“พี่รู้ดีนะว่า Excel ยากขนาดไหน”
ประโยคนี้ฝังลึกยากจะจางหายไปจากความทรงจำของผม เป็นคำพูดของหัวหน้า ที่ทำให้ผมถึงกับทรุด หมดกำลังใจ ไม่อยากใช้ Excel ทำงานให้อีกแล้ว เพราะหัวหน้าคนที่พูดประโยคนี้แทบไม่เคยจับคอมพิวเตอร์เลย ที่หัวหน้าคิดว่า Excel ยากนั้น ยากแบบของหัวหน้า กับยากแบบที่ผมทำ มันยากต่างกันหลายๆขั้นทีเดียวนะ
อย่างไรก็ตาม การที่ได้ทำงานกับหัวหน้าที่คิดว่า Excel ยาก ยังดีกว่า ทำงานกับหัวหน้าที่คิดว่า Excel ง่าย
หัวหน้าบางคนคิดว่า Excel ง่ายไปหมด เป็นเรื่องหมูๆ เพราะเขาเข้าใจว่ารายงานที่คุณทำมาส่งนั้นคุณแค่ใช้เมาส์คลิกบนเมนูไม่กี่ครั้งก็ทำเสร็จแล้ว ไม่ต้องใช้สมองของคุณคิดแม้แต่น้อย แค่คลิกไปคลิกมาแล้ว excel ก็จัดทำให้เอง แค่ลอกตรงนั้นมาบวกใส่ตรงนี้ ไม่เห็นจะยากอะไรเลย ใครๆก็ทำได้เหมือนกัน
หัวหน้าประเภทดังกล่าวนี้มักเป็นคนที่รู้จัก Excel น้อยมาก กระโดดข้ามขั้นมาเป็นหัวหน้าโดยตัวเองไม่เคยผ่านงานที่ต้องใช้ Excel มาก่อน แต่โชคดีที่มีลูกน้องที่เก่ง Excel มากๆช่วยสร้างรายงานให้ ลูกน้องว่าตัวเลขถูกต้องก็เชื่อตาม โดยหารู้ไม่ว่าตัวลูกน้องเองก็เชื่อตาม Excel ไปด้วยเหมือนกัน พอหัวหน้าเห็นตัวเลขผิดปกติชัดเจนนั่นแหละจึงร้อนตัว
ที่น่าห่วงที่สุดของหัวหน้าประเภทนี้ คือ การไม่รู้ค่าของลูกน้อง ไม่รู้ว่ากว่าลูกน้องจะสร้างรายงานมาให้นั้นมีขั้นตอนที่ยากเย็นขนาดไหน ลูกน้องต้องนอนฝันร้ายมาหลายคืนเพื่อหาทางเนรมิตหน้าตารายงานให้ได้ตามที่หัวหน้าต้องการ พอลูกน้องลาออกหรืออยากจะเปลี่ยนตัวคนทำงานก็คิดว่า แค่ประกาศรับสมัครงานหาใครที่ใช้ Excel เป็นมาทำงานแทนก็ได้แล้ว ให้พนักงานคนใหม่มาใช้แฟ้มเก่าที่มีอยู่เดิมก็ทำงานต่อได้ทันที ไม่เห็นจะยากอะไร
สมัยที่ผมย้ายงานจากธนาคารไทยพาณิชย์ ก่อนจะมาเข้าซีพี ผมไปทำงานที่บริษัทแห่งหนึ่งได้แค่ 2 อาทิตย์แล้วก็ต้องลาออกเพราะ Excel นี่แหละ หัวหน้ายกแฟ้ม Excel ของคนเก่ามาให้ใช้ผมใช้ต่อ สั่งให้ผมวิเคราะห์ว่า ถ้าอัตราค่าไฟฟ้าจากเดิมยูนิทละเท่านั้นบาทแล้วค่าไฟเพิ่มขึ้นไปเรื่อยๆครั้งละเท่านี้บาทจะกระทบกับกำไรของบริษัทอย่างไร ซึ่งผมขอเวลาทำงานนี้สองอาทิตย์แล้วจะทำด้วย Data Table
แค่ผ่านไปอาทิตย์เดียวหัวหน้ารองก็โทรมาหาผมที่บ้านแล้วบอกว่า “หัวหน้าใหญ่เขาโมโหมาก เขาบอกว่าสมเกียรติไม่ทำงาน” ผมจึงเรียนให้หัวหน้ารองทราบว่า ในแต่ละวันนั้นผมต้องใช้เวลาแกะแฟ้มของคนเก่าซึ่งไม่ง่ายเลยที่จะหาว่าอะไรอยู่ตรงไหน เซลล์ใดเป็นเรื่องอะไร คนเก่าเขาผูกสูตรไว้อย่างไร
พอเช้าวันรุ่งขึ้นผมก็รีบใช้ Data Table ส่งรายงานสรุปเป็นหน้ากระดาษแผ่นเดียวให้หัวหน้าใหญ่ พอท่านเห็นรายงานของผมก็พูดออกมาว่า “นี่น่ะเหรอ Data Table ที่คุณว่า” ว่าแล้วท่านก็โยนรายงานของผมทิ้งทันที ผมจึงส่งกระดาษอีกแผ่นหนึ่งให้ดู ใบลาออกไงครับ (สมัยนั้นตอนที่ผมย้ายงานจากไทยพาณิชย์ มี 3 บริษัทรับผมเข้าทำงาน คือ 1.ซีพี 2.คอลเกตปาล์มโอลีฟ กับ 3.บริษัทนี้-ไม่บอกชื่อแล้วกัน)
