก่ง Excel มาพอตัวแล้วนะก็ยังตัดสินใจเลือกคนผิดได้เลย นี่ถ้าผู้ทำหน้าที่สอบสัมภาษณ์เป็นผู้บริหารระดับสูงซึ่งตัวท่านเองรู้จัก Excel น้อยมากๆล่ะ และถ้าทั้งบริษัทไม่มีใครเก่ง Excel ถึงขั้นสักคน จะดูออกว่าคนที่เสนอตัวสมัครงานเข้ามานั้น เป็นคนเก่ง Excel เป็นคนที่ใช่ซึ่งบริษัทกำลังแสวงหาได้อย่างไร

ต้องรู้จักอะไรบ้างใน Excel หรือต้องใช้ Excel เป็นแค่ไหน จึงจะเรียกว่าเป็นคนที่ใช่

ถ้าเป็นเด็กจบใหม่ บอกได้คำเดียวว่ายากนักที่จะเจอคนที่ใช่ เพราะสถานศึกษามักไม่ได้ปูพื้นการใช้ Excel ให้ถึงขั้นที่จะนำมาใช้ทำงานได้ ถึงจะไปเรียนเพิ่มเติมมาเองก็รู้วิธีใช้ Excel แบบงูๆปลาๆ รู้จักการใช้สูตรกับคำสั่งบนเมนูมาบ้าง แต่พอจับมานั่งหน้าเครื่องคอมก็เงอะๆงะๆคลิกเมาส์ไม่คล่อง ทำอะไรช้าไปหมด และพอตั้งโจทย์ เช่น ให้หาทางสร้างตารางเก็บข้อมูลการรับจ่ายสินค้าหรือฝากถอนเงินธนาคาร ก็ไม่รู้จะออกแบบหน้าตาตารางยังไงดี

บทความที่ผ่านมาของผมเคยแนะนำให้ตั้งคำถามว่าผู้สมัครงานรู้จักการใช้ปุ่มลัด F3 F4 หรือไม่ เคยใช้ Range Name มาก่อนบ้างไหม ทราบไหมว่า VLookup กับ Pivot Table ใช้งานอย่างไร แต่ถ้าผู้ทำหน้าที่สอบสัมภาษณ์ไม่รู้คำตอบเหล่านี้เสียเองเพราะตัวเองก็ใช้ Excel แทบไม่เป็นล่ะ จะดูออกได้ยังไงว่าเป็นคนที่ใช่

ถ้าผู้สมัครงานมีประสบการณ์ทำงานมาก่อน ควรสอบถามว่าที่ทำงานเดิมนั้น ข้อมูลที่นำมาใช้กับ Excel นั้นได้มาจากไหน คนที่เคยทำงานกับบริษัทขนาดใหญ่มักมีข้อมูลตัวเลขที่ถ่ายโอนจากโปรแกรมสำเร็จรูปมาให้อยู่แล้ว จึงไม่ต้องขวนขวายหรือระมัดระวังในการบันทึกข้อมูลให้มากนัก ต่างจากคนที่เคยทำงานในบริษัทเล็กๆซึ่งต้องดิ้นรนหาตัวเลขมาใส่ในตาราง Excel ด้วยตัวเอง ถ้าบริษัทของคุณต้องการสร้างงานขึ้นใหม่จากไม่มีอะไรเลย ก็ต้องเลือกคนให้ดีว่าถ้ารับคนที่มาจากบริษัทใหญ่ๆเขาจะรู้วิธีจับโน่นมาผสมนี่เพื่อสร้างตารางข้อมูลให้กับคุณเป็นไหม ถ้าเขาเคยมีประสบการณ์ได้เห็นแบบอย่างการใช้ Excel ที่ดีก็น่าจะนำมาใช้กับงานใหม่ได้

น่าสังเกตว่าคนที่ชอบใช้ Pivot Table และเชียร์ให้ใช้แต่ Pivot Table มักทำงานกับบริษัทขนาดกลางถึงขนาดใหญ่หรือมีระบบงานที่เป็นมาตรฐานและฐานข้อมูลมีโครงสร้างพร้อมต่อการนำมาใช้กับ Pivot Table ได้ทันทีอยู่แล้ว แต่ถ้าเป็นบริษัทเล็กๆซึ่งระบบข้อมูลยังขาดมาตรฐานก็มักใช้ Pivot Table กันไม่เป็น หรือถ้าเขาคุยว่าสามารถใช้ Pivot Table ก็ควรจะเล่าให้ฟังได้ด้วยว่า กว่าจะใช้ Pivot Table ได้นั้นต้องวุ่นวายแก้ไขโครงสร้างฐานข้อมูลยังไงก่อนบ้าง

ลองให้ผู้สมัครงานเปิดแฟ้มที่ตัวเองสร้างขึ้นมาอวด (ซึ่งต้องย้ำก่อนว่าต้องไม่ใช่ข้อมูลลับของบริษัทเก่า แต่ถ้าเขาไม่มีแฟ้มอะไรมาอวดก็ต้องสงสัยไว้ก่อน) เปิดโอกาสให้เขาเล่าหลักการสร้างแฟ้มนั้นให้ฟังว่าต้องคิดวางแผนการสร้างงานอย่างไรบ้าง พยายามสังเกตว่าเป็นแฟ้มที่ง่ายต่อการใช้งานหรือไม่ ถ้าเสียเวลาอธิบายวิธีใช้งานนานๆกว่าคนอื่นจะใช้เป็นก็ไม่เหมาะนัก ขอให้เขาอวดสูตรยากๆยาวๆที่เขาสร้างมาให้ดูและให้อธิบายที่ไปที่มาว่าสูตรนั้นทำงานได้อย่างไร แม้ผู้สัมภาษณ์ที่เป็นคนฟังจะไม่เข้าใจก็ไม่เป็นไร ทั้งหมดนี้เพื่อทดสอบดูว่าผู้สมัครงานมีความสามารถในการถ่ายทอดความรู้หรือสอนงานให้กับผู้อื่นเป็นอย่างไร

วันหนึ่งหากเขาลาออกจากงานทิ้งบริษัทของคุณไป จะได้ทราบไว้ก่อนว่าแฟ้มที่เขาสร้างทิ้งไว้ให้ใช้งานต่อไปนั้นยากหรือง่ายเพียงใดที่คนอื่นจะแกะหรือดัดแปลงแก้ไข ถ้าแฟ้มของเขามีแต่สูตรยากๆยาวๆหรือมีรหัส VBA ที่คนอื่นแกะไม่ออก ก็ต้องทำใจไว้เลยว่า ไม่ควรใช้แฟ้มนั้นต่อเมื่อเขาลาออก

แทนที่จะถามเรื่องสูตรหรือวิธีใช้ Excel ซึ่งผู้สัมภาษณ์เองก็รู้น้อย ลองเปลี่ยนเป็นการเล่าถึงประสบการณ์ที่เขาภูมิใจให้ฟังก็จะดีมิใช่น้อย เปิดโอกาสให้เขาเล่าถึงวิธีที่เขาใช้ในการแก้ปัญหา วิธีที่เขาใช้ในการศึกษาหาความรู้ปรับปรุงตัวเองให้เก่งขึ้น คนที่ผ่านประสบการณ์การใช้ Excel มาก่อน จะต้องสามารถเล่าประสบการณ์ของเขาได้มากมาย คุณก็ตัดสินใจดูแล้วกันว่าเรื่องที่เขาเล่าให้ฟังนั้น เป็นคนที่ใช่สำหรับบริษัทของคุณหรือไม่