หลังจากที่ผมลาออกไปไม่นานก็ทราบว่าหัวหน้าใหญ่ก็ลาออกแล้วเหมือนกัน เพราะมีคนสงสัยหาเหตุผลว่าทำไมผมจึงลาออกเร็วเหลือเกิน พนักงานซึ่งเป็นเจ้าของแฟ้มเดิมบอกว่า ตัวเขานั้นใช้ Data Table ไม่เป็นหรอก อย่างงานที่ผมได้รับมอบหมายนั้นเขาต้องใช้เวลาทำนานมาก มีหลายขั้นตอน ต้องทำจากเช้าจนเย็น หมดเวลางานก็ยังกลับไม่ได้ เสาร์อาทิตย์ก็ต้องมาทำงานเพราะต้องพิมพ์ตารางที่คำนวณออกมาหลายร้อยหน้าแล้วใช้วิธีลอกตัวเลขคำตอบไปทำตารางสรุปอีกที ส่วนผมใช้วิธีลัดหาตัวเลขมาสรุปในกระดาษหน้าเดียวโดยไม่ต้องทำ OT แม้แต่น้อย
ผู้บริหารในบริษัทนี้จึงพากันล้อหัวหน้าใหญ่ว่า ชอบ work hard ส่วนผมนั้น work smart พอถูกล้อได้ไม่นานท่านก็ลาออกไป
เรียน หัวหน้าที่เคารพ
ตามที่หัวหน้าได้มอบหมายงานมาให้ผมนั้น แฟ้มที่มอบมาให้เมื่อเปิดดูแล้วยากยิ่งกว่าการงมเข็มในมหาสมุทรเสียอีก
คนเก่าที่สร้างแฟ้มนี้เขาลิงก์ค่าจากเซลล์นั้นมาเซลล์นี้วกวนไปหมด บางค่าแทนที่จะสร้างสูตรให้ลิงก์ผลคำนวณมาใช้ต่อได้ทันทีก็ใช้วิธีลอกค่ามาใส่ พอแกะสูตร VLookup ที่สร้างไว้ก็พบว่าเป็นสูตรที่ให้ค่าผิดพลาดมาตลอดเพราะใช้วิธีใส่เลข column ไว้เป็นค่าคงที่ พอใครก็ไม่รู้มาแทรก column ลงไปในตารางทำให้สูตร VLookup นี้หาคำตอบผิด column มานานแล้ว
ส่วนตัวเลขยอดรวมที่เขาหามาให้หัวหน้านั้น เขาก็ใช้วิธีลอกด้วยมือออกมาจาก Pivot Table อีกที โดยตารางฐานข้อมูลต้นตอที่เอามาใช้กับ Pivot Table นั้น เขาก็ใช้ VBA ช่วยปรับโครงสร้างตารางโดยอัตโนมัติ พอแกะดูรหัส VBA ก็มึนตึบเพราะไม่รู้ว่าอะไรเป็นอะไร ทราบแต่ว่าพอลอง insert ข้อมูลเพิ่มดู บางครั้ง VBA ก็ทำงานได้ บางครั้งก็ทำงานเพี้ยน ไม่รู้ว่า VBA ที่เขาเขียนไว้ต้องระมัดระวังอะไรบ้าง
ผมกลุ้มใจนั่งคิดนอนคิดอยู่หลายวันว่าควรเรียนให้หัวหน้าทราบไหม แต่เพื่อประโยชน์ของบริษัทจึงขอเรียนให้หัวหน้าทราบว่า ทางออกที่ดีที่สุดคือควรตามพนักงานเจ้าของแฟ้มนี้กลับมาดีกว่าครับ งานจะได้ดำเนินไปอย่างต่อเนื่องไม่ติดขัดและมั่นใจในความถูกต้องได้ดีกว่าจะให้ผมรับผิดชอบกับงานนี้
อย่าว่าแต่แฟ้มที่คนอื่นสร้างเลย แค่แฟ้มที่ตัวผมเองสร้าง ตัวผมเองก็ยังยากที่จะแกะออกครับ
ถ้าหัวหน้ายังอยากจะให้ผมรับผิดชอบงานนี้ต่อไป ผมขอใช้เวลาสัก 3 เดือนถึงครึ่งปีเป็นอย่างน้อยเพื่อสร้างแฟ้มใหม่ดีกว่า หากพิจารณาแล้วไม่เห็นด้วย ขอความกรุณาดูจดหมายแนบท้ายอีกฉบับ
ด้วยความนับถือ
สำหรับใครก็ตามที่กำลังคิดย้ายงาน ก่อนจะตกปากรับคำลงชื่อเข้าทำงานที่ใช้ Excel เป็นประจำต้องดูให้ดีว่าหัวหน้าใหม่คิดเห็นกับ Excel อย่างไร ทำไมคนเก่าจึงลาออกไป พอคุณย้ายไปทำงานแล้วต้องใช้ Excel ทำงานคนเดียวหรือมีเพื่อนร่วมงานอยู่ด้วย ถ้าเป็นตำแหน่งหัวหน้ายังมีลูกน้องที่เก่ง Excel อยู่บ้างไหม
บางคนย้ายงานไปเป็นหัวหน้าได้ไม่นาน ลูกน้องก็ลาออกไป (เขาหางานมานานแล้ว กำลังอยากจะลาออกตามหัวหน้าคนเก่าไป) หากมีสภาพเป็นแบบนี้แย่ที่สุดครับ เพราะตามปกติคนระดับหัวหน้ายิ่งระดับสูงมากเท่าไร ยิ่งรู้จัก Excel น้อยลงเท่านั้น นี่เท่ากับว่าขาดมือขาดเท้าแล้วจะใช้ Excel เองไหวหรือ ถ้ามีงานที่อื่นสำรองไว้ก็ย้ายไปทำงานที่อื่นดีกว่า
